Memastikan bahwa apa yang Anda Disampaikan Sebenarnya Pekerjaan
Pelajaran ... dan banyak lagi.
Menyelesaikan proyek" tidak sama dengan mengakhiri proses manajemen proyek. Cukup menyelesaikan tidak menjamin bahwa manfaat organisasi dari hasil proyek.
Misalnya, setelah menyelesaikan proyek jangka setahun untuk menetapkan proses manajemen mutu baru untuk organisasi Anda, Anda ingin memastikan bahwa apa yang
Anda ditetapkan untuk dilakukan adalah benar-benar tercapai. Tujuan Anda tidak hanya memberikan sebuah proses - melainkan, untuk memberikan proses yang membahas bisnis yang spesifik membutuhkan Anda ditujukan untuk memenuhi. Ini adalah ukuran nyata dari keberhasilan.
Untuk membuat sebagian besar manfaat bahwa proyek dapat memberikan, namun Anda juga perlu memeriksa untuk melihat apakah perbaikan lebih lanjut akan memberikan manfaat masih lebih besar.
Anda juga perlu memastikan bahwa pelajaran yang dipelajari selama proyek ini tidak dilupakan. Anda dapat lebih efektif merancang dan melaksanakan proyek-proyek masa depan ketika Anda mengambil keuntungan dari pelajaran melalui pengalaman proyek sebelumnya.
Jadi bagaimana Anda bisa benar mengukur keberhasilan sebuah proyek, dan bekerja ke arah perbaikan terus-menerus? Di sinilah proses Post-Pelaksanaan Review (PIR) sangat membantu. Ini membantu Anda menjawab pertanyaan-pertanyaan kunci berikut:
- Apakah proyek sepenuhnya memecahkan masalah itu dirancang untuk mengatasi?
- Bisakah kita mengambil hal-hal lebih lanjut, dan memberikan manfaat yang lebih besar?
- Pelajaran apa yang kita pelajari bahwa kita dapat berlaku untuk proyek-proyek masa depan?
PIR Proses
Kunci untuk sukses adalah PIR mengakui bahwa waktu yang dihabiskan untuk proyek tersebut hanya sebagian kecil dari waktu yang sedang berlangsung-line.
Bagi orang-orang dan organisasi yang akan bekerja pada proyek-proyek serupa di masa depan, masuk akal untuk belajar pelajaran sebanyak mungkin, sehingga kesalahan tidak diulang dalam proyek-proyek masa depan.
Dan untuk organisasi manfaat dari proyek tersebut, masuk akal untuk memastikan bahwa semua manfaat yang diinginkan telah terwujud, dan untuk memahami apa manfaat tambahan dapat dicapai.
Ketika ke Review
Waktu yang baik untuk mulai berpikir tentang Tinjauan Pelaksanaan Post adalah ketika anggota tim proyek mengingat paling - tak lama setelah proyek tersebut telah disampaikan, dan ketika sebagian besar masalah telah disetrika keluar. Mulai untuk daftar ide-ide dan pengamatan sementara mereka masih segar dalam pikiran orang.
Namun, untuk cukup menilai kualitas pelaksanaan dan menyelesaikan proses ini, Anda harus menunggu cukup lama untuk perubahan yang disebabkan oleh proyek untuk benar-benar berlaku.
Mungkin akan ada masa penyesuaian sebelum Anda akhirnya bisa meninjau solusi seperti yang dimaksudkan untuk beroperasi: Anda mungkin akan perlu untuk mengatasi beberapa perlawanan biasa untuk berubah, berpegangan tangan orang sementara mereka beroperasi sistem baru, dan menghilangkan masalah teknis yang tidak muncul ketika deliverables diuji. Karena itu Anda harus biasanya memungkinkan beberapa minggu, atau bahkan beberapa bulan, sebelum melakukan PIR penuh. Jika memungkinkan, memungkinkan untuk setidaknya satu, penuh, siklus sukses dari bisnis sebelum meninjau pelajaran.
Apa yang harus Tinjauan
Berikut adalah beberapa tips untuk melakukan PIR:
- Mintalah keterbukaan - Tekankan pentingnya bersikap terbuka dan jujur dalam penilaian Anda, dan pastikan bahwa orang tidak dengan cara dihukum untuk menjadi terbuka.
