Akun biaya yang dijelaskan dalam bagian sebelumnya hanya menyediakan satu dari berbagai komponen dalam sistem akuntansi keuangan.
Sebelum lebih jauh membahas penggunaan rekening biaya dalam kontrol proyek, hubungan proyek dan akuntansi keuangan layak disebutkan. Informasi akuntansi umumnya digunakan untuk tiga tujuan berbeda:
• Pelaporan internal untuk proyek manajer untuk sehari-hari, pemantauan perencanaan dan pengendalian.
• Pelaporan internal ke manajer untuk membantu perencanaan strategis.
• Eksternal pelaporan ke pemilik, regulator pemerintah dan pihak luar lainnya.
Laporan eksternal yang dibatasi untuk bentuk-bentuk tertentu dan prosedur persyaratan pelaporan kontrak atau dengan praktek akuntansi yang berlaku umum. Persiapan laporan eksternal tersebut disebut sebagai akuntansi keuangan. Sebaliknya, biaya atau akuntansi manajerial dimaksudkan untuk membantu manajer internal dalam tanggung jawab mereka perencanaan, monitoring dan kontrol.
Biaya proyek selalu disertakan dalam sistem rekening keuangan yang terkait dengan sebuah organisasi. Di jantung sistem ini, semua transaksi beban dicatat dalam buku besar umum.
Buku besar umum dari rekening membentuk dasar untuk laporan manajemen pada proyek-proyek tertentu serta rekening keuangan untuk seluruh organisasi.
Komponen lain dari sistem akuntansi keuangan meliputi:
Komponen lain dari sistem akuntansi keuangan meliputi:
• Jurnal hutang yang dimaksudkan untuk memberikan catatan tagihan yang diterima dari vendor, pemasok bahan, subkontraktor dan pihak luar lainnya. Faktur biaya dicatat dalam sistem ini seperti juga cek yang dikeluarkan dalam pembayaran. Biaya ke rekening biaya individu ini diteruskan atau dikirim ke General Ledger.
• Account jurnal piutang menyediakan fungsi berlawanan dengan hutang. Dalam jurnal ini, tagihan untuk klien dicatat serta penerimaan. Pendapatan yang diterima diteruskan ke buku besar umum.
• Buku besar biaya pekerjaan meringkas biaya yang terkait dengan proyek-proyek tertentu, diatur dalam berbagai akun biaya digunakan untuk anggaran proyek.
• Catatan persediaan dipelihara untuk mengidentifikasi jumlah bahan yang tersedia setiap saat.
Dalam sistem pembukuan tradisional, dari hari ke hari transaksi yang pertama dicatat dalam jurnal. Dengan double-entry pembukuan, setiap transaksi dicatat sebagai debet baik dan kredit ke rekening tertentu dalam buku besar. Misalnya, pembayaran tagihan pemasok merupakan debit atau peningkatan ke rekening biaya proyek dan kredit atau pengurangan ke rekening kas perusahaan. Berkala, informasi transaksi diringkas dan dipindahkan ke rekening buku besar. Proses ini disebut posting, dan dapat dilakukan secara instan atau harian dalam sistem komputerisasi.
Dalam meninjau informasi akuntansi, konsep arus dan stok harus diingat. Transaksi harian biasanya mencerminkan arus jumlah dolar yang masuk atau meninggalkan organisasi.
Demikian pula, penggunaan atau penerimaan bahan tertentu mewakili mengalir dari atau ke inventory. Saldo akun saham atau merupakan jumlah kumulatif dana yang dihasilkan dari aliran ini sehari-hari.
Informasi pada kedua aliran dan saham yang diperlukan untuk memberikan pandangan yang akurat negara organisasi. Selain itu, prakiraan perubahan masa depan diperlukan untuk manajemen yang efektif.
Informasi dari buku besar umum berkumpul untuk laporan keuangan organisasi, termasuk neraca dan laporan laba rugi untuk setiap periode. Laporan ini adalah produk dasar dari proses akuntansi keuangan dan sering digunakan untuk menilai kinerja organisasi. Table12-5 menunjukkan laporan laba rugi khas untuk sebuah perusahaan konstruksi kecil, menunjukkan laba bersih setelah pajak $ 330.000. Pernyataan ini merangkum arus transaksi dalam setahun. Tabel 12-6 menunjukkan neraca sebanding, menunjukkan kenaikan bersih laba ditahan sama dengan laba bersih. Neraca mencerminkan efek dari arus pendapatan selama tahun pada nilai keseluruhan organisasi.
