6. Komunikasi

6.1 Panel Kontrol Proyek
Mempercepat komunikasi kemajuan proyek
 

Dalam kesibukan organisasi saat ini, proyek dan program manajer perlu tahu persis bagaimana melakukan tanggung jawab terhadap proyek mereka. Tapi mereka juga jarang memiliki waktu untuk membaca laporan status secara rinci mencakup semua aspek proyek.

Mungkin terhadap waktu dan anggaran pada Proyek A, tetapi apakah itu akan memberikan semua fungsionalitas yang dibutuhkan sponsor anda? Atau mungkin engineer telah bekerja lembur untuk memastikan bahwa setiap kekeliruan terakhir telah diperbaiki. Tapi bagaimana Anda bisa mengetahui apakah lembur ini diperhitungkan dalam anggaran?

Dari dilema "waktu versus informasi" tumbuh konsep Dashboard Proyek. Sama seperti dashboard mobil menyediakan informasi yang cepat dan up-to-date tentang kecepatan kendaraan, jumlah gas di dalam tangki dan suhu mesin, sebuah Dashboard Proyek menyediakan informasi yang cepat dan up-to-date tentang status proyek. Pendekatan umum dan mudah dipahami untuk menggunakan dashboard adalah untuk menggunakan warna merah, kuning atau hijau simbol yang cepat mengidentifikasi apakah hal yang diukur dalam kondisi yang baik (hijau), memerlukan perhatian (kuning), atau kondisi kritis (merah).

Dengan Dashboard Proyek Anda tidak lagi harus menyeberang melalui 3 laporan yang berbeda untuk menentukan apakah departemen produksi menerima widget yang dibutuhkan, dan mendapat izin untuk mempekerjakan karyawan baru. Sebaliknya, jika widget telah tiba namun keputusan pada staf yang tertunda, Anda akan melihat bahwa pengukuran Bahan berada di zona optimal dan bahwa mengukur Sumber Daya Manusia mendaftar di zona peringatan: 

Dengan kesederhanaan keseluruhan dashboard, Anda perlu ingat bahwa dashboard tidak merupakan obat mujarab. Produk akhir hanya sebagai masukan. Dashboard adalah hanya suatu alat efektif jika terlebih dahulu hal yang benar sedang dilacak dan kedua, klasifikasi yang dibuat dengan baik dinilai.

Tips 1:

Sangat mudah untuk turun ke kekacauan kuantitatif dan analitis dengan Panel Kontrol Proyek. Pada sumbernya, manajer ingin cara sederhana, cepat melihat apakah ada masalah yang mereka butuhkan untuk diselesaikan. Ketergantungan pada pendekatan kuantitatif memberikan orang melakukan cara "menggeliat keluar" dari akuntabilitas mereka pada pelaporannya. Sebagai "klien" dari Dashboard Proyek, Anda perlu menekankan bahwa orang yang melaporkan kepada Anda secara pribadi bertanggung jawab untuk berpedoman pada Dashboard Proyek untuk penilaian mereka.

Tips 2:

Jika Anda adalah klien, waspadalah terhadap positif yang palsu. Pastikan Anda mengalokasikan waktu untuk pergi ke detail kasus-kasus individu, sehingga Anda dapat memastikan kepada diri sendiri bahwa klasifikasi yang adil dan dapat dipercaya. Jika tidak, Anda berisiko mendapat malapetaka karena tertipu! Di sisi lain, pastikan bahwa orang-orang tidak membuang-buang waktu Anda dengan masalah sepele yang membutuhkan perhatian. Pastikan orang mengambil tanggung jawab untuk memecahkan sendiri!

Seorang eksekutif perawatan kesehatan ingin memberikan beberapa informasi stafnya mission-critical. Sebagai pengganti dari laporan tertulis yang panjang, ia menarik pada gambar papan tulis yang mewakili keadaan saat ini di rumah sakit. Dia kemudian menjelaskan stafnya yang datang ke ruang pertemuan. Dia berkata, "Aku akan menunjukkan sesuatu selama lima menit, dan aku ingin setiap dari Anda untuk memberikan saya sebuah penilaian dari rumah sakit." Ia kemudian menunjukkan mereka gambar dengan beberapa komentar singkat dan jelas.

