Banyak metode formal dan organisasi yang mungkin ada untuk informasi yang diperlukan untuk manajemen proyek.
Sebelum membahas rincian perhitungan dan representasi informasi, akan berguna untuk menggambarkan implementasi pencatatan, termasuk beberapa masalah praktis dalam desain dan implementasi. Dalam bagian ini, kita akan menjelaskan suatu sistem berbasis komputer untuk memberikan halaman informasi gudang konstruksi dan manajemen dari sudut pandang pengguna sistem.
Dalam proses ini, kegunaan dari database terkomputerisasi dapat digambarkan.
Sebuah halaman atau gudang yang digunakan oleh perusahaan-perusahaan konstruksi untuk menyimpan peralatan dan memberikan persediaan bahan dan bagian yang diperlukan untuk proyek-proyek. Perusahaan besar mungkin memiliki beberapa gudang di lokasi yang berbeda sehingga dapat mengurangi waktu transit antara situs proyek dan pasokan bahan. Selain itu, lokal "meter" atau "gudang peralatan" biasanya disediakan di tempat kerja. Contoh peralatan di halaman yang akan latihan, gergaji, trailer kantor, grader, cangkul kembali, pompa beton dan crane. Item bahan mungkin termasuk paku, kayu lapis, wire mesh, bekisting, dll.
Dalam gudang konstruksi tipikal, catatan tertulis yang disimpan oleh pegawai gudang untuk rekor transfer atau pengembalian peralatan untuk situs pekerjaan, pengiriman bahan untuk pekerjaan, dan pemeliharaan sejarah potongan peralatan tertentu. Pada gilirannya, catatan ini digunakan sebagai dasar untuk proyek-proyek penagihan untuk penggunaan peralatan dan bahan. Sebagai contoh, biaya sehari-hari akan dibuat untuk proyek untuk menggunakan pompa beton. Selama sebulan, pompa beton bisa menghabiskan beberapa hari di lokasi pekerjaan yang berbeda, sehingga setiap proyek akan dikenakan biaya untuk penggunaannya. Sistem pencatatan juga digunakan untuk memantau pergerakan bahan dan peralatan antara situs sehingga peralatan yang dapat ditemukan.
Salah satu mekanisme umum untuk mengatur pencatatan adalah untuk mengisi kartu pencatatan pemindahan barang ke atau dari situs kerja. Tabel 14-1 mengilustrasikan satu rekor transfer mungkin. Dalam kasus ini, tujuh item diminta untuk situs pekerjaan Carnegie Mellon (nomor proyek 83-1557). Ketujuh item akan dimuat pada sebuah truk pengiriman, bersama dengan salinan dari rekor transfer. Ditunjukkan pada Tabel 14-1 adalah nomor kode mengidentifikasi setiap item (0.609,02, 0.609,03, dll), kuantitas dari setiap item yang diminta, suatu deskripsi item dan harga satuan. Untuk item peralatan, jumlah peralatan mengidentifikasi bagian individu peralatan yang digunakan juga dicatat, seperti No penggiling 4517 pada Tabel 14-1, sebuah harga satuan tidak ditentukan untuk peralatan tetapi biaya sewa harian mungkin dikenakan.
TABEL 14-1 Ilustrasi Record transfer Gudang Konstruksi
| ||||||
LEMBAR PENGALIHAN NOMOR 100311
| ||||||
| ||||||
ITEM NO.
|
EQ. NO.
|
QTY
|
DESKRIPSI
|
HARGA UNIT
| ||
0609.02
0609.03 0188.21 0996.01 0607.03 0172.00 0181.53 | 4517 |
200
200 1 3 4 1 1 |
Hilti Pins NK27
Hilti Pins NK27 Kiel, Box of 12 Cat, Semprot Plywood, 4 x 8 x 1 / 4 " Penggiling Grinding Wheel, 6 "Piala |
$ 0,36
0.36 6.53 5.57 11.62 14.97 | ||
| ||||||
Lembar transfer dinomori (seperti No 100311 dalam Tabel 14-1), tanggal dan preparer diidentifikasi untuk memudahkan kontrol proses pencatatan. Selama sebulan, catatan mentransfer berbagai jenis ini diakumulasi. Pada akhir bulan, masing-masing catatan transfer diperiksa untuk mengkompilasi berbagai item atau peralatan yang digunakan di proyek dan biaya yang sesuai. Membangun tagihan ini akan menjadi tugas manual membosankan.
Gerakan peralatan harus dilacak secara individual, hari di setiap situs dihitung, dan biaya harian akumulasi untuk setiap proyek. Sebagai contoh, Tabel 14-1 mencatat transfer No penggiling 4517 ke situs kerja. Proyek ini akan dikenakan tarif sewa setiap hari sampai grinder dikembalikan. Ratusan atau ribuan transfer item individu harus diperiksa, dan proses tagihan mempersiapkan dengan mudah bisa memerlukan satu atau dua minggu usaha.
Selain menghasilkan informasi penagihan, berbagai laporan akan berguna dalam proses mengelola peralatan perusahaan dan proyek-proyek individu. Rekaman sejarah penggunaan potongan peralatan tertentu yang berguna untuk perencanaan pemeliharaan dan memutuskan penjualan atau scrapping peralatan.
Laporan tentang jumlah kumulatif bahan dan peralatan dikirim ke situs pekerjaan akan menjadi manfaat yang jelas untuk manajer proyek. Laporan komposit pada jumlah, lokasi, dan penggunaan potongan peralatan jenis tertentu juga bermanfaat dalam membuat keputusan tentang pembelian peralatan baru, kontrol persediaan, atau untuk perencanaan proyek.