TABEL 12-5 Ilustrasi Pernyataan Akuntansi Pendapatan | |
Laporan Laba Rugi untuk tahun yang berakhir 31 Desember 19xx | |
Bruto pendapatan proyek Langsung biaya proyek pada kontrak Penyusutan peralatan Memperkirakan Administrasi dan biaya lainnya Subtotal dari biaya dan biaya Pendapatan Operasional Beban Bunga, bersih Laba sebelum pajak Pajak pendapatan Laba bersih setelah pajak Dividen kas Saldo laba, tahun berjalan Retensi pada awal tahun Saldo laba akhir tahun | $ 7.200.000 5,500,000 200,000 150,000 650,000 6,500,000 700,000 150,000 550,000 220,000 330,000 100,000 230,000 650,000 $ 880.000. |
TABEL 12-6 Ilustrasi dari Neraca Akuntansi | |
Neraca keuangan 31 Desember 19xx | |
Aset | Jumlah |
Kas Pembayaran Piutang Pekerjaan dalam proses, tidak diklaim Work in progress, retensi Peralatan di biaya perolehan dikurangi akumulasi penyusutan Jumlah aktiva | $ 150.000 750,000 700,000 200,000 1,400,000 $ 3.200.000 |
Kewajiban dan Ekuitas | |
Kewajiban Hutang Item lain yang harus dibayar (pajak, upah, dll) Hutang jangka panjang Subtotal Pemegang Saham dana 40.000 saham biasa (Termasuk modal disetor) Saldo Laba Subtotal Jumlah Kewajiban dan Ekuitas | $ 950.000 50,000 500,000 1,500,000 820,000 880,000 1,700,000 $ 3.200.000 |
Dalam konteks perusahaan konstruksi swasta, masalah tertentu muncul dalam pengobatan kontrak yang belum selesai dalam laporan keuangan. Berdasarkan metode "menyelesaikan kontrak", pendapatan ini hanya dilaporkan untuk proyek-proyek selesai. Bekerja pada proyek berlangsung hanya dilaporkan di neraca, aktiva mewakili jika tagihan kontrak melebihi biaya atau kewajiban jika biaya melebihi tagihan. Ketika sebuah proyek selesai, laba bersih total (atau kerugian) dilaporkan pada periode akhir sebagai penghasilan.
Berdasarkan metode "percentage-of-completion", biaya yang sebenarnya dilaporkan di laporan laba rugi ditambah proporsi dari semua pendapatan proyek (atau tagihan) sama dengan proporsi pekerjaan yang telah diselesaikan selama periode tersebut. Proporsi pekerjaan selesai dihitung sebagai rasio biaya yang dikeluarkan untuk tanggal dan perkiraan biaya total proyek. Jadi, jika dua puluh persen dari proyek diselesaikan dalam periode tertentu pada biaya langsung sebesar $ 180.000 dan pada sebuah proyek dengan pendapatan yang diharapkan sebesar $ 1.000.000, maka pendapatan kontrak yang diperoleh akan dihitung sebagai $ 1.000.000 (0,2) = $ 200.000. Angka ini merupakan keuntungan dan kontribusi terhadap overhead dari $ 200.000 - $ 180.000 = $ 20.000 untuk periode tersebut.
Berdasarkan metode "percentage-of-completion", biaya yang sebenarnya dilaporkan di laporan laba rugi ditambah proporsi dari semua pendapatan proyek (atau tagihan) sama dengan proporsi pekerjaan yang telah diselesaikan selama periode tersebut. Proporsi pekerjaan selesai dihitung sebagai rasio biaya yang dikeluarkan untuk tanggal dan perkiraan biaya total proyek. Jadi, jika dua puluh persen dari proyek diselesaikan dalam periode tertentu pada biaya langsung sebesar $ 180.000 dan pada sebuah proyek dengan pendapatan yang diharapkan sebesar $ 1.000.000, maka pendapatan kontrak yang diperoleh akan dihitung sebagai $ 1.000.000 (0,2) = $ 200.000. Angka ini merupakan keuntungan dan kontribusi terhadap overhead dari $ 200.000 - $ 180.000 = $ 20.000 untuk periode tersebut.
