Petunjuk dan Tips untuk Mengelola Proyek

Menjadi manajer proyek skala signifikan dan penting bisa menjadi salah satu hal yang paling menuntut Anda lakukan dalam karir Anda. Ini juga bisa menjadi salah satu yang paling menguntungkan. Proyek bisa sangat menantang dan peran manajer proyek sangat penting. Seorang manajer proyek yang efektif dapat membuat semua perbedaan.

Berikut ini sengaja alamat banyak masalah yang paling umum ditemukan di Proyek dan
diambil dari pengalaman puluhan tahun - jika Anda seorang manajer proyek yang berpengalaman sudah, mengapa tidak bertanya pada diri sendiri "seberapa sering kita benar-benar melakukan hal ini (juga)?".

Kerangka acuan (ToR): untuk seluruh tim

Hal pertama untuk membuat jelas adalah ToR untuk manajer proyek dan tim - jika Anda meminta lebih dari satu orang dalam bisnis apapun apa pekerjaan (tanggung jawab) dari seorang manajer proyek adalah Anda akan mendapatkan perbedaan yang signifikan dalam jawaban mereka - jadi , salah satu hal pertama yang harus dilakukan adalah untuk membuat ini jelas - terutama dengan orang-orang penting seperti sponsor proyek. Juga, perlu dinyatakan dalam istilah yang jelas dan bermakna yang berhubungan dengan proyek Anda (bukan hanya "tepat waktu, anggaran dll"). Seringkali, manajer proyek baru hanya bisa memahami tanggung jawab mereka secara bertahap - jika hal ini dibiarkan terjadi, dapat menyebabkan masalah besar.

Prinsip yang sama berlaku bahkan lebih untuk tim - sebagai anggota tim ditunjuk (atau bahkan jika mereka telah sudah) salah satu hal yang paling berharga yang pernah Anda lakukan adalah untuk menentukan tanggung jawab setiap anggota tim inti ini (bukan hanya peran mereka). Sekali lagi, ini berarti dalam hal yang jelas. Anda harus memberi perhatian khusus terhadap tanggung jawab mereka berkaitan dengan memproduksi atau mendefinisikan masukan kunci (misalnya persyaratan) atau output meninjau (spesifikasi, dokumen, kiriman dll), atau apa pun. Anda harus mencoba sejauh mungkin untuk mendapatkan apa yang kita sebut komentar berorientasi masukan, daripada komentar setelah kegiatan pembangunan.

Tahap paling penting dalam setiap proyek adalah fase besar pertama / panggung.

Entah itu disebut definisi, inisiasi, PID (dokumen inisiasi proyek), kasus bisnis atau apapun, semua keputusan proyek yang paling penting terjadi pada tahap awal - banyak dari keputusan ini akan memiliki pengaruh yang besar pada keberhasilan proyek. Itu juga merupakan titik di mana kita memiliki kesempatan maksimal untuk mempengaruhi segala aspek dari proyek dan untuk menabur benih keberhasilan sebagai lawan sesuatu yang jauh kurang menarik.

Salah satu tantangan terbesar dan tugas yang paling penting manajer proyek akan lakukan adalah untuk mendapatkan semua kelompok pemangku kepentingan untuk terlibat secara terbuka dan efektif selama tahap ini (dan untuk melakukan tingkat usaha / masukan yang diperlukan) - setiap proyek yang sedang berjuang untuk mencapai ini harus mempertimbangkan dengan sangat serius apakah dapat melanjutkan ke tahap berikutnya, jika masalah ini tidak dapat diselesaikan.

Dan ini adalah titik besar - bergegas melalui atau skimping kegiatan berkomunikasi dan menyetujui jelas apa yang menjadi tujuan / hasil / persyaratan / harapan dengan semua pemangku kepentingan kunci tidak akan pada akhirnya menghemat waktu atau usaha - tapi tanpa ragu secara signifikan akan meningkatkan kemungkinan serius masalah hilir. Tidak harus mengajukan pertanyaan-pertanyaan mendasar yang pernah dipandang sebagai kelemahan - (yaitu "jika saya harus mengajukan pertanyaan saya mungkin muncul saya tidak tahu / mengerti jawabannya"). Tidak membuat asumsi apapun, terutama mengenai tujuan proyek.

