Bagian 12.3 menggambarkan perkembangan informasi untuk kontrol biaya proyek sehubungan dengan berbagai kegiatan fungsional yang muncul dalam anggaran proyek.
Manajer proyek juga terlibat dengan penilaian status keseluruhan proyek, termasuk status kegiatan, pembiayaan, pembayaran dan penerimaan. Ini terdiri dari berbagai item proyek dan uang tunai arus pembiayaan yang dijelaskan dalam bab-bab sebelumnya.
Komponen-komponen ini meliputi biaya yang dikeluarkan (seperti dijelaskan di atas), tagihan dan kuitansi untuk penagihan kepada pemilik (untuk kontraktor), jumlah yang dibayarkan kepada pemasok dan kontraktor, pembiayaan Rencana arus kas (untuk obligasi atau instrumen keuangan lainnya), dll
Sebagai contoh pengendalian arus kas, mempertimbangkan laporan yang ditunjukkan dalam Tabel 12-8. Dalam hal ini, biaya tidak dibagi ke dalam kategori fungsional seperti pada Tabel 12-4, seperti tenaga kerja, bahan, atau peralatan. Tabel 12-8 merupakan ringkasan status proyek dilihat dari komponen yang berbeda dari sistem akuntansi. Dengan demikian, agregasi dari berbagai jenis paparan biaya atau komitmen biaya ditunjukkan pada Tabel 12-0 belum dilakukan. Unsur-unsur dalam Tabel 12-8 termasuk:
Ini adalah ringkasan dari biaya sebagaimana tercermin oleh pekerjaan account biaya, termasuk pengeluaran dan perkiraan biaya. Baris ini memberikan ringkasan agregat dari informasi biaya kegiatan rinci dijelaskan pada bagian sebelumnya. Untuk contoh ini, biaya total 2 Juli (7 / 02) adalah $ 8.754.516, dan perkiraan biaya asli $ 65.863.092, sehingga persentase perkiraan lengkap 8754516 / 65863092 atau 13,292%. Namun, manajer proyek sekarang proyek dengan biaya $ 66.545.263 untuk proyek tersebut, mewakili meningkat $ 682.171 atas perkiraan semula. Perkiraan baru ini akan mencerminkan persentase sebenarnya dari pekerjaan yang telah diselesaikan serta efek lain seperti perubahan harga unit untuk tenaga kerja atau material. Tak perlu dikatakan, kenaikan biaya yang diharapkan tidak menyambut perubahan kepada manajer proyek.
• Billings
Baris ini merangkum keadaan arus kas sehubungan dengan pemilik fasilitas; baris ini tidak akan disertakan untuk laporan kepada pemilik. Nilai kontrak adalah $ 67.511.602, dan total $ 9.276.621 atau 13,741% dari kontrak telah ditagih. Jumlah tagihan yang diijinkan ditentukan menurut ketentuan kontrak antara pemilik dan teknik, arsitek, atau konstruktor. Dalam hal ini, total penagihan telah melampaui proporsi penyelesaian proyek diperkirakan. Kolom akhir termasuk laba bersih saat ini diproyeksikan dari $ 966.339. Angka ini dihitung sebagai jumlah kontrak biaya kurang diproyeksikan: 67.511.602 - 66.545.263 = $ 966.339. Perhatikan bahwa angka laba tidak mencerminkan nilai waktu dari uang atau diskon.
Baris ini merangkum keadaan arus kas sehubungan dengan pemilik fasilitas; baris ini tidak akan disertakan untuk laporan kepada pemilik. Nilai kontrak adalah $ 67.511.602, dan total $ 9.276.621 atau 13,741% dari kontrak telah ditagih. Jumlah tagihan yang diijinkan ditentukan menurut ketentuan kontrak antara pemilik dan teknik, arsitek, atau konstruktor. Dalam hal ini, total penagihan telah melampaui proporsi penyelesaian proyek diperkirakan. Kolom akhir termasuk laba bersih saat ini diproyeksikan dari $ 966.339. Angka ini dihitung sebagai jumlah kontrak biaya kurang diproyeksikan: 67.511.602 - 66.545.263 = $ 966.339. Perhatikan bahwa angka laba tidak mencerminkan nilai waktu dari uang atau diskon.
• Hutang
Baris Hutang merangkum jumlah utang oleh kontraktor untuk materi, tenaga kerja pemasok atau sub-kontraktor. Pada saat laporan ini, $ 6.719.103 telah dibayarkan kepada subkontraktor, pemasok bahan, dan lain-lain. Faktur dari $ 1.300.089 telah terkumpul tetapi belum dibayar. Sebuah retensi $ 391.671 telah dikenakan pada subkontraktor, dan $ 343.653 dalam biaya tenaga kerja langsung telah terjadi. Total hutang adalah sama dengan biaya total proyek ditunjukkan pada baris pertama biaya.
