14.2 Akurasi dan Penggunaan Informasi

Berbagai sumber kesalahan diharapkan untuk informasi proyek.

Sementara nilai-nilai numerik sering dilaporkan ke prosen terdekat atau setara nilai presisi, sangat jarang bahwa nilai yang sebenarnya sangat akurat diketahui.

Hidup dengan ketidakpastian merupakan situasi yang tak terhindarkan, dan manajer bijaksana harus memiliki pemahaman tentang ketidakpastian dalam berbagai jenis informasi dan kemungkinan menarik kesimpulan yang menyesatkan.

Kita telah membahas ketidakpastian yang melekat dalam membuat perkiraan biaya proyek dan jangka waktu untuk suatu saat nanti. Prakiraan juga ada ketidakpastian dalam jangka pendek. Misalnya, pertimbangkan perkiraan pekerjaan selesai. Setiap manajer proyek akrab dengan situasi di mana beberapa bit akhir kerja untuk tugas mengambil banyak waktu. 

Masalah yang tak terduga, mutu yang tidak memadai pada pekerjaan sudah selesai, kurangnya perhatian, kecelakaan, atau menunda masalah pekerjaan yang paling sulit untuk mengakhiri semua dapat berkontribusi untuk membuat bagian akhir dari suatu kegiatan benar-benar membutuhkan jauh lebih banyak waktu dan usaha dari yang diharapkan. Hasil bersih adalah bahwa perkiraan proporsi yang sebenarnya pekerjaan yang telah diselesaikan sering tidak akurat.

Beberapa ketidaktepatan dalam laporan dan estimasi dapat timbul dari pilihan sadar yang dibuat oleh pekerja, mandor atau manajer. Jika nilai akurasi mengasuransikan dianggap rendah atau tidak ada, maka pekerja yang rasional tidak akan mengeluarkan usaha atau waktu untuk mengumpulkan atau melaporkan informasi secara akurat. Banyak proyek sistem penjadwalan menggelepar persis jenis non-pelaporan atau salah pelaporan. Jadwal semula dapat dengan cepat menjadi sangat menyesatkan tanpa memperbarui akurat! Hanya jika semua pihak memiliki mandat khusus atau insentif untuk melaporkan data akurat akan dapat diandalkan. 
 

Sumber lain dari ketidak akuratan berasal dari kesalahan transkripsi berbagai jenis. Kesalahan ketik, pengukuran yang salah dari peralatan membaca, atau kesalahan pencatatan dan perhitungan mungkin menyusup ke dalam set informasi yang digunakan dalam manajemen proyek.

Meskipun upaya intensif untuk memeriksa dan menghilangkan kesalahan tersebut, untuk memberantas secara lengkap hampir tidak mungkin bagi mereka.

Salah satu metode untuk menunjukkan akurasi relatif dari data numerik untuk melaporkan rentang atau penyimpangan yang diharapkan dari perkiraan atau pengukuran. Sebagai contoh, pengukuran dapat dilaporkan sebagai 198 ft + 2 ft Ada dua penafsiran umum dari penyimpangan. Pertama, rentang (seperti + 2) dapat dipilih sehingga nilai yang sebenarnya sudah pasti berada dalam kisaran yang ditunjukkan. Dalam kasus di atas, panjang sebenarnya akan suatu tempat antara 196 dan 200 kaki dengan konvensi ini. Atau, penyimpangan ini mungkin menunjukkan kisaran khas perkiraan atau pengukuran. Dalam hal ini, contoh di atas bisa berarti bahwa ada, katakanlah, kesempatan dua pertiga yang panjang sebenarnya adalah antara 196 dan 200.

Ketika kisaran mutlak kuantitas sangat besar atau tidak dikenal, penggunaan standar deviasi statistik sebagai ukuran ketidakpastian mungkin berguna. Jika kuantitas yang diukur n kali dihasilkan adalah seperangkat nilai-nilai x i (i = 1,2 ,..., n), maka rata-rata atau nilai rata-rata maka nilai rata-rata atau rata-rata diberikan oleh: (14.1)

Deviasi standar dapat diperkirakan sebagai akar kuadrat s, dari varians sampel s 2 yaitu , Dimana: (14.2)