Mengelola stakeholder: membawa pembahasan menantang ke depan-akhir proyek

Ini adalah tugas utama dalam tahap definisi - 'mengelola stakeholder. Setelah Anda tahu siapa mereka, itu akan melibatkan terlibat dengan para pemangku kepentingan atas tujuan proyek. Anda harus berharap untuk menemukan harapan dan kebutuhan yang berbeda dan bahkan bertentangan antara para pemangku kepentingan. Waktu untuk memahami dan secara resmi mengakui hal ini di awal, sebagai bagian dari definisi proyek. Ini adalah salah satu tugas yang paling penting yang akan Anda lakukan, memastikan mana masalah atau konflik muncul, mereka sedang ditangani secara formal, jika perlu dengan dukungan dari sponsor proyek.

Tujuan dan Sasaran:

Ada banyak menulis tentang 'kiriman', dan ini adalah sepenuhnya benar. Namun, kurang banyak ditulis tentang mendefinisikan secara eksplisit tujuan (s), tujuan dan hasil yang diharapkan dari proyek. Ini adalah tanpa diragukan tugas yang paling penting pada banyak proyek, terutama pada proyek-proyek bisnis internal, di mana terlalu sering diasumsikan bahwa mereka adalah) jelas, atau b) setuju (padahal sebenarnya keduanya mungkin jauh dari benar). Sekali lagi, tanpa pengujian ini secara resmi di awal, asumsi merusak, yang belum dibagi (diuji) di semua kelompok pemangku kepentingan dapat menang - berpotensi bencana itu sendiri.

Hal ini juga sangat penting untuk mengkomunikasikan tujuan dan hasil yang sangat jelas kepada seluruh anggota tim inti - terutama mereka yang bertanggung jawab untuk menentukan dan merancang solusi proyek.

Strategi pengiriman - mengembangkan kepemilikan melalui pemahaman

Pertama, ini bukan solusi atau deliverable (atau produk akhir). Ini bagaimana hal-hal ini akan ditentukan dan disampaikan. Strategi proyek harus berisi: tujuan, sasaran, hasil, tanggung jawab utama, sasaran utama proyek, keputusan strategis kunci, asumsi proyek kunci, kendala, dan strategi mitigasi risiko.

Strategi pengiriman harus ditangkap dalam format yang dapat digunakan dengan mudah sebagai mekanisme untuk berkomunikasi dengan siapa saja: a) apa proyek ini sekitar, dan b) bagaimana akan dikirimkan.

Risiko - mungkin hal yang paling penting tunggal seorang manajer proyek dapat melakukan ....

Ada banyak klise seputar proyek dan risiko - banyak yang benar. Sebagai contoh, setiap proyek di dunia membawa risiko dan asumsi - misalnya dependensi dapat driver jelas resiko nyata. Manajer proyek yang baik akan selalu mencari awal ini. Memahami dependensi kunci dan risiko sangat penting untuk dapat mengembangkan strategi penyampaian proyek yang berdiri sebuah kesempatan baik untuk sukses. Merekam dan berbagi asumsi utama, risiko dan dependensi dalam fase definisi dari proyek ini adalah latihan yang sangat berharga, diikuti dengan mitigasi yang efektif dari risiko yang signifikan. Manajer proyek harus sangat banyak di tengah-tengah tugas ini dan sebaiknya tidak hanya mendelegasikan tugas ini kepada orang lain.

Memastikan manajemen yang efektif dari risiko merupakan salah satu hal yang paling produktif setiap manajer proyek dapat dilakukan. Sekali lagi, ini harus dilakukan pada tahap definisi - kita tidak dapat menentukan, merencanakan dan memulai sebuah proyek dan kemudian mulai memberikan perhatian serius terhadap risiko - itu harus ditangani sebagai bagian integral dari mendefinisikan proyek dan terutama di setiap kunci titik keputusan / komitmen dalam siklus hidup - manajer proyek harus memastikan bahwa hal ini dilakukan - bahkan ketika orang lain tidak ingin mendengar hasil. Jika tidak, ada kemungkinan yang sangat kuat menghitung biaya dalam waktu (penundaan) dan usaha (peningkatan biaya) hilir.

Asumsi - kekuatan tak terbatas asumsi

Ada juga banyak peribahasa yang berkaitan dengan manajemen proyek dan banyak berhubungan dengan kejadian dan kekuatan asumsi. Setiap kali kita merencanakan, kita membuat asumsi. Misalnya, setiap pertanyaan yang belum terjawab mengarah ke potensi asumsi. Pada tahap awal proyek, kita sering akan membuat asumsi utama mengenai solusi, strategi penyampaian, atau aspek lainnya. Mereka terjadi sepanjang waktu. Ruang untuk asumsi sangat besar, bahkan dan terutama antara para anggota tim dan stakeholder. Hal ini terjadi karena proyek-proyek baru atau mengubah sesuatu, kadang-kadang berlebihan dengan cara sederhana proyek telah ditentukan atau dikomunikasikan di masa lalu. Prinsip ini dapat diperpanjang untuk aspek apapun, misalnya tujuan, hasil, solusi, manfaat, kiriman, terutama tanggung jawab, sumber daya, dan aspek lain yang peduli untuk membayangkan.