Dalam waktu tiga menit, semua orang di ruangan itu memahami situasi dan bisa mengidentifikasi area yang membutuhkan perbaikan. Mereka mampu melihat hal-hal yang mereka tidak mampu melihat dalam laporan kertas. Itu begitu sederhana untuk dilaksanakan.

Apa eksekutif lakukan adalah menciptakan "dashboard," presentasi grafis sederhana dari data yang beragam yang dapat digunakan untuk menelusuri informasi yang mendasarinya. Nama berasal dari dashboard di mobil. Namun, tidak seperti speedometer dan pengukur suhu air Anda akan menemukan ada, elemen-elemen ini dapat diatur kembali, dimodifikasi, dan disesuaikan. Banyak kode warna untuk menyoroti kinerja baik di atas atau di bawah ekspektasi.

Dashboard bagi manajer proyek
Seperti eksekutif perawatan kesehatan, manajer proyek juga bisa mendapatkan keuntungan dari dashboard. Stakeholder sibuk dan eksekutif perusahaan ingin dapat umpan untuk informasi penting dan tidak perlu troll antara detail-detailnya. Mereka ingin tahu apakah sebuah proyek sesuai jadual, tidak merinci seperti keterlambatan pada spesifikasi database yang menyelesaikan kerugian waktu diimbangi oleh desain yang lebih cepat.

Sebuah dashboard menawarkan format standar untuk status proyek yang semua orang dapat memahami dan mengakses sendiri. Alat status ini hanya menyajikan mailstone utama dan wadah sumber utama serta melakukannya dalam format yang mudah untuk dipahami.

Tahu kapan harus menggunakan dashboard
Tentu saja, dashboard tidak selalu menjanjikan solusi terbaik untuk semua laporan status proyek. Mereka biasanya ditujukan mengkomunikasikan gambaran besar di hulu dan di seluruh organisasi, seperti status tepat waktu dan di bawah anggaran proyek. Di sisi lain, sebagian alat-alat manajemen proyek lainnya memberikan detail tugas dan fungsi untuk memantau, mengelola, dan memprediksi unsur-unsur proyek penting dan dapat ditujukan kehilir dari manajer proyek / pemimpin. Jika tujuan Anda adalah untuk mengkomunikasikan gambaran besar, bagaimanapun, dashboard adalah cara untuk dilakukan.

Sebuah dashboard sampel
Baru-baru ini, saya menemukan bahwa saya tidak punya tempat untuk melacak dan memantau kebenaran deliver proyek. Bagaimana mendefinisikan setiap item penyampaian dan pengaturan metrik dihitung untuk masing-masing, sehingga semua orang mengerti ruang lingkup proyek? Saya ingin melacak dan menampilkan hasil dari langkah-langkah. Bagi saya, deliver tidak "menciptakan sebuah sistem penjualan internal," melainkan "menciptakan sebuah sistem penjualan internal yang mengurangi waktu administrasi sebesar 10 persen, 20 persen, atau 30 persen." Panel Kontrol memberi saya tempat alami untuk melacak dan menyebarluaskan penting elemen proyek. Gambar A adalah contoh dari sebuah dashboard saya buat untuk proyek ini.

Gambar A

Dashboard Diagram

Dengan dashboard, teks di bawah simbol mewakili penjelasan manajer kinerja proyek. Grafis menunjukkan proyeksi, tingkat kinerja kuantitatif untuk penyerahan (kualitas), sumber daya (biaya), dan mailstone (waktu). Arah panah menunjukkan apakah proyek akan memberikan apa yang diharapkan dalam anggaran dan tepat waktu.

Sebuah panah merah menunjuk ke bawah kinerja flag yang di bawah apa yang diharapkan pada titik tertentu dalam proyek. Sebuah panah hijau menunjuk menunjukkan kinerja telah melampaui harapan. Sebuah panah kuning menunjuk kiri ke kanan menunjukkan kinerja yang belum memenuhi beberapa tujuan, tetapi dekat dengan melakukannya.

Jadi, misalnya, dalam grafik ini, Panah hijau menunjukkan bahwa kualitas atas apa yang diharapkan, panah sumber daya kuning menunjukkan bahwa sasaran belum terpenuhi tetapi dekat, dan panah merah menunjukkan bahwa mailstone atau tenggang waktu telah terlewati . Penggunaan merah, kuning, dan hijau sebagai indikator kinerja adalah warna standar untuk semua presentasi dashboard.

