2.2 Siklus Perencanaan

 

Sebuah Proses Perencanaan berukuran Proyek Menengah

Perencanaan adalah proses iteratif.
 

Siklus Perencanaan menyatukan semua aspek perencanaan menjadi proses, koheren bersatu.
 
Dengan perencanaan dalam struktur ini, Anda akan membantu untuk memastikan bahwa rencana Anda sepenuhnya dipertimbangkan, baik fokus, ulet, praktis dan hemat biaya. Anda juga akan memastikan bahwa
Anda belajar dari kesalahan yang Anda buat, dan umpan balik ini ke dalam perencanaan masa depan dan Pengambilan Keputusan.

Perencanaan menggunakan siklus ini akan membantu Anda untuk merencanakan dan mengelola proyek yang sedang berlangsung sampai level kerumitan tertentu - ini akan tergantung dari situasi. Untuk proyek yang melibatkan banyak orang selama jangka waktu yang panjang, metodologi dan pendekatan yang lebih formal diperlukan (lihat Mengelola Proyek Besar dan Program ).

Cara Menggunakan Alat:

Hal terbaik adalah memikirkan perencanaan sebagai siklus, bukan proses langsung.
Setelah Anda telah menyusun rencana Anda harus mengevaluasi apakah ada kemungkinan untuk berhasil. Evaluasi ini mungkin biaya atau yang berbasis jumlah, atau dapat menggunakan alat-alat analisis lainnya. Analisis ini mungkin menunjukkan bahwa rencana Anda dapat menyebabkan konsekuensi yang tidak diinginkan, mungkin terlalu banyak biaya, atau hanya mungkin tidak bekerja.
 

Dalam hal ini Anda harus siklus kembali ke tahap awal. Atau Anda mungkin harus meninggalkan rencana sama sekali - hasil dari proses perencanaan mungkin bahwa yang terbaik adalah melakukan apa-apa!

Akhirnya, Anda harus memberi meneguk kembali apa yang telah Anda pelajari dengan satu rencana ke berikutnya.
 
Siklus Perencanaan ditunjukkan pada gambar 1:

Tahap-tahap dalam proses perencanaan dijelaskan di bawah ini:

Tahap 1. Analisis Peluang

Hal pertama yang harus dilakukan adalah melakukan adalah melihat apa yang perlu dilakukan. Anda akan mengkristal ini menjadi tujuan formal di tahap selanjutnya dalam proses.

Salah satu pendekatan untuk ini adalah untuk menguji posisi Anda saat ini, dan memutuskan bagaimana Anda dapat memperbaikinya. Ada sejumlah teknik yang akan membantu Anda untuk melakukan hal ini:

• Analisis SWOT :
  Ini adalah analisis formal kekuatan dan kelemahan, dan peluang dan ancaman yang Anda hadapi.
• Analisis Risiko :
  Hal ini membantu Anda untuk melihat risiko proyek, kelemahan dalam organisasi Anda atau operasi, dan mengidentifikasi risiko yang Anda terkena. Dari ini Anda dapat merencanakan untuk menetralisir beberapa risiko.
• Memahami tekanan untuk perubahan:
  Atau, orang lain (misalnya klien) dapat menekan Anda untuk mengubah cara Anda melakukan sesuatu. Atau lingkungan Anda mungkin akan berubah, dan Anda mungkin perlu untuk mengantisipasi atau merespon hal ini. Tekanan mungkin timbul dari perubahan dalam perekonomian, undang-undang baru, persaingan, perubahan dalam sikap masyarakat, teknologi baru, atau perubahan dalam pemerintahan.

Sebuah pendekatan yang berbeda adalah dengan menggunakan salah satu dari berbagai macam teknik kreatifitas untuk bekerja dimana Anda dapat membuat perbaikan. Alat-alat kreativitas yang kuat berujung pada proses Simplex .

