Untuk tujuan manajemen proyek dan kontrol, tidak cukup untuk mempertimbangkan hanya catatan masa lalu biaya dan pendapatan yang dikeluarkan dalam sebuah proyek.
Manajer yang baik harus fokus pada pendapatan masa depan, biaya masa depan dan masalah teknis. Untuk tujuan ini, skema akuntansi keuangan tradisional tidak memadai untuk mencerminkan sifat dinamis dari sebuah proyek. Akun biasanya berfokus pada biaya rutin merekam dan pengeluaran masa lalu yang terkait dengan kegiatan.
Secara umum, pengeluaran masa lalu merupakan biaya hangus yang tidak dapat diubah di masa depan dan mungkin atau mungkin tidak relevan di masa depan. Misalnya, setelah menyelesaikan beberapa kegiatan, mungkin menemukan bahwa beberapa cacat kualitas membuat pekerjaan tidak berguna. Sayangnya, sumber daya dikeluarkan pada pembangunan cacat umumnya akan tenggelam dan tidak dapat dipulihkan untuk re-konstruksi (meskipun mungkin untuk mengubah beban yang membayar untuk sumber-sumber dengan menahan keuangan atau biaya; pemilik biasanya akan mencoba untuk memiliki konstruktor atau desainer membayar untuk perubahan karena cacat kualitas).
Karena rekening keuangan sejarah di alam, beberapa cara peramalan atau memproyeksikan arah masa depan proyek sangat penting untuk kontrol manajemen. Pada bagian ini, beberapa metode untuk pengendalian biaya dan prakiraan sederhana dijelaskan.
Contoh peramalan digunakan untuk menilai status proyek ditunjukkan dalam Tabel 12-4. Dalam contoh ini, biaya dilaporkan dalam lima kategori, mewakili jumlah dari semua berbagai akun biaya yang terkait dengan masing-masing kategori:
- Budgeted Cost / Biaya Dianggarkan
- Estimated total cost / Perkiraan biaya total
- Cost Committed and Cost Exposure! Biaya / Paparan Berkomitmen dan Biaya!
- Cost to Date / Biaya untuk Tanggal
- Over or (Under) / Lebih dari atau (bawah)
Sebuah kolom terakhir pada Tabel 12-4 menunjukkan jumlah atas atau di bawah anggaran untuk setiap kategori. Kolom ini merupakan indikator sejauh mana varians dari anggaran proyek; item dengan overruns luar biasa besar akan mewakili perhatian manajerial tertentu.
Catatan varians yang digunakan dalam terminologi pengendalian proyek untuk menunjukkan perbedaan antara pengeluaran anggaran dan aktual. Istilah ini didefinisikan dan digunakan cukup berbeda dalam statistik atau analisis matematis. Dalam Tabel 12-4, biaya tenaga kerja berjalan lebih tinggi dari yang diharapkan, sedangkan sub-kontrak kurang dari yang diharapkan.
Status saat ini dari proyek ini adalah perkiraan anggaran menyerbu dari $ 5.950. dengan 23 persen dari biaya proyek yang dianggarkan yang dikeluarkan untuk saat ini.
TABEL 12-4 Ilustrasi Laporan Status Pekerjaan
| ||||||
Faktor
|
Dianggarkan Biaya
|
Perkiraan Total Biaya
|
Biaya Berkomitmen
|
Biaya Paparan
|
Biaya Untuk Tanggal
|
Lebih dari atau (bawah)
|
Tenaga kerja
Materi Sub-kontrak Peralatan Lainnya Total |
$ 99.406
88,499 198,458 37,543 72,693 496,509 |
$ 102.342
88,499 196,323 37,543 81,432 506,139 |
$ 49.596
42,506 83,352 23,623 49,356 248,433 |
---
45,993 97,832 --- --- 143,825 |
$ 52.746
--- 15,139 13,920 32,076 113,881 |
$ 2.936
0 (2,135) 0 8,739 5,950 |
Untuk kontrol proyek, manajer akan fokus perhatian khusus pada item yang menunjukkan penyimpangan substansial dari jumlah yang dianggarkan.
Secara khusus, overruns biaya tenaga kerja dan beban dalam kategori "lainnya akan menjadi layak perhatian oleh seorang manajer proyek dalam Tabel 12-4 Langkah selanjutnya akan melihat secara lebih rinci pada berbagai komponen kategori ini.
