14.1 Jenis-jenis Informasi Proyek
Proyek konstruksi pasti menghasilkan set besar dan kompleks informasi. Efektif mengelola ini sebagian besar informasi untuk memastikan ketersediaan dan akurasi merupakan tugas penting manajerial.
Informasi yang buruk atau hilang dengan mudah dapat menyebabkan keterlambatan proyek, keputusan ekonomis, atau bahkan kegagalan lengkap dari fasilitas yang diinginkan.
Sayang pemilik dan manajer proyek yang tiba-tiba menemukan pada tanggal pengiriman diharapkan bahwa komponen fasilitas penting belum dibuat dan tidak dapat disampaikan selama enam bulan! Dengan informasi yang lebih baik, masalah bisa telah diidentifikasi sebelumnya, sehingga pemasok alternatif mungkin telah ditemukan atau jadwal diatur. Baik desain proyek dan kontrol krusial bergantung pada informasi yang akurat dan tepat waktu, serta kemampuan untuk menggunakan informasi ini secara efektif. Pada saat yang sama, terlalu banyak informasi yang tidak terorganisir yang disajikan kepada manajer dapat mengakibatkan kebingungan dan kelumpuhan pengambilan keputusan.
Sebagai hasil proyek, jenis dan luasnya informasi yang digunakan oleh berbagai organisasi yang terlibat akan berubah.
Sebuah daftar dari set informasi yang paling penting akan mencakup:
• arus kas dan rekening pengadaan untuk setiap organisasi,
• antara hasil analisis selama perencanaan dan desain,
• desain dokumen, termasuk gambar dan spesifikasi,
• jadual dan perkiraan biaya konstruksi,
• kontrol kualitas dan jaminan catatan,
• kronologis file korespondensi proyek dan nota,
• pembangunan bidang kegiatan dan log inspeksi,
• hukum kontrak dan dokumen peraturan.
Beberapa set informasi berkembang sebagai hasil proyek. Akun-akun keuangan pembayaran selama seluruh proyek ini adalah contoh dari pertumbuhan secara keseluruhan.
Bagian hasil waktu dalam penambahan mantap dalam account ini, sedangkan penambahan aktor baru seperti kontraktor menyebabkan lonjakan tiba-tiba dalam jumlah rekening.
Beberapa set informasi penting di satu tahap proses tapi kemudian dapat diabaikan. Contoh umum termasuk database perencanaan atau analisis struktural yang biasanya tidak digunakan selama konstruksi atau operasi.
Namun, mungkin diperlukan pada tahap-tahap selanjutnya dalam proyek untuk kembali melakukan analisis untuk mempertimbangkan perubahan yang diinginkan. Dalam kasus ini, penyimpanan informasi dan pengambilan arsip menjadi penting. Bahkan setelah selesainya konstruksi, catatan kronologis sangat penting untuk digunakan selama operasi, untuk menilai tanggung jawab dalam kasus kegagalan fasilitas atau untuk perencanaan proyek-proyek serupa di tempat lain.
Kontrol dan arus informasi juga penting untuk lingkungan kerja kolaboratif, di mana banyak profesional bekerja pada aspek yang berbeda dari proyek dan berbagi informasi. Lingkungan kerja kolaboratif menyediakan fasilitas untuk berbagi datafiles, keputusan pelacakan, dan komunikasi melalui surat elektronik atau konferensi video. Para datastores dalam lingkungan kerja kolaboratif dapat menjadi sangat besar.
Berdasarkan beberapa proyek konstruksi, Maged Abdelsayed dari Tardif, Murray & Assoc (Quebec, Kanada) memperkirakan angka rata-rata berikut untuk proyek khas dari US $ 10 juta:
• Jumlah peserta (perusahaan) : 420 (termasuk semua pemasok dan sub-sub-kontraktor)
• Jumlah peserta (individu) : 850
• Jumlah berbagai jenis dokumen yang dihasilkan : 50
• Jumlah halaman dokumen : 56.000
• Jumlah bankir kotak untuk menahan dokumen proyek : 25
• Jumlah 4 laci lemari arsip : 6
• Jumlah diameter 20inch, 20 tahun, 50 kaki tinggi, pohon-pohon yang digunakan untuk menghasilkan volume kertas : 6
• Setara jumlah Mega Bytes data elektronik untuk scan : 3.000 MB
• Setara jumlah compact disc (CD) : 6
Meskipun mungkin ada biaya yang besar karena informasi yang tidak akurat atau hilang, ada juga biaya yang signifikan yang terkait dengan pembangkit, penyimpanan, pengambilan transfer, dan manipulasi informasi lain. Selain biaya pekerjaan administratif dan alat bantu menyediakan seperti komputer, organisasi dan penting perhatian dari manajer proyek, termasuk sumber daya yang langka pada setiap proyek konstruksi. Hal ini berguna, karena itu, untuk memahami ruang lingkup dan alternatif untuk mengorganisir informasi proyek.