Trik tentu saja adalah untuk mengenali (menangkap) asumsi utama, menganalisis mereka dan memutuskan mana yang Anda butuhkan untuk menangani atau tes. Jika Anda tidak dapat berurusan dengan mereka pada saat itu, mereka mungkin menjadi risiko untuk proyek Anda - dan masukan utama untuk proses identifikasi risiko.

NB: kita telah menyaksikan banyak contoh di mana asumsi tunggal (yang tidak benar) diakui oleh tim tetapi tidak dibagi dengan para pemangku kepentingan (yang akan mengidentifikasi bahwa anggapan itu salah) sampai jauh kemudian dalam siklus proyek, menghancurkan peluang proyek dari sukses, sebagai konsekuensinya hanya benar dipahami oleh tim proyek terlambat dalam proses. Dalam banyak kasus berbagi asumsi utama dengan para pemangku kepentingan sebelumnya akan benar-benar dihindari situasi ini. (Ini tidak menjadi pintar melalui belakang, seorang manajer proyek yang efektif akan menantang awal ini).

Mengembangkan rencana bahwa orang dapat mengerti:

Banyak yang telah ditulis selama bertahun-tahun tentang topik, seperti jalur kritis dan penjadwalan, yang merupakan keterampilan kunci dan proses dalam perencanaan. Namun, dunia proyek kadang-kadang bingung dunia alat dengan tugas manajemen. Banyak dari tanggung jawab manajemen membutuhkan dan bergantung pada komunikasi yang efektif.

Bagian dari tanggung jawab manajer proyek adalah untuk memastikan bahwa semua anggota tim inti memahami dan sangat menyadari rencana '. Hal ini berguna jika fundamental dalam melakukan ini, kami juga mengembangkan komitmen atau kepemilikan terhadap target dalam rencana itu.

Setiap proyek harus memiliki sarana berkomunikasi, sebaiknya grafis, target utama, tanggung jawab utama dan tindakan yang diperlukan untuk mencapai rencana tersebut. Gantt chart rinci jarang mencapai tujuan ini dan tidak pernah benar-benar dimaksudkan untuk - ringkasan grafik Gantt mungkin, atau mungkin bahkan lebih baik, serangkaian tonggak besar dan kecil yang menghubungkan seluruh wajan proyek, yang proyek palungan dapat berbicara melalui teratur dengan tim.

Target yang harus dicapai untuk menangkap dan mengkomunikasikan gambaran besar dari proyek pada satu halaman (atau satu papan putih bahkan), untuk tujuan komunikasi tatap muka.

Komunikasi dan acara proyek utama:

Hal ini sering mengatakan bahwa komunikasi adalah darah kehidupan proyek. Namun, komunikasi juga merupakan salah satu tantangan terbesar pada proyek-proyek. Salah satu wilayah kunci bahwa manajer proyek harus dipertimbangkan adalah tingkat komunikasi tatap muka yang digunakan, dibandingkan bentuk yang lebih pasif komunikasi lainnya (misalnya email, konferensi video dan bentuk tertulis lainnya). Mengandalkan terutama pada bentuk pasif komunikasi, di mana tatap muka terbatas, merupakan salah satu risiko terbesar yang dapat Anda miliki di proyek - lebih dari ketergantungan sangat mungkin menyebabkan penundaan, kembali bekerja, masalah, dan menahan kemampuan suatu sekelompok orang untuk sampai ke titik di mana mereka beroperasi sebagai "tim".

Manajer proyek harus memastikan bahwa semua pihak bekerja secara efektif dengan meresmikan 'cara kerja' pada sebuah proyek. Cara kerja dapat mencakup banyak daerah, didorong oleh keadaan proyek Anda. Cara kerja harus selalu mencakup area seperti komunikasi, mendefinisikan prinsip dan praktek untuk komunikasi dan kerja tim yang efektif.

