2. Kerangka Manajemen Proyek

2.1 Tahapan dan Proses Manajemen Proyek

Penataan proyek Anda

Kontrol setiap fase proyek dengan gerbang keluar.

Untuk semua tapi proyek terkecil, manajer proyek berpengalaman menggunakan metodologi manajemen proyek yang mapan. Ini adalah sistem sering dipublikasikan - seperti PMBOK (Project Management Body of Knowledge) atau PRINCE2 - tetapi mereka juga membentuk organisasinya secara metodologi in-house yang spesifik .

Pendekatan ini memiliki beberapa perbedaan dalam penekanannya, dan mereka cenderung menggunakan istilah yang sedikit berbeda, tapi mereka umumnya membagi dua kunci fitur : proyek disampaikan dalam tahap, dan proses manajemen proyek tertentu yang umum berjalan di tahap ini.
Ini diilustrasikan dalam Gambar 1. 

Tahapan Proyek

Fase, atau tahap, sangat penting bagi manajer proyek. Dengan berpikir dalam istilah fase, Anda dapat memastikan bahwa deliverables yang dihasilkan pada akhir setiap tahap memenuhi tujuan mereka, dan bahwa anggota tim proyek (atau sub-tim) benar siap untuk tahap berikutnya.

Anda mengidentifikasi deliverables diperlukan untuk setiap fase dari Breakdown Struktur Kerja (WBS) untuk itu. WBS disusun sebagai bagian dari kegiatan persiapan Anda, dan kemudian divalidasi oleh seluruh tim proyek. Pada akhir setiap fase tandai setiap seorang, tanggapan terhadap deliverables dari fase itu. (Pada tahap persiapan Anda, memikirkan yang perlu untuk menyetujui setiap deliverable yang menyetujui mungkin termasuk papan proyek, sponsor proyek, atau kunci stakeholder..) Setelah deliverables disetujui, fase selesai dan tim proyek dapat melewati "gate"(gerbang) " "ke tahap berikutnya. Inilah sebabnya mengapa istilah "stage/gate" / "panggung / gerbang" digunakan begitu sering dalam manajemen proyek.

Fase yang tepat, dan urutan di mana mereka selesai, dapat sedikit berbeda, tergantung pada apa yang Anda butuhkan untuk mencapai dengan proyek Anda. Fase adalah sebagai berikut:

• Strategi proyek dan kasus bisnis.
• Persiapan.
• Desain.
• Pengembangan dan pengujian.
• Pelatihan dan kesiapan bisnis.
• Dukungan dan realisasi manfaat.
• Proyek dekat.

Mari kita menjelajahi setiap fase lebih terinci.

• Strategi proyek dan kasus bisnis - Pada fase ini, Anda menentukan proyek secara keseluruhan kebutuhan bisnis , dan mengusulkan pendekatan atau metodologi yang ingin Anda gunakan untuk mengatasinya.
• Pintu gerbang pada akhir dari tahap ini adalah persetujuan level atas usulan proyek Anda dan dari kasus bisnis yang memvalidasi pendekatan yang ingin Anda gunakan. Anda juga harus menunjukkan bahwa Anda dapat mencapai tujuan proyek dalam jadual dan anggaran yang dibutuhkan.

Tip:
Pastikan bahwa Anda meninjau kasus bisnis di akhir setiap fase proyek untuk memastikan bahwa itu masih berlaku. Jika sesuatu telah berubah, maka di revisi sesuai kebutuhan.