Tahap 2. Mengidentifikasi Tujuan Rencana Anda

Setelah Anda telah menyelesaikan analisis yang realistis dari kesempatan untuk perubahan, langkah berikutnya adalah untuk memutuskan tepat apa tujuan rencana Anda. Menentukan dan mendefinisikan suatu tujuan mempertajam fokus dari rencana Anda, dan membantu Anda untuk menghindari pemborosan upaya pada masalah-masalah sampingan yang tidak relevan.

Tujuannya adalah paling baik diungkapkan dalam satu kalimat sederhana. Hal ini memastikan bahwa hal itu jelas dan tajam dalam pikiran Anda.

Jika Anda mengalami kesulitan dalam merumuskan tujuan dari rencana Anda, tanyakan pada diri sendiri:

• Apa yang menjadikan saya ingin masa depan?
• Apa manfaat yang ingin saya berikan kepada pelanggan saya?
• Apa yang saya cari kembali?
• Apa standar saya bertujuan?
• Apa nilai-nilai saya dan organisasi saya percaya?

Anda bisa menyajikan tujuan ini sebagai ' Pernyataan Visi 'atau' Pernyataan Misi '. Pernyataan visi mengungkapkan manfaat bahwa organisasi akan memberikan kepada pelanggan. Sebagai contoh, pernyataan visi untuk Alat Pikiran adalah: "Untuk memperkaya kualitas kehidupan kita pelanggan dengan menyediakan alat untuk membantu mereka untuk berpikir dengan cara yang paling produktif dan efektif mungkin 'Meskipun ini bertele-tele, itu menjelaskan apa situs ini bertujuan. untuk melakukan.

Pernyataan misi memberikan ekspresi konkret untuk pernyataan Visi, menjelaskan bagaimana itu harus dicapai. Pernyataan misi untuk situs ini adalah: "Untuk memberikan, terstruktur dengan baik diakses, survei singkat dari alat pikiran terbaik dan paling tepat yang tersedia '.

Tahap 3. Menjelajahi Pilihan

Pada tahap ini Anda harus tahu di mana Anda berada dan apa yang ingin Anda lakukan. Hal berikutnya yang harus dilakukan adalah untuk mengetahui bagaimana melakukannya. Para Kreativitas Alat bagian dari situs ini menjelaskan berbagai alat kreativitas yang kuat yang akan membantu Anda untuk menghasilkan pilihan.

Pada tahap ini yang terbaik adalah meluangkan sedikit waktu menghasilkan sebagai pilihan sebanyak mungkin, meskipun menggoda hanya untuk memahami gagasan pertama yang datang ke pikiran. Dengan mengambil sedikit waktu untuk menghasilkan ide sebanyak mungkin Anda dapat datang dengan solusi kurang jelas tapi lebih baik. Sama seperti mungkin, Anda dapat meningkatkan ide-ide terbaik Anda dengan bagian-bagian dari ide-ide lainnya.

Tahap 4. Memilih Opsi Terbaik

Setelah Anda telah mengeksplorasi pilihan yang tersedia untuk Anda, sekarang saatnya untuk memutuskan mana yang akan digunakan. Jika Anda memiliki waktu dan sumber daya yang tersedia, maka Anda mungkin memutuskan untuk mengevaluasi semua pilihan, melaksanakan perencanaan rinci, biaya, penilaian risiko, dll untuk masing-masing. Biasanya Anda tidak akan memiliki kemewahan ini.

Dua alat yang berguna untuk memilih pilihan terbaik Grid Analisis dan Pohon Keputusan . Analisis Grid membantu Anda untuk memutuskan antara pilihan yang berbeda di mana Anda perlu mempertimbangkan sejumlah faktor yang berbeda. Pohon Keputusan membantu Anda untuk memikirkan kemungkinan hasil mengikuti program aksi yang berbeda.

Tahap 5. Detil Perencanaan

Pada saat Anda memulai perencanaan rinci, Anda harus memiliki gambaran yang baik di mana Anda, apa yang ingin Anda capai dan berbagai pilihan tersedia untuk Anda. Anda mungkin telah memilih salah satu pilihan sebagai yang paling mungkin untuk menghasilkan hasil terbaik.