- Jadilah Tujuan - Menjelaskan apa yang telah terjadi dalam hal tujuan, dan kemudian fokus pada perbaikan.
- Keberhasilan Dokumen - Dokumen praktek dan prosedur yang menyebabkan keberhasilan proyek, dan membuat rekomendasi untuk menerapkan mereka untuk proyek-proyek masa depan yang sama.
- Melihat dengan belakang - Berikan perhatian pada "tidak diketahui" (sekarang dikenal!) Yang mungkin telah meningkatkan risiko implementasi. Mengembangkan cara mencari keluar untuk ini dalam proyek mendatang.
- Jadilah berfokus pada masa depan - Ingat, tujuannya adalah untuk fokus pada masa depan, untuk tidak menyalahkan atas apa yang terjadi di masa lalu. Ini bukan waktu untuk fokus pada satu orang atau tim.
- Lihatlah baik positif dan negatif - Mengidentifikasi positif serta pelajaran negatif.
Ketika melakukan review, meliputi kegiatan sebagai berikut:
- Melakukan analisis kesenjangan.
- Review project charter untuk mengevaluasi seberapa dekat hasil proyek sesuai dengan tujuan aslinya.
- Review deliverables diharapkan (termasuk dokumentasi) dan memastikan baik bahwa semua ini telah dikirimkan ke level yang dapat diterima kualitas, atau bahwa pengganti diterima di tempat.
- Jika ada kesenjangan, bagaimana ini ditutup?
- Menentukan apakah tujuan proyek tercapai.
- Apakah berfungsi penyampaian seperti yang diharapkan?
- Apakah level kesalahan cukup rendah, dan cocok untuk tujuan?
- Apakah berfungsi dengan baik, dan dengan cara yang akan menyesuaikan lancar tuntutan operasi masa depan?
- Apakah pengguna cukup terlatih dan didukung? Dan apakah ada cukup cukup percaya diri, orang-orang terampil di tempat?
- Apakah kontrol yang diperlukan dan sistem di tempat, dan apakah mereka bekerja dengan baik?
- Kegiatan rutin apa yang diperlukan untuk mendukung keberhasilan proyek?
- Jika ada masalah di sini, bagaimana ini ditangani?
- Bagaimana hasil akhirnya dibandingkan dengan rencana proyek asli, dalam hal kualitas, jadual dan anggaran?
- Tentukan kepuasan stakeholder.
- Apakah kebutuhan pengguna akhir 'bertemu?
- Apakah sponsor proyek merasa puas?
- Apa efek pada klien atau pengguna akhir?
- Jika individu-individu kunci yang tidak puas, bagaimana hal ini harus ditangani?
- Menentukan biaya proyek dan manfaat.
- Apa biaya akhir?
- Apa yang akan biaya untuk mengoperasikan solusi?
- Apa yang akan biaya untuk mendukung solusi di masa depan?
- Bagaimana biaya dibandingkan dengan manfaat yang dicapai?
- Jika proyek ini tidak disampaikan kembali cukup besar, bagaimana ini bisa diperbaiki?
- Mengidentifikasi bidang pengembangan lebih lanjut.
- Memiliki semua manfaat yang diharapkan tercapai? Jika tidak, apa yang dibutuhkan untuk mencapainya?
- Apakah ada kesempatan untuk pelatihan lebih lanjut dan pembinaan yang akan memKegiatanmalkan hasil?
- Bisakah Anda membuat perubahan lebih lanjut, yang akan memberikan nilai lebih?
- Apakah ada manfaat tambahan lainnya yang dapat dicapai?
- Mengidentifikasi pelajaran.
- Seberapa baik adalah deliverables proyek dinilai, dan seberapa baik adalah rentang waktu dan biaya dinilai?
- Apa yang salah, mengapa hal-hal yang salah, dan bagaimana masalah ini dapat dihindari waktu berikutnya?
- Apa yang berjalan dengan baik, dan perlu belajar dari?
Tip:
Untuk daftar rinci pertanyaan Anda mungkin ingin bertanya, melihat ini sangat baik postingan di forum Club.
- Melaporkan temuan dan rekomendasi.
- Apa yang telah Anda pelajari dari review ini?