Perhatikan bahwa tagihan dan penerimaan aktual mungkin lebih atau kurang dari pendapatan dihitung sebesar $ 200.000. Pada neraca sebuah organisasi menggunakan metode percentage-of-completion, aset biasanya dilaporkan untuk mencerminkan tagihan dan pendapatan diperkirakan atau dihitung lebih dari tagihan sebenarnya.
Sebagai contoh lain dari perbedaan dalam "persentase penyelesaian-" dan "menyelesaikan kontrak" metode, pertimbangkan sebuah proyek tiga tahun untuk membangun pabrik dengan arus kas berikut untuk kontraktor:
Tahun | Beban Kontrak | Pembayaran Diterima |
1 2 3 Total | $ 700.000 180,000 320,000 $ 1.200.000 | $ 900.000 250,000 150,000 $ 1.300.000 |
Arsitek pengawas menentukan bahwa 60% dari fasilitas selesai pada tahun 1 dan 75% ditahun 2. Berdasarkan metode "percentage-of-completion", laba bersih pada tahun 1 adalah $ 780.000 (60% dari $ 1.300.000) kurang $ 700.000 dalam biaya atau $ 80.000. Berdasarkan metode "menyelesaikan kontrak", seluruh keuntungan sebesar $ 100.000 akan dilaporkan di tahun 3.
Persentase "-of- completion" metode pelaporan pendapatan periode memiliki keuntungan dari pendapatan yang diestimasikan mewakili aktual pada setiap periode. Akibatnya, aliran pendapatan dan keuntungan yang dihasilkan kurang rentan terhadap perubahan endapan pada penyelesaian proyek sebagai dapat terjadi dengan "metode kontrak selesai" perhitungan penghasilan. Namun, "percentage-of-completion" memiliki kelemahan dari mengandalkan perkiraan yang dapat dimanipulasi untuk mengaburkan posisi sebenarnya dari sebuah perusahaan atau yang sulit untuk mereproduksi oleh pengamat luar.
Ada juga seperti penangguhan dari semua penghasilan yang dihitung dari proyek sampai batas minimum proyek selesai. Akibatnya, interpretasi laporan laba rugi dan neraca dari sebuah organisasi swasta tidak selalu mudah. Akhirnya, ada kelemahan pajak dari menggunakan "percentage-of-completion" metode pajak sejak perusahaan pada keuntungan yang diharapkan dapat menjadi karena selama proyek bukannya ditunda sampai selesainya proyek. Sebagai contoh implikasi pajak dari dua metode pelaporan, sebuah studi empat puluh tujuh perusahaan konstruksi yang dilakukan oleh General Accounting Office menemukan bahwa $ 280 juta pada pajak tangguhan 1980-1984 melalui penggunaan metode "menyelesaikan kontrak".
Ini harus jelas bahwa "percentage-of-completion" akuntansi hanya memberikan perkiraan kasar dari laba aktual atau status proyek. Juga, "menyelesaikan kontrak" metode akuntansi sepenuhnya retrospektif dan tidak menyediakan panduan untuk pengelolaan. Ini hanya satu contoh dari jenis alokasi yang diperkenalkan sesuai dengan praktek akuntansi yang berlaku umum, namun tidak bisa lebih lanjut penyebab dari manajemen proyek yang baik. Contoh lainnya adalah penggunaan peralatan untuk jadwal penyusutan mengalokasikan biaya pembelian peralatan. Alokasi biaya atau pendapatan untuk periode tertentu dalam sebuah proyek dapat menyebabkan perubahan berat pada indikator tertentu, tetapi tidak memiliki arti nyata bagi manajemen yang baik atau keuntungan selama seluruh proyek. Sebagai Johnson dan Kaplan berpendapat:
Manajemen akuntansi saat ini informasi, didorong oleh prosedur dan siklus sistem pelaporan keuangan organisasi, terlambat, terlalu dikumpulkan dan terlalu terdistorsi relevan untuk perencanaan manajer dan keputusan kontrol ....
Laporan akuntansi manajemen banyak membantu manajer operasi karena mereka berusaha untuk mengurangi biaya dan meningkatkan produktivitas. Seringkali, laporan penurunan produktivitas karena mereka membutuhkan manajer operasi untuk menghabiskan waktu mencoba untuk memahami dan menjelaskan varians melaporkan bahwa memiliki sedikit hubungannya dengan realitas ekonomi dan teknologi operasi mereka ...
