Jadilah realistis ..
Estimasi waktu yang akurat merupakan keterampilan penting untuk manajemen proyek yang baik.
Hal ini penting untuk mendapatkan perkiraan waktu yang tepat karena dua alasan utama:
• Estimasi waktu drive pengaturan tenggat waktu untuk deliverables proyek, dan karenanya penilaian masyarakat keandalan Anda.
• Mereka sering menentukan harga kontrak dan karenanya profitabilitas mereka.
Biasanya orang sangat meremehkan jumlah waktu yang diperlukan untuk melaksanakan proyek. Hal ini benar terutama ketika mereka tidak akrab dengan tugas untuk dilakukan.
Mereka lupa untuk memperhitungkan memperhitungkan kejadian tak terduga atau tak terjadual kerja prioritas atas. Orang juga sering hanya gagal untuk memungkinkan kompleksitas penuh terlibat dengan pekerjaan.
Estimasi waktu merupakan masukan penting ke teknik lain yang digunakan untuk mengatur dan struktur proyek berukuran menengah dan besar (Gantt chart dan penggunaan Analisis Critical Path). Kedua teknik ini mengurangi proyek-proyek besar ke dalam satu set proyek-proyek kecil.
Sepenuhnya memahami masalah untuk memecahkan
Tahap pertama dalam waktu memperkirakan secara akurat adalah untuk sepenuhnya memahami apa yang Anda butuhkan untuk mencapai. Hal ini melibatkan tugas meninjau secara rinci sehingga tidak ada tidak diketahui. Tak pelak itu adalah sulit untuk memahami, masalah rumit yang mengambil jumlah terbesar waktu untuk memecahkan.
Cara terbaik untuk meninjau pekerjaan adalah daftar semua tugas dalam penuh detail. Teknik sederhana seperti Drill-Down berguna untuk ini.
Memperkirakan waktu
Anda hanya dapat mulai secara akurat memperkirakan waktu ketika Anda memiliki daftar rinci dari semua tugas yang harus Anda capai. Bila Anda memiliki ini, Anda dapat membuat Anda menebak terbaik pada berapa lama setiap tugas akan mengambil untuk menyelesaikan.
Pastikan bahwa dalam perkiraan Anda, Anda juga memberikan waktu untuk manajemen proyek, perencanaan proyek rinci, penghubung dengan badan-badan luar, pertemuan, jaminan kualitas dan dokumentasi pendukung yang diperlukan.
Juga pastikan bahwa Anda telah memungkinkan waktu untuk:
• Tugas-tugas lain urgensi atas untuk dilakukan yang akan memiliki prioritas di atas yang satu ini.
• Kecelakaan dan keadaan darurat.
• Rapat internal.
• Liburan dan penyakit dalam staf penting.
• Kontak dengan pelanggan lain, mungkin untuk mengatur pekerjaan berikutnya.
• Kerusakan pada peralatan.
• Terjawab deliverables oleh pemasok.
• Interupsi.
• Kontrol kualitas penolakan.
Faktor-faktor ini mungkin dua kali lipat (atau lebih dari dua kali lipat) panjang waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah proyek.
Jika akurasi perkiraan waktu adalah penting, Anda mungkin menemukan itu efektif untuk mengembangkan pendekatan sistematis untuk termasuk faktor-faktor ini. Jika memungkinkan, mendasarkan ini pada pengalaman masa lalu.
Juga pastikan bahwa Anda telah memungkinkan waktu untuk:
• Tugas-tugas lain urgensi atas untuk dilakukan yang akan memiliki prioritas di atas yang satu ini.
• Kecelakaan dan keadaan darurat.
• Rapat internal.
• Liburan dan penyakit dalam staf penting.
• Kontak dengan pelanggan lain, mungkin untuk mengatur pekerjaan berikutnya.
• Kerusakan pada peralatan.
• Terjawab deliverables oleh pemasok.
• Interupsi.
• Kontrol kualitas penolakan.
Faktor-faktor ini mungkin dua kali lipat (atau lebih dari dua kali lipat) panjang waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah proyek.