- Apakah Anda memerlukan aktivitas korektif untuk mendapatkan manfaat yang Anda inginkan?
- Pelajaran apa yang telah Anda pelajari yang perlu dilakukan ke depan untuk proyek-proyek masa depan?
- Apakah proyek ini secara alami mengarah pada proyek-proyek masa depan, yang akan membangun keberhasilan dan manfaat yang sudah dicapai?
Cara Tinjauan
Ketika Anda melakukan tinjauan pasca-implementasi, metode dan praktik tertentu akan membantu Anda memperoleh informasi yang terbaik:
- Tentukan lingkup meninjau sebelumnya-Hal terakhir yang Anda ingin lakukan adalah untuk menciptakan sebuah masalah politik. Mengingat jumlah orang yang sering terlibat dalam proyek, itu mudah untuk menyakiti perasaan seseorang ketika meninjau keberhasilan proyek. Perjelas tujuan Anda untuk meninjau, dan membuat niat Anda jelas - ini lebih baik akan memastikan bahwa orang-orang berbagi pengalaman mereka secara terbuka dan jujur. Kemudian benar-benar memastikan bahwa Anda tetap niat ini, dan ego yang orang tidak perlu memar oleh proses!
- Tinjauan dokumen penting - Kumpulkan dokumen-dokumen proyek kunci. Ini akan membantu Anda menilai proses perencanaan proyek, serta manfaat aktual yang dicapai melalui proyek.
- Pertimbangkan untuk menggunakan tinjauan independen - Bila memungkinkan, menggunakan orang luar dalam proses peninjauan Anda untuk mendapatkan pandangan, tujuan jernih proyek. Beberapa orang merekomendasikan hanya menggunakan orang-orang independen dalam kajian, namun, Anda dapat belajar banyak dari perspektif mereka yang terlibat langsung dalam proyek - ini adalah mengapa strategi terbaik mungkin adalah untuk memiliki keseimbangan.
- Gunakan pengumpulan data yang sesuai - Kumpulkan informasi dalam cara yang paling tepat, misalnya, dengan menggunakan wawancara dan survei. Juga, tes diserahkan sendiri, untuk memastikan Anda mendapatkan langsung informasi.
- Menyampaikan laporan tepat - Laporan temuan Anda, dan mempublikasikan hasilnya. Ingat bahwa PIR dirancang untuk membantu manajer proyek melakukan proyek yang lebih efektif di masa depan, serta untuk mengukur dan mengoptimalkan manfaat dari proyek tertentu yang terakhir.
- Rekomendasi Hadir - Hadir rekomendasi rinci untuk organisasi dan pemimpin proyek, serta pelanggan dan stakeholder lainnya. Sertakan sebanyak orang yang diperlukan sehingga Anda tetap - dan menerapkan - informasi praktek terbaik di masa depan.
Ketika Anda merencanakan PIR, sadar akan biaya dan manfaat dari proses peninjauan itu sendiri. Wawancara stakeholder dan pelanggan, pengujian solusi, dan mendokumentasikan hasilnya memakan waktu kegiatan. Pastikan waktu dan sumber daya yang didedikasikan untuk meninjau konsisten dengan lingkup proyek dan output, dan bahwa keuntungan potensial dari melakukan review adalah sepadan meletakkan masuk
Poin Kunci
Sebuah Tinjauan Pasca-Implementasi (PIR) dilakukan setelah menyelesaikan proyek. Tujuannya adalah untuk mengevaluasi apakah tujuan proyek telah dipenuhi, untuk menentukan seberapa efektif proyek itu dijalankan, untuk mempelajari pelajaran untuk masa depan, dan untuk memastikan bahwa organisasi mendapatkan manfaat yang mungkin terbesar dari proyek tersebut.
Setelah proyek panjang, hal terakhir tim proyek banyak ingin lakukan adalah menghidupkan kembali proses dan mencari cara untuk meningkatkan. Namun, tinjauan ke depan dapat menemukan banyak tips dan strategi untuk perbaikan.
Dengan melakukan PIR menyeluruh dan tepat waktu, Anda akan mengidentifikasi pelajaran-pelajaran kunci pelajari - dan Anda kemudian dapat menerapkan pelajaran untuk perencanaan dan pengelolaan proyek mendatang.
0 comments:
Post a Comment