Overruns biaya mungkin karena lebih rendah dari produktivitas yang diharapkan, lebih tinggi daripada tingkat upah yang diharapkan, lebih tinggi dari biaya bahan yang diharapkan, atau faktor lainnya. Bahkan lebih jauh lagi, produktivitas yang rendah mungkin disebabkan oleh pelatihan yang tidak memadai, kurangnya sumber daya yang dibutuhkan seperti peralatan atau alat, atau jumlah banyak sekali kembali bekerja untuk memperbaiki masalah kualitas. Review laporan status kerja hanya langkah pertama dalam pengendalian proyek.
Status Pekerjaan Laporan diilustrasikan dalam Tabel 12-4 mempekerjakan perkiraan eksplisit biaya utama dalam setiap kategori pengeluaran. Perkiraan ini digunakan untuk mengidentifikasi kemajuan aktual dan status kategori biaya. Perkiraan mungkin dibuat dari ekstrapolasi linier sederhana produktivitas atau biaya pekerjaan sampai saat ini pada setiap item proyek. Aljabar, rumus estimasi linear biasanya satu dari dua bentuk. Menggunakan ekstrapolasi linier dari biaya, total perkiraan biaya, C f, adalah: (12.1)
di mana C t adalah biaya yang dikeluarkan untuk waktu t dan p t adalah proporsi kegiatan selesai pada waktu t. Sebagai contoh, sebuah kegiatan yang 50 persen lengkap dengan biaya $ 40.000 akan diperkirakan memiliki total biaya $ 40.000 / 0,5 = $ 80.000. Metode yang lebih rumit dari biaya peramalan akan memisahkan biaya ke dalam kategori yang berbeda, dengan biaya total jumlah dari biaya perkiraan dalam setiap kategori.
Atau, penggunaan sejumlah satuan biaya dapat diukur digunakan untuk peramalan biaya total. Rumus dasar untuk peramalan biaya dari biaya per unit adalah: (12.2)
di mana C f adalah total biaya perkiraan, W adalah total unit kerja, dan c t adalah biaya rata-rata per unit kerja yang berpengalaman sampai waktu t. Jika biaya unit rata-rata adalah $ 50 per unit bekerja pada aktivitas tertentu dan 1.600 unit kerja yang ada, maka biaya yang diharapkan adalah (1.600) (50) = $ 80.000 untuk penyelesaian.
Satuan biaya dalam Persamaan (12.2) dapat diganti dengan produktivitas per jam dan biaya unit per jam (atau periode waktu lainnya yang tepat), sehingga persamaan: (12.3)
di mana biaya per unit kerja (c t) adalah diganti dengan waktu per unit, h t, dibagi dengan biaya per unit waktu, u t.
Sistem peramalan yang lebih rumit mungkin mengenali masalah yang khas yang terkait dengan pekerjaan pada item tertentu dan memodifikasi perkiraan biaya sederhana proporsional. Misalnya, jika produktivitas meningkat karena pekerja dan manajer menjadi lebih akrab dengan kegiatan proyek, perkiraan biaya total untuk item mungkin direvisi ke bawah. Dalam kasus ini, persamaan memperkirakan akan menjadi: (12.4)
di mana perkiraan biaya total, C f, adalah jumlah biaya yang dikeluarkan untuk saat ini, C t, dan biaya yang dihasilkan dari sisa pekerjaan (W - W t) dikalikan dengan biaya yang diharapkan per periode satuan waktu untuk sisa kegiatan, c t.
Sebagai contoh numerik, anggaplah bahwa biaya unit rata-rata telah $ 50 per unit kerja, tetapi angka terbaru selama proyek adalah $ 45 per unit kerja. Jika manajer proyek adalah meyakinkan bahwa peningkatan produktivitas dapat dipertahankan untuk sisa proyek (terdiri dari 800 unit kerja dari total 1600 unit kerja), perkiraan biaya akan (50) (800) + ( 45) (800) = $ 76.000 untuk penyelesaian kegiatan. Perhatikan bahwa perkiraan ini menggunakan rata-rata produktivitas aktual yang dicapai pada 800 unit pertama dan menggunakan perkiraan produktivitas untuk pekerjaan yang tersisa. Perubahan historis dalam produktivitas juga dapat digunakan untuk mewakili jenis non-linear perubahan dalam produktivitas kerja pada kegiatan tertentu dari waktu ke waktu.