Sayangnya, memproduksi masing-masing memerlukan laporan manual memilah-milah sejumlah besar kartu transfer. Atau, pencatatan untuk proyek-proyek tertentu bisa melanjutkan dengan menjaga catatan beberapa informasi yang sama. Sebagai contoh, transfer peralatan dapat terekam pada (1) sebuah file untuk bagian tertentu peralatan dan (2) sebuah file untuk suatu proyek tertentu, di samping formulir transfer dasar diilustrasikan dalam Tabel 14-1. Bahkan dengan catatan-catatan berlebihan, menghasilkan laporan yang diinginkan akan berbagai memakan waktu.
Pengorganisasian informasi ini di sediakan dalam sebuah program komputer adalah suatu inovasi praktis dan diinginkan. Selain mempercepat penagihan (dan dengan demikian mengurangi biaya pinjaman), program aplikasi mudah dapat memberikan berbagai laporan atau dilihat dari informasi persediaan dasar yang dijelaskan di atas. Informasi dapat dimasukkan langsung ke program komputer yang diperlukan. Sebagai contoh, rekor transfer ditunjukkan pada Tabel 14-1 didasarkan pada sebuah layar masukan ke program komputer yang, pada gilirannya, telah dirancang untuk menduplikasi bentuk manual yang digunakan sebelum komputerisasi. Penggunaan komputer juga memungkinkan sejumlah alat bantu interaktif dalam mempersiapkan formulir transfer. Jenis bantuan mengikuti aturan sederhana: "Jangan membuat user memberikan informasi bahwa mereka sudah tahu menjalankan sistem." Dalam menggunakan form yang ditampilkan dalam Tabel 14-1, seorang pegawai hanya perlu memasukkan kode dan kuantitas untuk item; deskripsi verbal dan biaya unit barang kemudian muncul secara otomatis. Sebuah salinan formulir transfer dapat dicetak secara lokal, sedangkan data disimpan dalam komputer untuk pengolahan selanjutnya. Akibatnya, menyiapkan bentuk transfer dan pencatatan dengan cepat dan efektif dilakukan.
Lebih dramatis lagi, informasi yang terkomputerisasi memungkinkan personil gudang baik untuk bertanya tentang manajemen peralatan dan mudah menghasilkan data yang diperlukan untuk menjawab pertanyaan tersebut. Catatan transfer dapat segera diproses oleh program komputer untuk mengembangkan tagihan dan laporan lainnya. Misalnya, proposal untuk membeli potongan baru peralatan dapat cepat dan kritis terakhir setelah meringkas penggunaan aktual peralatan yang ada. Pada akhirnya, organisasi informasi yang baik biasanya akan mengarah pada keinginan untuk menyimpan tipe data baru dan untuk memberikan pandangan baru dari informasi ini sebagai alat manajerial standar.
Tentu saja, menerapkan sistem informasi seperti database persediaan gudang membutuhkan perawatan yang cukup untuk memastikan bahwa program yang dihasilkan mampu menyelesaikan tugas yang diinginkan.
Dalam sistem persediaan gudang, berbagai rincian yang diperlukan untuk membuat sistem komputerisasi alternatif yang dapat diterima ke rekor panduan berdiri lama menjaga prosedur. Mengatasi rincian ini membuat perbedaan besar dalam kegunaan sistem.
Misalnya, perubahan status peralatan umumnya dibuat oleh transfer rekaman seperti yang digambarkan dalam Tabel 14-1. Namun, perubahan status beberapa tidak dilakukan dengan gerakan fisik. Salah satu contoh adalah biaya untuk pengkondisian udara di trailer bidang: meskipun AC dapat dibiarkan di lapangan, proyek konstruksi tidak harus dibebankan untuk AC setelah telah dimatikan selama bulan-bulan cuaca dingin. Sebuah laporan status khusus perubahan mungkin diperlukan untuk rincian tersebut. Rincian lain dari pencatatan memerlukan kontrol khusus serupa.
Bahkan dengan program yang mampu, kesederhanaan desain untuk pengguna merupakan faktor penting yang mempengaruhi keberhasilan pelaksanaan sistem. Dalam sistem persediaan gudang yang dijelaskan di atas, masukan form dan laporan awal yang dirancang untuk menduplikasi manual yang ada, berbasis kertas catatan. Akibatnya, pegawai gudang mudah bisa memahami informasi apa yang dibutuhkan dan digunakan utamanya. Sebuah aturan yang baik untuk mengikuti adalah Prinsip Keterkejutan Least: membuat komunikasi dengan pengguna yang konsisten dan dapat diprediksi mungkin dalam merancang program.
Akhirnya, fleksibilitas sistem untuk perubahan adalah desain penting dan keprihatinan implementasi. Laporan baru atau tampilan data merupakan persyaratan umum sebagai sistem yang digunakan. Misalnya, pengenalan sistem akuntansi baru akan memerlukan perubahan dalam prosedur komunikasi dari sistem persediaan gudang untuk merekam perubahan dan item biaya lainnya.
Singkatnya, komputerisasi sistem persediaan gudang bisa menyelamatkan tenaga kerja yang cukup besar, mempercepat penagihan, dan memfasilitasi kontrol manajemen yang lebih baik. Terhadap keunggulan ini harus ditempatkan biaya memperkenalkan hardware dan software komputer di gudang.