Perencanaan rinci adalah proses bekerja di luar cara yang paling efisien dan efektif untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Ini adalah proses penentuan siapa yang akan melakukan apa, kapan, dimana, bagaimana dan mengapa, dan berapa biaya.

Ketika menyusun rencana, teknik seperti penggunaan Grafik Gantt dan Analisis Critical Path dapat sangat membantu dalam mengerjakan prioritas, tenggat waktu dan alokasi sumber daya.

Ketika Anda berkonsentrasi pada tindakan yang perlu dilakukan, pastikan bahwa Anda juga berpikir tentang mekanisme kontrol yang Anda akan perlu untuk memantau kinerja. Ini akan mencakup kegiatan seperti pelaporan, jaminan kualitas, pengendalian biaya, dll yang diperlukan untuk menemukan dan memperbaiki penyimpangan dari rencana.

Sebuah rencana yang baik akan:

• Negara situasi saat ini.
• Memiliki tujuan yang jelas.
• Gunakan sumber daya yang tersedia.
• Detail tugas yang harus dilakukan, yang bertanggung jawab mereka, dan prioritas mereka dan tenggat waktu.
• Detil mekanisme kontrol yang akan mengingatkan Anda kesulitan dalam mencapai rencana.
• Mengidentifikasi risiko, dan rencana untuk kontinjensi. Hal ini memungkinkan Anda untuk membuat respon cepat dan efektif untuk krisis, mungkin pada saat Anda berada di surut rendah atau bingung mengikuti kemunduran.
• Pertimbangkan pengaturan transisi - bagaimana Anda menjaga hal yang terjadi saat Anda menerapkan rencana?

Tahap 6. Evaluasi Rencana dan Dampaknya

Setelah Anda telah bekerja keluar rincian dari rencana Anda, tahap berikutnya adalah untuk meninjau untuk memutuskan apakah perlu menerapkan. Di sini Anda harus objektif - tetapi banyak pekerjaan yang harus dilakukan untuk mencapai tahap ini, rencana tersebut mungkin masih tidak layak melaksanakan.

Ini adalah frustasi setelah kerja keras perencanaan rinci. Hal ini, bagaimanapun, jauh lebih baik untuk mengetahui ini sekarang daripada ketika Anda telah menginvestasikan waktu, sumber daya dan berdiri pribadi dalam keberhasilan rencana. Mengevaluasi rencana sekarang memberikan Anda kesempatan baik untuk menyelidiki pilihan lain yang mungkin lebih sukses, atau untuk menerima bahwa rencana tidak diperlukan atau harus dilakukan.

Tergantung pada keadaan, teknik-teknik berikut dapat membantu dalam mengevaluasi rencana:

• PMI (Plus/Minus/Interesting)::
  Ini adalah teknik, baik sederhana untuk 'menimbang pro dan kontra' dari keputusan. Ini melibatkan daftar poin plus dalam rencana dalam satu kolom, poin minus di kolom kedua, dan implikasi dan titik ketidakpastian dari rencana dalam kolom ketiga. Setiap titik dapat dialokasikan nilai positif atau negatif.
• Biaya / Manfaat Analisis :
  Hal ini berguna untuk mengkonfirmasikan bahwa rencana masuk akal keuangan. Hal ini melibatkan penambahan semua biaya yang terlibat dengan rencana, dan membandingkan mereka dengan manfaat yang diharapkan.
• Angkatan Bidang Analisis :
  Mirip dengan PMI, Analisa Medan Kekuatan membantu Anda untuk mendapatkan tampilan keseluruhan yang baik dari semua kekuatan untuk dan melawan rencana Anda. Hal ini memungkinkan Anda untuk melihat di mana Anda dapat membuat penyesuaian yang akan membuat rencana lebih mungkin untuk berhasil.
• Prakiraan Arus Kas  :
  Dimana keputusan ini telah terutama implikasi keuangan, seperti dalam bisnis dan perencanaan pemasaran, penyusunan Prakiraan Arus Kas dapat sangat berguna. Hal ini memungkinkan Anda untuk menilai pengaruh waktu pada biaya dan pendapatan. Hal ini juga membantu dalam menilai ukuran kas negatif dan positif terbesar mengalir terkait dengan rencana. Ketika sudah diatur pada paket spreadsheet, Arus Kas baik Prakiraan juga berfungsi sebagai model yang sangat efektif dari rencana. Ini memberi Anda dasar yang mudah untuk menyelidiki efek dari berbagai asumsi Anda.
• "6 Topi Berpikir" :
  6 Topi Berpikir adalah teknik yang sangat baik untuk digunakan untuk mendapatkan tampilan bulat dari rencana Anda dan implikasinya. Ini memberikan konteks di mana Anda dapat memeriksa rencana rasional, emosional, optimis, pesimis dan kreatif.