Jika akurasi perkiraan waktu adalah penting, Anda mungkin menemukan itu efektif untuk mengembangkan pendekatan sistematis untuk termasuk faktor-faktor ini. Jika memungkinkan, mendasarkan ini pada pengalaman masa lalu.
Cara Membuat Perkiraan Waktu Akurat
Banyak orang benar-benar buruk pada memperkirakan berapa banyak waktu akan mengambil tugas. Mungkin Anda memperkirakan Anda akan membutuhkan sekitar satu jam, dan itu benar-benar membawa Anda 3-4 jam untuk menyelesaikan. Atau mungkin Anda mengalokasikan 30 menit untuk suatu tugas, dan Anda sudah selesai dalam 5 menit. Apa yang dapat Anda lakukan untuk mendapatkan yang lebih baik untuk membuat perkiraan yang akurat?
Berikut adalah beberapa teknik dapat Anda gunakan untuk membuat estimasi waktu yang lebih baik:
Hitung Rasio Fudge Anda
Tempat terbaik untuk memulai adalah untuk mengukur akurasi estimasi Anda saat ini.
Buatlah daftar agenda tugas yang akan datang untuk menyelesaikan, dan menuliskan perkiraan off-the-spontan untuk berapa lama Anda berharap untuk mengambil setiap tugas.
Ketika Anda menyelesaikan setiap tugas, mencatat waktu Anda benar-benar menghabiskan waktu pada masing-masing. Kemudian tambahkan waktu total yang dihabiskan, dan membaginya dengan perkiraan total waktu Anda untuk pengumpulan tugas. Itu fudge rasio Anda.
Misalnya, jika Anda memperkirakan bahwa daftar tertentu dari tugas akan mengambil 12 jam untuk menyelesaikan, tetapi mereka benar-benar mengambil 15 jam, maka rasio fudge Anda adalah 15/12 = 1,25. Ini berarti Anda waktu Anda 25% lebih lama dari yang diharapkan untuk menyelesaikan tugas.
Jika Anda mengukur rasio fudge Anda untuk berbagai tugas, Anda mungkin akan menemukan bahwa untuk tugas individu, fudge rasio Anda sangat bervariasi, mungkin mulai seluas 0,1-10,0. Namun, untuk kelompok tugas yang secara kolektif memerlukan beberapa hari untuk menyelesaikan, Anda mungkin memperhatikan bahwa rasio fudge Anda mengendap menjadi kisaran yang cukup sempit. Ketika Anda rata-rata tugas-tugas yang cukup, rasio fudge Anda menyatu pada sosok yang konsisten.
Rasio rata-rata saya fudge adalah sekitar 1,5. Ini berarti bahwa setiap kali saya membuat perkiraan off-the-spontan untuk berapa lama akan mengambil tugas, rata-rata aku terlalu optimis; tugas berakhir mengambil sekitar 50% lebih lama dari kira awal saya. Untuk setiap tugas individu tertentu, perkiraan saya mungkin jauh lebih akurat. Namun, jika saya memperkirakan bahwa koleksi tugas akan membutuhkan sekitar 2 hari untuk menyelesaikan, itu taruhan yang aman mereka benar-benar akan membutuhkan sekitar 3 hari.
Setelah Anda tahu rasio fudge Anda, Anda dapat menggunakannya untuk menghasilkan perkiraan yang lebih akurat untuk kelompok tugas. Hanya menambah off-the-spontan perkiraan Anda, dan beberapa jumlah itu dengan rasio dikenal fudge Anda. Hal ini akan cenderung menjadi estimasi yang cukup akurat.
Saya cenderung untuk secara konsisten optimis ketika memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk tugas-tugas tertentu. Mengetahui rasio fudge saya TIDAK membuat perkiraan awal saya lebih akurat. Off-the-spontan saya perkiraan hanya sebagai akurat karena mereka selalu. Namun, ketika saya kalikan perkiraan saya dengan rasio fudge, perkiraan datang cukup dekat dengan waktu yang dibutuhkan. Ini membantu saya anggaran waktu saya lebih baik.