• Persiapan - Di sini, Anda bekerja dengan para pemangku kunci kepentingan  dan anggota tim proyek yang telah diidentifikasi untuk mendirikan dan memulai proyek:
• Lengkapi level atas dengan Perincian Struktur Kerja / Work Breakdown Structures (WBS)  .
• Tentukan level atas dengan rencana proyek di tingkat milestone . (Bekerja dengan anggota tim proyek yang tepat untuk menghasilkan rencana rinci pada setiap tahap berikutnya ini menjamin bahwa mereka memiliki rasa kepemilikan rencana ini..)
• Mengidentifikasi dan merekrut anggota proyek.
• Menghasilkan Dokumen Inisiasi Proyek .
• Pilih pihak ketiga untuk digunakan dalam proyek fase awal (misalnya, TI subkontraktor atau mitra).
• Masukan tindakan di tempat untuk mengamankan sumber daya kunci. (Sebagai contoh, kamar cadangan untuk tahap pelatihan, dan mengalokasikan meja dan PC / printer untuk tim proyek.)
• Desain - Mulai kerja yang terlibat dengan menciptakan deliverable proyek, menggunakan strategi proyek, kasus bisnis, dan Proyek Dokumen Inisiasi sebagai titik awal Anda. Kemudian bekerja sama dengan pemangku kepentingan yang relevan untuk mengembangkan desain deliverables utama. Dalam proyek-proyek yang lebih besar, Anda dapat menggunakan analis bisnis untuk membantu Anda 
• Anda mungkin memiliki papan proyek atau sponsor proyek yang bertanggung jawab untuk penandatanganan dari desain keseluruhan, tetapi pastikan Anda juga mendapatkan masukan dari stakeholder lain juga. Hal ini membantu membangun kepemilikan bisnis dari deliverable proyek.
• Jika perubahan proses yang diperlukan, gunakan Bagan Arus atau Diagram Swim Lane untuk membuat peta rinci tentang bagaimana hal-hal yang akan bekerja. Pada tahap ini, Anda harus melakukan apa saja untuk memikirkan dan menangani masalah proyek sebelum Anda mulai membangun deliverable proyek - masalah yang hampir selalu lebih mudah dan murah untuk memperbaiki pada tahap desain dari mereka sekali pekerjaan rinci pelaksanaan telah dimulai.
• Pilih stakeholder hati-hati untuk tahap desain rinci. Sebuah desain rinci yang baik adalah lebih cenderung mengarah ke proyek yang baik deliverable nya. Jika desain rinci nya buruk, deliverable proyek sangat kecil kemungkinannya untuk memenuhi persyaratan!

Tip:
Untuk proyek yang memiliki risiko teknis yang signifikan dan ketidakpastian, pertimbangkan termasuk kelayakan atau fase bukti-konsep. Hal ini meningkatkan kepastian Anda bahwa apa yang Anda rencanakan (mungkin dengan biaya besar) akan bekerja, sedangkan yang memungkinkan Anda untuk membatalkan proyek dengan biaya minimum jika bukti-konsep gagal.

• Pengembangan dan pengujian - Dengan semua perencanaan dan perancangan lengkap, tim proyek sekarang dapat mulai mengembangkan dan membangun komponen output proyek - entah itu sebuah software, jembatan, atau proses bisnis.
• Sebagai bagian dari fase ini, Anda perlu untuk menguji komponen-komponen secara menyeluruh untuk memastikan bahwa mereka bekerja sebagaimana mestinya.
• Pelatihan dan bisnis kesiapan - Tahap ini adalah semua tentang mempersiapkan peluncuran proyek atau "go live." Lakukan hal berikut selama fase ini:
• Melatih pengguna.
• Taruh dalam mendukung tempat yang sedang berlangsung.
• Mentransfer data ke sistem baru.
• Mengidentifikasi apa yang dibutuhkan untuk proyek yang akan efektif sejak tanggal peluncuran, dan memastikan bahwa Anda punya cukup untuk ke tujuan ini.
• Dukungan dan realisasi manfaat - Pastikan Anda memberikan dukungan transisi untuk bisnis setelah proyek diluncurkan, dan mempertimbangkan apa yang diperlukan sebelum anggota tim Anda ditugaskan kembali. Tim proyek sering ditugaskan untuk bekerja yang lain terlalu cepat setelah proyek telah "hidup", yang berarti bahwa manfaat proyek sering tidak disadari sepenuhnya.
• Monitor deliverables manfaat proyek . Anda dapat menggunakan ini untuk mempromosikan proyek Anda atau untuk memberikan informasi tentang tindakan lainnya yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek tersebut berhasil.
• Anda dapat memantau manfaat sebagai bagian dari "bisnis seperti biasa" kegiatan, dan Anda harus (idealnya) terus melakukannya setelah proyek ditutup.
• Proyek dekat - Penutupan proyek bukan bagian paling menarik dari siklus hidup proyek, tetapi, jika Anda tidak melakukannya dengan benar, Anda mungkin menghalangi kelanjutan manfaat deliverables bagi organisasi. Pastikan Anda melakukan hal berikut:
• Lengkap dan ter-dokumentasi.
• Melaksanakan Tinjauan Pasca-Implementasi , sehingga Anda dan rekan Anda dapat menggunakan pengalaman yang Anda peroleh dalam proyek mendatang.
• Gunakan koneksi bisnis Anda untuk menetapkan kembali anggota tim proyek untuk peran yang sesuai dalam organisasi. Anda tidak ingin kehilangan pengalaman dan pengetahuan yang mereka peroleh dari bekerja pada proyek.