Setiap analisis rencana Anda harus diredam oleh akal sehat.

Jika analisis Anda menunjukkan bahwa rencana baik tidak akan memberikan manfaat yang cukup, maka baik kembali ke tahap awal dalam siklus perencanaan atau meninggalkan proses sama sekali.

Tahap 7. Menerapkan Perubahan

Setelah Anda menyelesaikan rencana Anda dan memutuskan bahwa ia akan bekerja memuaskan, sekarang saatnya untuk menerapkannya. Rencana Anda akan menjelaskan bagaimana! Hal ini juga harus detail kontrol yang akan Anda gunakan untuk memonitor pelaksanaan rencana.

Tahap 8. Menutup Rencana

Setelah Anda telah mencapai rencana, Anda dapat menutup proyek. Pada titik ini sering layak melakukan evaluasi proyek untuk melihat apakah ada pelajaran yang dapat Anda pelajari. Ini harus mencakup evaluasi proyek Anda berencana untuk melihat apakah ini bisa dilevelkan.

Jika Anda akan melaksanakan proyek serupa, mungkin patut mengembangkan dan meningkatkan suatu Aide Memoire . Ini adalah daftar judul dan poin yang perlu dipertimbangkan selama perencanaan. Menggunakan membantu Anda untuk memastikan bahwa Anda tidak lupa pelajaran di masa lalu.

Kunci:

Siklus Perencanaan adalah suatu proses yang membantu Anda untuk membuat yang baik, dianggap baik, rencana yang kuat.

Langkah pertama, analisis peluang, membantu Anda untuk dasar rencana tegas dalam realitas. 

Yang kedua, definisi tujuan, memberikan fokus rencana Anda.

Tahap ketiga adalah untuk menghasilkan cara yang berbeda sebanyak untuk mencapai tujuan ini mungkin. Dengan menghabiskan waktu mencari ini Anda dapat menemukan solusi yang lebih baik daripada yang jelas, atau mungkin dapat meningkatkan solusi yang jelas dengan bagian-bagian yang lain.

Selanjutnya pilih pendekatan yang terbaik, dan membuat rencana rinci menunjukkan bagaimana untuk menerapkannya. Evaluasi rencana ini untuk memastikan bahwa itu akan bernilai pelaksana. Jika tidak, kembali ke tahap awal dan baik meningkatkan rencana atau membuat satu yang berbeda. Jika rencana tidak terlihat seperti memproduksi manfaat cukup untuk membenarkan biaya, tidak membuat perubahan sama sekali.

Setelah Anda telah memilih tindakan, dan telah membuktikan bahwa itu adalah layak, melaksanakannya. Setelah selesai, memeriksanya dan menarik pelajaran apa pun yang Anda dapat dari itu. Umpan balik ini ke dalam perencanaan masa depan.

Bab Sebelumnya| Daftar Isi | Bab Selanjutnya