Berdasarkan rasio fudge saya, saya tahu bahwa jika saya ingin menyelesaikan sekitar 8 jam kerja aktual dalam sehari, saya hanya boleh daftar sekitar 5 jam dan 20 menit senilai tugas berdasarkan off-the-spontan saya estimasi waktu (5: 20 = 8 jam / 1,5). Sementara itu mungkin tampak konyol untuk membuat semacam kompensasi setiap hari, dalam praktek bekerja cukup baik - jauh lebih baik daripada alternatif pencatatan 8 jam tugas dan kemudian mendorong diri untuk bekerja sehari 12-jam atau firasat buruk bahwa saya hanya benar 2 / 3 dari tugas saya. Sabotase diri bisa membuat hal-hal yang lebih buruk ketika aku sadar tahu aku sedang mencoba untuk melakukan hal yang mustahil.
Ini lebih baik untuk membuat daftar tugas yang wajar bahwa saya benar-benar dapat menyelesaikan pada akhir hari, bukan pemukulan diri untuk menjadi buruk pada memperkirakan. Bahkan jika daftar tugas harian saya tampaknya terlalu pendek pada pandangan pertama, rasanya baik untuk mencoret tugas akhir pada akhir hari. Karena variasi harian, ini tidak sempurna akurat, tetapi secara keseluruhan itu lebih baik daripada hal lain saya sudah mencoba, dan itu mendorong ritme harian berkelanjutan tanpa lembur atau di bawah-bekerja.
Saya sarankan menggunakan setidaknya 10-20 jam untuk perhitungan rasio tugas awal Anda fudge. Jika Anda berdasarkan perhitungan Anda hanya pada beberapa jam tugas, fudge rasio Anda mungkin tidak cukup akurat.
Tentu saja itu ide yang baik untuk menghitung ulang rasio fudge Anda setiap sekali-sekali. Setelah seperempat harus baik-baik. Ini juga bijaksana untuk memperbaruinya setiap kali perubahan sifat pekerjaan Anda, seperti ketika Anda memulai sebuah proyek baru atau perusahaan switch atau karier.
Jika Anda ingin mendapatkan sedikit lebih rinci, Anda dapat menghitung rasio berbeda fudge untuk berbagai jenis pekerjaan. Secara pribadi saya tidak melakukan ini, tapi jika Anda berpikir kemungkinan bahwa tugas yang berbeda akan menghasilkan secara signifikan berbeda rasio fudge, mungkin ide yang baik. Sebagai contoh, jika Anda seorang mahasiswa yang menemukan bahwa pekerjaan rumah matematika memiliki rasio fudge sebesar 0,9, namun makalah memiliki rasio fudge dari 1,7, Anda mungkin akan ingin mempertahankan rasio yang terpisah untuk membuat perkiraan fudge yang lebih baik.
Jika Anda mengelola sebuah tim orang, Anda dapat menghitung rasio fudge untuk setiap anggota tim Anda (dengan atau tanpa sepengetahuan mereka). Mintalah perkiraan waktu dari setiap anggota tim untuk koleksi tugas, mengukur waktu yang sebenarnya dibutuhkan, dan menghitung rasio fudge untuk setiap anggota tim. Setiap kali Anda mendapatkan perkiraan waktu yang baru dari para anggota tim untuk tugas-tugas mendatang, Anda dapat mengalikan perkiraan mereka dengan rasio masing-masing fudge. Ini akan membantu Anda membuat jadwal yang lebih akurat untuk proyek-proyek tim. Saya pikir Anda akan menemukan bahwa orang cenderung untuk berbuat salah dalam perkiraan mereka dengan cara yang cukup konsisten.
Mencapai Granularity Wajar
Dalam rangka untuk membuat perkiraan yang akurat, penting bahwa Anda melanggar tugas-tugas Anda ke tingkat yang tepat granularity. Jika potongan Anda terlalu besar, Anda akan mengabaikan detail terlalu banyak. Jika potongan Anda terlalu kecil, Anda akan mendapatkan terkubur di rincian tingkat rendah, dan Anda bisa menghabiskan lebih banyak waktu memperkirakan tugas dari yang akan membawa hanya menyelesaikan itu, ini adalah overhead terlalu banyak.