• Piutang
Baris ini merangkum arus kas penerimaan dari pemilik. Perhatikan bahwa penerimaan yang sebenarnya dari pemilik mungkin berbeda dari jumlah yang ditagih karena pembayaran tertunda atau retainage pada bagian pemilik. Net-ditagih sama dengan retensi kurang kotor ditagih oleh pemiliknya. Dalam hal ini, kotor ditagih adalah $ 9.276.621 (seperti yang ditunjukkan di baris tagihan), yang ditagih bersih $ 8.761.673 dan retensi adalah $ 514.948.
Sayangnya, hanya $ 7.209.344 telah diterima dari pemilik, sehingga jumlah piutang terbuka adalah (substantial!) $ 2.067.277 karena dari pemilik.
• Posisi Kas
Baris ini merangkum posisi kas proyek seolah-olah semua biaya dan penerimaan untuk proyek itu digabungkan dalam satu account. Pengeluaran yang sebenarnya telah $ 7.062.756 (dihitung sebagai biaya total $ 8.754.516 subkontraktor retensi kurang dari $ 391.671 dan tagihan yang belum dibayar dari $ 1.300.089) dan $ 7.209.344 telah diterima dari pemilik.
Akibatnya, saldo kas bersih $ 146.588 ada yang dapat digunakan dalam kepentingan mendapatkan rekening bank atau untuk membiayai defisit pada proyek-proyek lainnya.
Akibatnya, saldo kas bersih $ 146.588 ada yang dapat digunakan dalam kepentingan mendapatkan rekening bank atau untuk membiayai defisit pada proyek-proyek lainnya.
Setiap baris yang ditunjukkan pada Tabel 12-8 akan berasal dari set yang berbeda dari rekening keuangan. Laporan tambahan dapat disiapkan pada arus kas untuk pembiayaan obligasi atau biaya bunga dalam rekening cerukan.
TABEL 12-8 Contoh Laporan Arus Kas Status
| |||||
Biaya
7 / 02 |
Biaya
8,754,516 |
Perkiraan
65,863,092 |
Lengkapi%
13.292 |
Proyeksi
66,545,263 |
Ubah
682,171 |
Billings
7 / 01 |
Kontrak
67,511,602 |
Bill Gross
9,276,621 |
% Ditagih
13.741 |
Keuntungan
966,339 | |
Hutang
7 / 01 |
Dibayar
6,719,103 |
Buka
1,300,089 |
Penyimpanan
391,671 |
Tenaga kerja
343,653 |
Total
8,754,516 |
Piutang
7 / 02 |
Bill Bersih
8,761,673 |
Diterima
7,209,344 |
Penyimpanan
514,948 |
Buka
2,067,277 | |
Posisi Kas
|
Dibayar
7,062,756 |
Diterima
7,209,344 |
Posisi
146,588 | ||
Status keseluruhan proyek tersebut membutuhkan sintesis potongan informasi yang berbeda diringkas dalam Tabel 12-8. Setiap sistem akuntansi yang berbeda memberikan kontribusi ke meja ini memberikan pandangan yang berbeda mengenai status proyek. Dalam contoh ini, informasi anggaran menunjukkan bahwa biaya lebih tinggi dari yang diharapkan, yang bisa mengganggu. Namun, keuntungan masih diharapkan untuk proyek tersebut. Sejumlah besar uang karena dari pemilik, dan ini bisa berubah menjadi masalah jika pemilik terus tertinggal dalam pembayaran. Akhirnya, posisi kas positif untuk proyek ini sangat diinginkan karena biaya pendanaan dapat dihindari.
Laporan status pekerjaan diilustrasikan dalam ini dan bagian sebelumnya menyediakan alat utama untuk pengendalian biaya proyek. Laporan yang berbeda dengan jumlah yang bervariasi laporan detail dan item yang akan dipersiapkan untuk individu yang berbeda yang terlibat dalam proyek. Laporan kepada manajemen atas akan ringkasan, laporan individu-individu staf khusus akan menekankan tanggung jawab mereka (misalnya pembelian, penggajian, dll), dan laporan rinci akan diberikan kepada manajer proyek individu. Ditambah dengan laporan penjadwalan dijelaskan dalam Bab 10, laporan-laporan ini memberikan pandangan sekilas tentang bagaimana proyek yang dilakukan. Tentu saja, laporan-laporan jadwal dan biaya harus ditegaskan oleh prestasi aktual dan masalah yang terjadi di lapangan.
Misalnya, jika pekerjaan sudah selesai adalah sub-standar mutu, laporan tersebut tidak akan mengungkapkan masalah seperti itu. Meskipun laporan menunjukkan proyek tepat waktu dan anggaran, kemungkinan kembali bekerja atau kinerja fasilitas tidak memadai karena masalah kualitas dengan cepat akan membalikkan situasi cerah.