Fitur untuk mencari

Kemudahan penggunaan adalah atribut penting dari perangkat lunak dashboard. Ini harus mudah untuk memasukkan data ke dalam dashboard dan mudah untuk melihat sekali itu ada. Anda juga harus memiliki integrasi dengan alat Anda saat ini manajemen proyek.

Fitur lain yang harus dicari adalah solusi internet / intranet yang memungkinkan semua orang untuk mengakses sistem dari berbagai lokasi, tanpa harus memuat perangkat lunak kustom di komputer nya.

Tinjauan Executive Dashboard

Dashboard Eksekutif kuat berbasis web intelijen bisnis perangkat lunak (BI) yang menyediakan tampilan kons olidasi kinerja organisasi, sehingga mudah untuk:

• Ambil keuntungan dari pendekatan balanced scorecard untuk manajemen.
• Mengukur dan memahami indikator kinerja utama organisasi dan metrik kinerja.

Dashboard Eksekutif menyediakan alat manajemen untuk menetapkan harapan bagi setiap organisasi pada setiap tingkat, dengan mudah untuk memahami pelaporan status kemajuan sepanjang tahun. Ukuran ditetapkan pada setiap tingkat menggulung dengan indikator yang lebih tinggi, menciptakan alat untuk mengukur status kemajuan organisasi Anda.

Masalah

Setiap bidang organisasi Anda - penjualan, produksi, distribusi, keuangan, dll - semua dapat memiliki dampak langsung pada kinerja keuangan secara keseluruhan perusahaan Anda. 

Sayangnya, sangat sulit untuk menangkap dan melaporkan titik data dari setiap tingkat organisasi untuk tahu persis seberapa baik bisnis Anda berkinerja. Laporan-laporan yang ada biasanya tidak tersedia sampai terlambat untuk mengambil tindakan korektif. Eksekutif Dashboard telah dirancang khusus untuk membantu organisasi dengan isu-isu berikut:

• Lambat dan tidak akurat akses ke indikator kinerja utama.
• Ketidakmampuan untuk melihat tren negatif awal.
• Kesalahan manusia dan menghilangkan duplikasi entri data.
• Menghasilkan laporan rinci untuk menunjukkan kecenderungan yang muncul.
• Mengidentifikasi efisiensi operasional.
• Mengidentifikasi dan proaktif menerapkan langkah-langkah pencegahan.

Solusi

Dashboard Eksekutif membantu Anda:

• Tetapkan tujuan kinerja di setiap tingkat.
• Melacak indikator kinerja utama.
• Menetapkan langkah-langkah dan kriteria untuk memantau kemajuan.
• Mengidentifikasi, melacak, trend dan memperbaiki masalah.
• Desain dan mencetak laporan indikator kinerja utama.
• Memahami kesehatan keuangan organisasi Anda.
• Memenuhi persyaratan peraturan.

Platform manajemen eksekutif Domo adalah sebuah bentuk yang sepenuhnya baru intelijen bisnis - salah satu yang mengubah cara eksekutif dan manajer menjalankan bisnis mereka.

Domo menggabungkan backend kuat yang duduk di atas dan terhubung ke dalam suatu sistem dimana data yang ada kehidupan, termasuk untuk manajemen hubungan pelanggan, perencanaan sumber daya perusahaan, sumber daya manusia dan keuangan, serta setiap repositori data atau sistem pelaporan saat ini.

Domo mulus memberikan real-time intelijen dari semua sumber ke dalam satu tampilan berbasis browser, dapat diakses di seluruh perangkat apapun, termasuk platform mobile seperti iPhone, iPad, Blackberry dan Android. Back-end Kepala Rumah Tangga yang skala untuk ribuan pengguna bersamaan, dan menyediakan keamanan dan kehandalan yang membuatnya ideal untuk penyebaran perusahaan-lebar. Pada saat yang sama, Domo cukup sederhana untuk usaha kecil.

Platform manajemen eksekutif Domo bisa digunakan dalam organisasi Anda dalam tiga cara: sebagai solusi SaaS melalui web, sebagai layanan yang dikelola di belakang firewall Anda, atau melalui terpercaya kami mitra pengiriman .

Bab Sebelumnya| Daftar Isi | Bab Selanjutnya