Misalnya, "Overhaul website saya" terdengar seperti sebuah proyek, kompleks multi-task. Ini tidak granular cukup untuk membuat perkiraan yang dapat diandalkan. Anda harus daftar tugas individu diperlukan untuk menyelesaikan proyek ini.
Di sisi lain, "Tulis alamat surat di amplop" adalah terlalu rinci. Anda bisa menyelesaikan tugas ini dalam waktu sebanyak yang dibutuhkan untuk daftar dan memperkirakan itu. Ini detail banyak hanya membuang-buang waktu Anda, bukan membuat Anda lebih efisien.
Anda harus percobaan untuk menemukan ukuran yang tepat potongan mana Anda dapat membuat perkiraan yang paling akurat. Saya akan menawarkan beberapa pointer berdasarkan apa yang bekerja baik bagi saya:
Satu-Duduk Aturan. Taksiran saya cenderung menjadi yang terbaik untuk tugas-tugas saya dapat menyelesaikan dalam satu duduk. Dalam prakteknya ini berarti sekitar 2-4 jam per potongan. Ketika saya pergi kurang granular dari itu (potongan besar), aku rindu terlalu banyak rincian dan terlalu meremehkan waktu yang diperlukan. Ketika saya pergi lebih rinci (potongan kecil), aku daftar keluar terlalu banyak rincian, aku melebih-lebihkan berapa lama akan mengambil hal-hal, dan saya buang waktu terlalu banyak menciptakan dan mengelola to-do saya daftar bukannya menyelesaikan sesuatu.
Pengalaman mengimbangi. Jika saya telah menyelesaikan tugas-tugas serupa banyak waktu sebelum, perkiraan saya akan cenderung cukup akurat, jadi saya mungkin drop faktor fudge saya ke 1,2 atau bahkan 1,0. Sebagai contoh, saya telah menulis 700 artikel +, jadi aku cukup baik memperkirakan berapa lama sebuah artikel rata-rata akan mengambil untuk menulis (3 jam adalah khas). Tetapi jika aku harus melakukan sesuatu yang belum pernah dilakukan sebelumnya, rasio fudge 2,0 atau lebih tinggi mungkin lebih akurat. Pengalaman yang kurang saya miliki dengan tugas, rasio fudge tinggi saya perlu.
Tentukan Batas Tugas Batal
Pastikan tugas-tugas Anda dengan jelas didefinisikan. Samar-samar atau samar-samar tugas sulit untuk memperkirakan.
Jika salah satu tugas saya adalah "Update akuntansi," Saya tidak bisa memastikan dari apa yang mencakup. Apakah itu berarti menyeimbangkan memeriksa account saya? Melakukan gaji? Mengisi formulir pajak? Penerimaan rekaman? Jika saya ingin membuat perkiraan yang dapat diandalkan, saya membutuhkan gambaran yang jelas tentang apa yang akan saya lakukan.
Anda mungkin merasa perlu untuk daftar beberapa kata kunci untuk komponen tugas dinyatakan tidak jelas. Anda tidak perlu untuk memperkirakan waktu untuk setiap segmen. Anda hanya perlu untuk dapat memvisualisasikan apa yang Anda akan lakukan. Kata kunci dapat membantu memicu citra yang tepat, sehingga Anda dapat membuat perkiraan yang lebih baik.
Anda harus dapat dengan cepat memverbalisasi langkah pertama dan terakhir dari setiap tugas. Misalnya, ketika saya melihat tugas yang berlabel "Menulis entri blog baru," Saya tahu bahwa langkah pertama adalah memilih topik. Langkah terakhir adalah dengan mengklik "Publish" tombol. Jika Anda tidak dapat nama langkah pertama dan terakhir dari tugas pada daftar Anda, maka tugas Anda tidak memiliki batas yang jelas. Dalam hal ini Anda akan perlu mengambil waktu untuk menentukan langkah-langkah, atau Anda akan perlu menentukan tugas Anda sedikit lebih jelas, mungkin dengan memecahnya menjadi potongan kecil. Perkiraan yang baik memerlukan jelas start / finish batas.