Selain perubahan dalam produktivitas, komponen lain dari rumus memperkirakan dapat disesuaikan atau perkiraan yang lebih rinci diganti. Sebagai contoh, perubahan harga unit karena kontrak kerja baru atau harga bahan pemasok mungkin tercermin dalam memperkirakan pengeluaran masa depan. Pada dasarnya, masalah yang sama dihadapi dalam menyiapkan perkiraan biaya rinci dihadapi dalam proses mempersiapkan perkiraan eksposur, meskipun jumlah dan tingkat ketidakpastian dalam penurunan lingkungan proyek sebagai kemajuan pekerjaan. Satu-satunya pengecualian pada aturan ini adalah bahaya masalah kualitas dalam pekerjaan selesai yang akan membutuhkan pembangunan kembali.
Setiap metode memperkirakan diuraikan di atas mengharuskan informasi terkini tentang keadaan prestasi kerja untuk kegiatan tertentu. Ada beberapa kemungkinan metode untuk mengembangkan perkiraan tersebut, termasuk :
• Unit Kerja Selesai Untuk jumlah mudah diukur proporsi yang sebenarnya jumlah pekerjaan yang telah diselesaikan dapat diukur. Misalnya, kaki linear pipa dipasang dapat dibandingkan dengan jumlah yang diperlukan pipa untuk memperkirakan persentase pekerjaan pipa selesai.
• Tambahan Milestones Kegiatan tertentu dapat dibagi atau "terurai" menjadi serangkaian tonggak, dan tonggak dapat digunakan untuk menunjukkan persentase karya lengkap berdasarkan rata-rata historis. Misalnya, usaha kerja terlibat dengan instalasi pipa standar mungkin dibagi menjadi empat tonggak: o Spool di tempat: 20% pekerjaan dan 20% dari pekerjaan kumulatif. o Berakhir dilas: 40% dari pekerjaan dan 60% dari pekerjaan kumulatif. o Hanggar dan Potong Lengkap: 30% dari pekerjaan dan 90% dari pekerjaan kumulatif. o Hydrotested dan Lengkap: 10% dari pekerjaan dan 100% dari pekerjaan kumulatif.
Dengan demikian, bagian pipa yang berakhir telah dilas akan dilaporkan sebagai 60% selesai.
• Opini
Penilaian subjektif persentase lengkap dapat disiapkan oleh inspektur, pengawas atau manajer proyek sendiri. Jelas, teknik ini diperkirakan dapat menjadi bias oleh pengamatan optimisme, pesimisme atau tidak akurat. Estimaters berpengetahuan dan observasi lapangan yang memadai diperlukan untuk mendapatkan akurasi yang memadai dengan metode ini.
• Rasio Biaya
Biaya yang dikeluarkan sampai saat ini juga dapat digunakan untuk memperkirakan kemajuan pekerjaan. Sebagai contoh, jika suatu aktivitas yang dianggarkan untuk biaya $ 20.000 dan biaya yang dikeluarkan pada tanggal tertentu adalah $ 10.000, maka diperkirakan persentase yang lengkap dengan metode rasio biaya akan 10.000 / 20.000 = 0,5 atau lima puluh persen. Metode ini tidak memberikan informasi yang independen atas persentase aktual lengkap atau kemungkinan kesalahan dalam anggaran kegiatan: perkiraan biaya akan selalu menjadi jumlah yang dianggarkan. Akibatnya, manajer harus menggunakan estimasi biaya untuk menyelesaikan kegiatan yang berasal dari metode rasio biaya dengan sangat hati-hati.
Aplikasi sistematis dari metode ini memperkirakan perbedaan dengan berbagai kegiatan proyek memungkinkan perhitungan persentase lengkap atau produktivitas perkiraan yang digunakan dalam penyusunan laporan status pekerjaan.
Dalam beberapa kasus, data otomatis akuisisi atas prestasi kerja mungkin akan dilembagakan. Misalnya, transponder mungkin dipindahkan ke batas-batas pekerjaan baru setelah aktivitas setiap hari dan lokasi baru secara otomatis dihitung dan dibandingkan dengan rencana proyek. Pengukuran ini kemajuan yang sebenarnya harus disimpan dalam database pusat dan kemudian diproses untuk memperbarui jadwal proyek. Penggunaan sistem manajemen database dengan cara ini dijelaskan dalam Bab 14.
Contoh 12-3: Perkiraan Biaya Total Menyelesaikan sebuah Kegiatan
Misalkan kita ingin memperkirakan biaya total untuk menyelesaikan kegiatan konstruksi pipa pada sebuah proyek. Pembangunan pipa melibatkan 1.000 kaki linear pipa yang telah dibagi menjadi 50 bagian untuk kenyamanan manajemen. Pada saat ini, 400 meter linear pipa telah dipasang dengan biaya $ 40.000 dan 500 orang-jam kerja. Perkiraan anggaran asli $ 90.000 dengan produktivitas satu kaki per orang-jam, biaya per unit sebesar $ 60 per jam pria dan biaya bahan total $ 30.000. Kantor komitmen pengiriman bahan untuk perkiraan biaya $ 30.000 telah diterima.