Deviasi standar adalah indikator langsung dari penyebaran atau variabilitas dalam pengukuran, dalam satuan yang sama dengan pengukuran itu sendiri. Nilai-nilai yang lebih tinggi dari standar deviasi menunjukkan ketidakpastian yang lebih besar dan lebih besar tentang nilai yang tepat dari pengukuran. Untuk distribusi normal biasa ditemui dari variabel acak, nilai rata-rata plus atau minus satu standar deviasi, + , Akan mencakup sekitar dua-pertiga Uif kejadian sebenarnya. Ukuran terkait variabilitas acak adalah koefisien variasi, yang didefinisikan sebagai rasio dari deviasi standar untuk berarti: (14.3)

Jadi, koefisien variasi menunjukkan variabilitas sebagai proporsi dari nilai yang diharapkan. Sebuah koefisien variasi sama dengan satu (c = 1) merepresentasikan ketidakpastian substansial, sedangkan nilai seperti c = 0,1 atau sepuluh persen menunjukkan variabilitas jauh lebih kecil.

Lebih umum, bahkan informasi yang dikumpulkan dan dilaporkan dengan benar dapat ditafsirkan salah. Sementara informasi aktual mungkin benar dalam hal pengumpulan data dan sistem pencatatan, mungkin cukup menyesatkan untuk tujuan manajerial. Beberapa contoh dapat menggambarkan masalah yang mungkin timbul dalam menafsirkan informasi yang direkam secara naif tanpa melibatkan pemahaman konseptual tentang bagaimana informasi sebenarnya dikumpulkan, disimpan dan dicatat atau bagaimana bekerja pada proyek benar-benar hasil.

 
Contoh 14-1: Sumber Keterlambatan dan Biaya Account

Hal ini sering terjadi pada informasi konstruksi kegiatan membuat catatan rinci tentang biaya yang dikeluarkan dan kemajuan pekerjaan.

Hal ini kurang umum untuk menyimpan catatan rinci tentang penundaan yang berdampak pada mereka, meskipun penundaan ini mungkin menjadi penyebab sebenarnya dari biaya meningkat dan produktivitas yang lebih rendah. 

Memperhatikan eksklusif untuk biaya rekening dalam situasi seperti itu dapat menyesatkan. Sebagai contoh, anggaplah bahwa rekening persediaan peralatan dan bahan menunjukkan penghematan biaya relatif perkiraan asli, sedangkan biaya yang terkait dengan kegiatan konstruksi tertentu menunjukkan lebih tinggi dari pengeluaran diperkirakan. Dalam situasi ini, tidak selalu terjadi bahwa fungsi persediaan berkinerja baik, sedangkan pekerja lapangan adalah penyebab masalah kelebihan biaya. Ini mungkin bahwa kegiatan konstruksi tertunda karena kurangnya peralatan atau bahan, sehingga menyebabkan kenaikan biaya. 

Menjaga persediaan yang lebih besar dari bahan dan peralatan mungkin meningkatkan total persediaan account, tetapi mengarah untuk menurunkan biaya keseluruhan proyek. Lebih baik lagi, lebih dekat tuntutan pencocokan dan perlengkapan dapat mengurangi biaya keterlambatan tanpa kenaikan biaya persediaan bersamaan. Jadi, hanya dengan memeriksa informasi biaya account tidak dapat menyebabkan diagnosis yang benar dari suatu masalah atau tanggapan manajerial yang benar.

Contoh 14-2: Biaya Bunga

Biaya keuangan atau bunga biasanya terakumulasi dalam rekening terpisah untuk proyek-proyek, sedangkan account yang terkait dengan kegiatan tertentu merupakan pengeluaran yang sebenarnya.

Sebagai contoh, kegiatan perencanaan mungkin biaya $ 10.000 untuk sebuah proyek kecil selama tahun pertama dari proyek dua tahun. Karena pengeluaran dolar memiliki nilai waktu, biaya $ 10.000 pada tahun 1 tidak sama nilainya dengan biaya $ 10.000 pada tahun 2. 

Secara khusus, pembiayaan $ awal 10.000 melibatkan pembayaran bunga atau, sama, hilangnya peluang investasi. Jika suku bunga pinjaman adalah 10%, maka pembiayaan tahun pertama pengeluaran $ 10.000 akan membutuhkan $ 10.000 x 0,10 = $ 1.000 dan nilai pengeluaran pada akhir tahun kedua proyek tersebut akan menjadi $ 11.000. Jadi, beberapa bagian dari keseluruhan biaya bunga merupakan biaya yang terkait dengan kegiatan perencanaan. 

Menyadari nilai sebenarnya dari pengeluaran dibuat pada periode waktu yang berbeda merupakan elemen penting dalam merancang perencanaan rasional dan strategi manajemen.

 

Bab Sebelumnya | Daftar Isi | Bab Selanjutnya