Proses Manajemen Proyek

Kunci Proses manajemen proyek, yang menjalankan meskipun semua fase-fase ini, adalah:

• Tahap manajemen.
• Perencanaan.
• Kontrol.
• Manajemen tim.
• Komunikasi.
• Pengadaan.
• Integrasi.

Mari kita lihat setiap proses lebih terinci.

• Manajemen Fase - Di sini, Anda memastikan bahwa Anda cukup memenuhi persyaratan untuk menyelesaikan setiap tahap, dan untuk memulai yang berikutnya. Untuk melakukan ini, pastikan bahwa Anda sepenuhnya memahami "gerbang", atau deliverables yang harus diselesaikan dan disetujui oleh stakeholder yang tepat sebelum Anda dapat keluar dari fase. Deliverables dan sign-off persyaratan biasanya diidentifikasi dalam Dokumen Proyek Inisiasi , jadi review ini tepat selama proyek.
• Perencanaan - Melaksanakan perencanaan level atas untuk keseluruhan proyek pada awal proyek, kemudian melakukan perencanaan yang lebih rinci untuk setiap fase pada awal setiap tahap. Pastikan bahwa Anda memiliki orang yang tepat, sumber daya, metodologi, dan alat pendukung di tempat untuk setiap tahap perencanaan, sehingga Anda dapat memberikan proyek tepat waktu, anggaran, dan standar kualitas yang tepat.
• Kontrol - Ini penting untuk mengontrol ruang lingkup , biaya , dan isu-isu , dan mengelola waktu, risiko , dan manfaat secara efektif. Membuat laporan yang berisi informasi yang Anda butuhkan untuk menciptakan gambaran yang akurat tentang bagaimana hal untuk melanjutkan nya. Sebuah cara yang umum untuk melakukan hal ini adalah dengan menggunakan Dashboard Proyek .
• Tim manajemen - Sebagai manajer proyek, Anda bertanggung jawab untuk mengelola tim proyek. Bekerja pada sebuah proyek sering berbeda dari yang paling kegiatan "bisnis seperti biasa", dan pekerjaan proyek mungkin memerlukan pendekatan yang berbeda dan set keterampilan. Dengan demikian, Anda mungkin perlu pelatihan manajemen proyek yang spesifik dan dukungan. Dan ada tambahan kompleksitas dalam mengelola anggota tim yang memiliki tanggung jawab proyek serta peran lainnya pada waktu yang sama (lihat artikel kami pada Mengelola tim lintas fungsional untuk lebih lanjut tentang ini).
• Komunikasi - Pastikan bahwa Anda jelas tentang siapa yang bertanggung jawab untuk berkomunikasi dengan anggota tim, papan proyek, yang berbeda stakeholder dalam bisnis, dan pihak ketiga terkait. Komunikasi yang tidak memadai merupakan masalah yang sering daerah untuk proyek-proyek, dan perlu perhatian untuk berkomunikasi dengan baik.
• Artikel kami pada kemampuan komunikasi merupakan titik awal yang berguna untuk mengembangkan kepentingan keterampilan ini.
• Pengadaan - Ini adalah area spesialis. Banyak proyek menyewa pihak ketiga untuk mengelola pembelian, terutama ketika melibatkan sistem TI. Mengelola pihak ketiga sering peran manajer proyek. Lihat artikel kami tentang Permintaan Dokumen Proposalz dan Manajemen Pengadaan untuk lebih lanjut tentang ini.
• Integrasi - Banyak proyek tidak berdiri sendiri dalam sebuah organisasi - mereka sering berdampak pada bidang lain dari bisnis. Pastikan bahwa Anda mempertimbangkan bagaimana proyek Anda akan antarmuka dengan proyek lain atau fungsi.

Kunci Poin

Manajemen proyek formal melibatkan dan mengikuti metodologi proyek yang ditetapkan manajemen. Pada gilirannya, sebagian besar metodologi mengikuti serangkaian fase proyek umum, dengan proses umum yang berjalan di setiap tahap.

Bab Sebelumnya| Daftar Isi | Bab Selanjutnya