Jadilah pada melihat keluar terus-menerus untuk lingkup merayap:

Melalui seluruh kehidupan proyek, resmi scope creep adalah salah satu tantangan yang paling umum bahwa proyek hadapi. Muncul dalam berbagai bentuk: mengambil ide yang baik dan banyak orang akan mencoba dan menambahkan untuk itu semua ide mereka telah menunggu di sayap, banyak yang akan tidak ada hubungannya dengan tujuan strategis proyek. Juga, persyaratan fase pengumpulan perlu dikelola dengan disiplin tinggi, untuk memastikan itu lagi, hanya persyaratan yang mendukung tujuan strategis proyek yang ditandatangani dalam persyaratan dasar.

Persis prinsip yang sama berlaku untuk desain dan definisi proyek 'solusi'. Di daerah ini, manajer proyek harus bekerja sangat erat dengan orang lain untuk mencapai hal ini.

Tahu persis di mana Anda berada relatif terhadap rencana

Hal ini membutuhkan bahwa ada komunikasi rutin yang efektif antara semua kelompok pemangku kepentingan - memilih cara yang paling sederhana namun efektif untuk melakukan hal ini - tidak mengadakan pertemuan hanya untuk memahami statusnya - Rapat melalui panggilan yang memutuskan bagaimana untuk maju, menyetujui tanggung jawab atas tindakan yang mendukung Tujuan dari proyek ini.

Untuk melakukan hal ini, semua pertemuan harus diselenggarakan dengan pemahaman yang jelas tentang: rencana dan status saat ini, isu-isu (signifikan), status status risiko utama, dan paling penting dari semua kejelasan sekitar tanggung jawab untuk kegiatan kunci dan tindakan di masa mendatang.

Isu proses penyelesaian:

Pada proyek-proyek besar, terutama, ini bisa dengan mudah menyimpan daging Anda. Pengambilan keputusan sering dapat menjadi salah satu tantangan terbesar Anda - jika Anda tidak sepenuhnya siap Anda bisa kebanjiran sangat cepat selama fase persalinan. Salah satu faktor terbesar dalam mampu mempertahankan jadwal proyek adalah kemampuan untuk menyelesaikan masalah - banyak yang tentu saja tergantung pada keputusan.

Sebuah proses manajemen isu / keputusan harus membahas yang memiliki saham dalam keputusan kunci dan yang memiliki kata akhir atas sama. Dengan begitu, ketika menjadi perlu untuk meningkat atau memecahkan masalah, Anda memiliki kerangka siap untuk melakukannya. Tujuannya harus untuk menyelesaikan masalah secara efektif dan secepat Anda bisa.

Jika Anda memiliki komite yang terlibat dalam keputusan ini, bisa tahu bagaimana mereka beroperasi, pemain kunci, dan membuatnya sejelas mungkin kepada mereka apa yang Anda butuhkan (skala waktu bijaksana) yang berkaitan dengan semua keputusan penting. Ini juga mungkin bijaksana untuk mengelola aspek ini melalui proses manajemen risiko.

Seperti konflik, itu adalah tanggung jawab manajer proyek untuk memastikan bahwa semua isu-isu penting yang dikelola sesuai dengan kebutuhan target dan persyaratan dalam rencana.

Mengelola konflik:

Akan ada konflik di hampir setiap proyek. Seringkali konflik itu akan melibatkan para stakeholder - itu tanggung jawab manajer proyek untuk memastikan bahwa ini adalah: di tempat terbuka, dipahami, diklarifikasi, dan dikelola. Dalam arti, dia harus memotong melalui politik dan mendapatkan solusi terbaik bagi pemilik proyek. Jelas, ini bisa menjadi waktu yang sangat menantang, dan jelas dia tidak mungkin mampu mengatasi masalah-masalah mereka sendiri - tetapi mereka harus memastikan isu-isu secara resmi diakui dan dikelola.

Di sinilah nilai dan fungsi sponsor proyek dapat ikut bermain. Anda mungkin perlu bekerja sama dengan sponsor, dan orang-orang senior mungkin lainnya dalam bisnis, untuk menyoroti masalah ini dan mengusulkan mekanisme untuk resolusi mereka. Dalam acara ini, manajer proyek harus menyorot kepada semua yang terlibat apa yang diperlukan untuk menjaga jadwal proyek.

Singkatnya:

Di atas adalah tidak berarti segala sesuatu yang manajer proyek akan menghadapi - mereka meskipun aspek yang a) sering tantangan proyek dan b) manajer proyek yang kurang berpengalaman akan sering meremehkan.

Selain itu, jika Anda mencapai semua hal di atas, Anda akan habis banyak kunci tanggung jawab manajer proyek profesional dan dengan ketelitian - juga sangat mungkin bahwa Anda akan mendapatkan perhatian untuk semua alasan yang tepat dalam organisasi Anda.

Good luck dengan peran Anda sebagai manajer proyek.