Apapun model konseptual atau sistem manajemen database diadopsi, penggunaan sistem manajemen database pusat memiliki sejumlah keunggulan dan beberapa biaya dibandingkan dengan datafiles umum digunakan tujuan khusus.Datafile terdiri dari satu set catatan diatur dan ditetapkan untuk sistem aplikasi tunggal.
Informasi relasional antara item pada record atau antara catatan tidak secara eksplisit dijelaskan atau tersedia untuk sistem aplikasi lainnya. Sebagai contoh, sebuah file dengan durasi aktivitas proyek dan waktu yang dijadwalkan dapat dirakit dan dimanipulasi oleh sistem penjadwalan proyek.
Datafile ini tidak akan selalu tersedia untuk sistem akuntansi atau perencana perusahaan.
Sebuah DBM terpusat memiliki beberapa keunggulan dibandingkan seperti sistem yang berdiri sendiri:
• Mengurangi redundansi perencanaan yang baik dapat memungkinkan data ganda atau serupa yang disimpan dalam file yang berbeda untuk aplikasi yang berbeda untuk digabungkan dan disimpan hanya sekali.
• Peningkatan ketersediaan informasi dapat dibuat tersedia untuk setiap program aplikasi melalui penggunaan DBM yang
• Mengurangi inkonsistensi jika data yang sama disimpan di lebih dari satu tempat, kemudian meng-update di satu tempat dan tidak di mana-mana dapat menyebabkan inkonsistensi dalam database.
• Paksa keamanan data otorisasi untuk menggunakan informasi dapat terpusat.
Untuk tujuan manajemen proyek, masalah peningkatan ketersediaan sangat penting. Kebanyakan program aplikasi membuat dan datafiles sendiri khususnya dalam arti bahwa informasi sulit untuk mendapatkan secara langsung untuk aplikasi lain. Masalah umum dalam mencoba untuk mentransfer data antara tujuan khusus seperti file yang hilang item data, format tidak dapat digunakan, dan format tidak dikenal.
Sebagai contoh, anggaplah bahwa Departemen Pembelian menyimpan catatan biaya sewa peralatan pada masing-masing berlangsung proyek. Data ini diatur sedemikian rupa sehingga pembayaran faktur dapat ditangani secepatnya dan rekening proyek benar didebit. Catatan disusun oleh pemasok individu untuk tujuan ini.
Catatan ini mungkin tidak sangat berguna untuk tujuan mempersiapkan perkiraan biaya sejak:
• Beberapa pemasok mungkin tidak ada dalam catatan sejarah.
• Mencari pemasok biaya terendah untuk bagian tertentu peralatan akan sangat membosankan karena setiap catatan harus membaca untuk menemukan potongan yang diinginkan peralatan dan biaya.
• Tidak ada cara langsung abstrak kode peralatan dan harga mungkin ada.
Pengaturan alternatif mungkin untuk merekam secara terpisah biaya sewa peralatan dalam (1) Records Departemen Pembelian,
(2) Biaya yang Memperkirakan Divisi, dan
(3) gudang Perusahaan.
Sementara ini mungkin beberapa database masing-masing dirancang untuk penggunaan individu, mereka mewakili redundansi yang cukup besar dan dengan mudah dapat mengakibatkan inkonsistensi karena harga berubah seiring waktu. Dengan DBM pusat, pandangan yang diinginkan untuk masing-masing tiga pengguna dapat dikembangkan dari database tunggal dari biaya peralatan.
Seorang manajer tidak perlu menyimpulkan dari diskusi ini bahwa memulai database formal akan jadi obat mujarab.
Hidup tidak pernah begitu sederhana.
Hidup tidak pernah begitu sederhana.
Instalasi dan memelihara database adalah usaha yang mahal dan memakan waktu. Sebuah database tunggal sangat rentan terhadap kegagalan peralatan. Selain itu, sistem database pusat mungkin tidak begitu mahal dan rumit sehingga menjadi tidak efektif, kami akan membahas beberapa kemungkinan untuk mentransfer informasi antara database pada bagian selanjutnya.
Namun kurangnya informasi yang baik dan manajemen informasi manual juga bisa mahal.
Satu mungkin juga kontras pengoperasian database, formal komputerisasi dengan sistem pengarsipan manual. Sebagai contoh pemasok peralatan dikutip diatas, seorang petugas pembelian berpengalaman mungkin dapat segera menemukan pemasok biaya terendah dari sepotong peralatan tertentu. Membuat identifikasi ini juga mungkin terjadi meskipun organisasi formal dari catatan oleh organisasi pemasok. Petugas yang berpengalaman akan memiliki (atau dia) sendiri subjektif, model konseptual dari informasi yang tersedia. Model subjektif dapat sangat kuat. Sayangnya, massa informasi yang diperlukan, pengenalan terus karyawan baru, dan kebutuhan untuk konsistensi pada proyek-proyek besar membuat sistem manual tersebut kurang efektif dan dapat diandalkan.