Sistem akuntansi managament juga gagal untuk memberikan biaya produk yang akurat. Biaya didistribusikan ke produk dengan langkah-langkah sederhana dan sewenang-wenang, tenaga kerja biasanya langsung berdasarkan, yang tidak mewakili tuntutan yang dibuat oleh setiap produk pada sumber daya perusahaan.
Akibatnya, prosedur pelengkap yang digunakan dalam akuntansi keuangan tradisional diperlukan untuk mencapai kontrol proyek yang efektif, seperti dijelaskan dalam bagian sebelum dan sesudahnya. Sementara laporan keuangan memberikan informasi yang konsisten dan penting pada kondisi seluruh organisasi, mereka membutuhkan penafsiran yang cukup dan suplemen berguna untuk manajemen proyek.
Contoh 12-5: Menghitung laba bersih
Sebagai contoh perhitungan laba bersih, anggaplah bahwa perusahaan dimulai enam pekerjaan dalam setahun, menyelesaikan tiga pekerjaan dan memiliki tiga pekerjaan masih berjalan sampai akhir tahun. align: justify;"> Rincian enam pekerjaan ditunjukkan pada Tabel 12-7.
Apa yang akan menjadi laba bersih perusahaan di bawah, pertama, "percentage-of-completion" dan, kedua, "metode kontrak selesai" konvensi akuntansi?
TABEL 12-7 Contoh Records Keuangan Proyek | |||
Laba Bersih tentang Kontrak Selesai (Jumlah dalam ribuan dolar) | |||
Ayub 1 Job 2 Ayub 3 Total Net Profit pada Pekerjaan Selesai | $ 1.436 356 - 738 $ 1.054 | ||
Status Pekerjaan Berlangsung | Ayub 4 | Ayub 5 | Ayub 6 |
Asli Kontrak Harga Kontrak Perubahan (Perubahan Pesanan, dll) Total Biaya untuk Tanggal Pembayaran Diterima atau Karena Tanggal Perkiraan Biaya untuk Lengkap | $ 4.200 400 3,600 3,520 500 | 3.800 $ 600 1,710 1,830 2,300 | $ 5.630 - 300 620 340 5,000 |
Seperti yang ditunjukkan pada Tabel 12-7, laba bersih sebesar $ 1.054.000 itu diperoleh pada tiga pekerjaan selesai. Berdasarkan metode "menyelesaikan kontrak", jumlah ini akan total keuntungan. Berdasarkan persentase-metode penyelesaian, laba tahun berjalan yang diharapkan pada proyek-proyek akan ditambahkan ke jumlah ini. Untuk pekerjaan 4, keuntungan yang diharapkan dihitung sebagai berikut:
Saat harga kontrak | = Harga kontrak Asli + Perubahan Kontrak = 4.200 + 400 + 4.600 |
Kredit atau debit ke tanggal | = Total biaya untuk tanggal - Pembayaran diterima atau karena tanggal = 3.600 - 3.520 = - 80 |
Nilai kontrak pekerjaan yang belum selesai | = Harga kontrak saat ini - Pembayaran diterima atau karena = 4.600 - 3.520 = 1.080 |
Kredit atau debit untuk datang | = Kontrak nilai pekerjaan yang belum selesai - Biaya Diperkirakan Lengkap = 1.080 - 500 = 580 |
Perkiraan laba kotor akhir | = Kredit atau debit ke date + Kredit atau debit untuk datang = - 80. + 580. = 500 |
Perkiraan total biaya proyek | = Kontrak Harga - Laba kotor = 4.600 - 500 = 4.100 |
Perkiraan Laba-to-date | = Perkiraan laba akhir Proporsi x bruto karya lengkap = 500. (3600/4100)) = 439 |
Perhitungan yang sama untuk pekerjaan lain berlangsung menunjukkan keuntungan diperkirakan tanggal $ 166.000 bagi Ayub 5 dan - $ 32.000 bagi Ayub 6. Akibatnya, laba bersih menggunakan "percentage-of-completion" metode akan $ 1.627.000 untuk tahun ini. Perhatikan bahwa angka ini akan diubah dalam hal multi-tahun proyek di mana laba bersih pada proyek selesai atau berlangsung di tahun ini diklaim dalam periode-periode sebelumnya.