Berhati-hatilah untuk mempertimbangkan apa yang akan diperlukan untuk membawa tugas untuk penyelesaian 100%. Jika tugas Anda adalah untuk "Bayar tagihan Anda," apakah tujuan itu ketika Anda menulis cek, ketika Anda deposit pembayaran dalam surat (atau menyelesaikan proses pembayaran online), ketika Anda mengajukan tagihan dibayar dalam lemari arsip Anda, atau ketika Anda menyeimbangkan buku cek Anda? Jangan lupa untuk mempertimbangkan berapa lama yang dibutuhkan untuk membersihkan dan menyingkirkan bahan-bahan Anda. Bahkan jika Anda hanya menyiapkan makan malam, akan ada piring untuk menghadiri untuk kemudian.
Perkiraan Reuse untuk Tugas Berulang
Setelah Anda menyelesaikan tugas berulang, buatlah catatan dari waktu yang dibutuhkan untuk penyelesaian, sehingga Anda dapat menggunakan kembali perkiraan di masa depan. Ketika muncul kembali pada tugas yang Anda sesuai to-do list, Anda hanya dapat melihat perkiraan lama Anda. Perkiraan ini akan cukup akurat karena mereka didasarkan pada hasil sebelumnya, bukan perkiraan sebelumnya.
Saya menyarankan Anda membuat daftar perkiraan untuk tugas umum Anda berulang.
Berikut adalah dua metode untuk melakukan itu:
Metode 1 (versi sederhana). Untuk daftar perkiraan yang sangat dasar, Anda hanya perlu untuk merekam figur tunggal untuk setiap tugas. Hanya catatan berapa lama tugas mengambil untuk menyelesaikan terakhir kali Anda melakukannya.
Daftar estimasi sederhana Anda mungkin terlihat seperti ini:
Berbelanja - 55 menit
Membuat dan makan malam - 42 menit
Vacuum rumah - 83 menit
Cuci, lipat, dan menyingkirkan binatu - 75 menit
Dan seterusnya ...
Setelah Anda membangun daftar yang baik estimasi waktu untuk tugas-tugas berulang, Anda dapat membuat rencana yang sangat wajar untuk hari Anda dengan menambahkan tugas ke jadwal Anda.
Metode 2 (versi rinci) Untuk versi yang lebih kompleks, Anda dapat merekam empat angka untuk setiap tugas: (1) jumlah kali Anda telah menyelesaikan tugas sejak Anda mulai menyimpan catatan, (2) terbaik (minimal) waktu untuk menyelesaikan tugas, (3) terburuk waktu Anda (maksimum) untuk menyelesaikan tugas, dan (4) rata-rata waktu Anda untuk menyelesaikan tugas.
Anda dapat menggunakan angka-angka ini untuk membuat estimasi yang dapat diandalkan di masa depan; kisaran min-max memberitahu Anda bagaimana diandalkan perkiraan Anda mungkin. Setiap kali Anda menyelesaikan setiap tugas lagi, luangkan waktu untuk memperbarui angka-angka anda. Dalam prakteknya ini tidak akan mengambil banyak waktu sama sekali, tapi Anda akan berakhir dengan daftar yang cukup akurat dari perkiraan.
Untuk memperbarui tugas rata-rata waktu menggunakan metode ini, kalikan (1) dengan (4), tambahkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pengulangan paling baru, dan kemudian membagi hasilnya dengan (1) 1. Sebagai contoh, jika Anda sebelumnya menyelesaikan tugas 10 kali, rata-rata 30 menit per pengulangan, dan pengulangan 11 membutuhkan 35 menit, maka rata-rata baru Anda (10 × 30 +35) / (10 +1) = 30,45 menit.
Metode ini memungkinkan Anda untuk terus mengupdate rata-rata Anda tanpa harus merekam semua kali sebelumnya penyelesaian tugas.
Jika Anda merekam terbaik (waktu minimal) untuk menyelesaikan tugas, Anda juga dapat menggunakannya untuk menantang diri sendiri. Mengalahkan rekor sebelumnya Anda dapat memotivasi Anda untuk menjaga tempo yang lebih cepat. Paling tidak, mencoba untuk mengalahkan waktu rata-rata Anda. Menempatkan jam pada diri sendiri dapat mendorong Anda untuk bekerja sedikit lebih cepat, terutama untuk tugas-tugas berulang yang mungkin tampak sedikit kusam.
Bagi kebanyakan orang saya sarankan Metode 1. Metode 2 mungkin berlebihan kecuali Anda benar-benar berkomitmen untuk mengoptimalkan penggunaan waktu Anda.
***
Belajar untuk membuat estimasi waktu yang lebih baik adalah keterampilan yang berguna untuk mengembangkan, salah satu yang akan melayani Anda dengan baik untuk hidup. Metode di atas sebenarnya cukup mudah untuk diimplementasikan.
Menjadi estimator yang lebih baik dapat meningkatkan kehidupan Anda pada tingkat taktis manajemen waktu harian, tapi hati-hati untuk tidak melupakan tingkat strategis. Apakah Anda menemukan Tujuan Hidup yang Berarti.? Apakah Anda meluangkan waktu Anda untuk menentukan tujuan hidup ? Apakah Anda menetapkan tujuan yang benar ? Apakah Anda bekerja dalam karier yang tepat ? Menguasai taktik tingkat rendah tidak akan memberikan nilai lebih ketika strategi hidup Anda secara keseluruhan adalah tidak masuk akal atau tidak ada.
Meskipun demikian, estimasi akurat dapat menguntungkan Anda di berbagai bidang, sehingga keterampilan yang baik untuk mengembangkan awal kehidupan. Ini masih oke untuk mengembangkan keterampilan ini sebelum Anda telah mencapai kejelasan pada tingkat yang lebih tinggi tujuan hidup dan tujuan jangka panjang. Hanya pastikan bahwa di beberapa titik, Anda ingat untuk menghadiri kepada mereka tingkat yang lebih tinggi, sehingga Anda tidak hanya menjadi tikus lebih cepat di atas treadmill.
Apa tips pribadi Anda untuk menghasilkan perkiraan yang baik? Saya mengundang Anda untuk berbagi mereka di forum. Dan ingat, ini untuk anak cucu, jadi harap ... jujur.
Kunci:
Anda dapat kehilangan banyak kredibilitas dengan meremehkan panjang waktu yang dibutuhkan untuk melaksanakan suatu proyek. Jika Anda meremehkan waktu, tidak hanya anda melewati batas waktu, Anda juga menempatkan pekerja proyek lain di bawah stres yang tidak perlu. Proyek akan menjadi serius tidak menguntungkan, dan tugas-tugas lain tidak dapat dimulai.
Langkah pertama menuju pembuatan estimasi waktu yang baik adalah untuk sepenuhnya memahami masalah yang akan dipecahkan.
Anda kemudian dapat mempersiapkan daftar rincian tugas yang harus dicapai. Daftar ini harus mencakup semua tugas administratif dan pertemuan Anda perlu untuk melaksanakan serta pekerjaan itu sendiri.
Akhirnya, memberikan waktu untuk semua gangguan yang diharapkan dan tak terduga dan penundaan pekerjaan yang pasti akan terjadi.
Langkah pertama menuju pembuatan estimasi waktu yang baik adalah untuk sepenuhnya memahami masalah yang akan dipecahkan.
Anda kemudian dapat mempersiapkan daftar rincian tugas yang harus dicapai. Daftar ini harus mencakup semua tugas administratif dan pertemuan Anda perlu untuk melaksanakan serta pekerjaan itu sendiri.
Akhirnya, memberikan waktu untuk semua gangguan yang diharapkan dan tak terduga dan penundaan pekerjaan yang pasti akan terjadi.
0 comments:
Post a Comment