Tugas pertama adalah untuk memperkirakan proporsi pekerjaan selesai. Dua perkiraan yang tersedia. Pertama, 400 meter linear pipa di tempat keluar dari total 1000 meter linier, sehingga proporsi pekerjaan diselesaikan adalah 400/1000 = 0,4 atau 40%. Ini adalah "unit kerja selesai" metode estimasi. Kedua, metode rasio biaya akan memperkirakan pekerjaan lengkap sebagai biaya-to-date dibagi dengan perkiraan biaya atau $ 40,000 / $ 90,000 = 0,44 atau 44%. Ketiga, "incremental tonggak" metode akan diterapkan dengan memeriksa setiap bagian pipa dan memperkirakan persentase lengkap dan kemudian menggabungkan untuk menentukan persentase total lengkap. Misalnya, jumlah berikut pipa jatuh ke dalam empat kategori kelengkapan:
selesai (100%)
hanggar dan trim lengkap (90%) berakhir dilas (60%) spool di tempat (20%) |
380 ft
20 ft 5 ft 0 ft |
Kemudian menggunakan tonggak incremental ditunjukkan di atas, perkiraan pekerjaan akan selesai 380 + (20) (0,9) + (5) (0,6) + 0 = 401 ft dan proporsi lengkap akan 401 ft / 1,000 ft = 0,401 atau 40 % setelah pembulatan.
Setelah perkiraan pekerjaan yang telah diselesaikan tersedia, maka perkiraan biaya untuk menyelesaikan aktivitas dapat dihitung. Pertama, ekstrapolasi linier sederhana dari hasil biaya dalam perkiraan sebesar $ 40.000 / 0,4 = $ 100.000. untuk pembangunan pipa menggunakan estimasi 40% dari pekerjaan yang telah diselesaikan. Perkiraan ini memproyeksikan kelebihan biaya sebesar 100.000 - 90.000 = $ 10.000.
Kedua, ekstrapolasi linier hasil produktivitas dalam perkiraan (1000 ft) (500 hrs/400 ft) ($ 60/hr) + 30.000 = $ 105.000. untuk menyelesaikan pembangunan pipa. Perkiraan ini menunjukkan varians dari 105.000 - 90.000 = $ 15.000 di atas perkiraan aktivitas. Dalam membuat perkiraan ini, tenaga kerja dan biaya material dimasukkan secara terpisah, sedangkan dua yang implisit digabungkan dalam perkiraan biaya sederhana linier di atas.
Sumber varians juga dapat diidentifikasi dalam perhitungan ini: dibandingkan dengan perkiraan semula, produktivitas tenaga kerja 1,25 jam per kaki atau 25% lebih tinggi dari perkiraan semula.
Contoh 12-4: Perkiraan Biaya Total untuk Penyelesaian
Prosedur yang dijelaskan di atas prakiraan ekstrapolasi linier diasumsikan biaya masa depan, didasarkan baik pada pengalaman lengkap pada kegiatan atau pengalaman terakhir. Untuk kegiatan dengan catatan sejarah yang baik, dapat terjadi bahwa biasanya non-linear profil dari pengeluaran biaya dan proporsi penyelesaian dapat diperkirakan. Gambar 12-1 mengilustrasikan satu kemungkinan hubungan non-linear yang berasal dari pengalaman di beberapa aktivitas tertentu. Kemajuan pada pekerjaan baru dapat dibandingkan dengan catatan sejarah. Misalnya, titik A pada Gambar 12-1 menunjukkan pengeluaran lebih tinggi dari normal untuk proporsi selesai. Hal ini mewakili 40% dari pekerjaan yang telah diselesaikan dengan pengeluaran 60% dari anggaran. Sejak catatan sejarah menunjukkan hanya 50% dari anggaran harus dikeluarkan pada saat selesai 40%, 60 - 50 = 10% overrun biaya ini diharapkan bahkan jika efisiensi kerja dapat ditingkatkan dengan rata-rata historis.
Jika overruns biaya dibandingkan terus menumpuk, maka biaya-untuk-lengkap akan lebih tinggi.
Jika overruns biaya dibandingkan terus menumpuk, maka biaya-untuk-lengkap akan lebih tinggi.
Gambar 12-1 Ilustrasi Penyelesaian Proporsi dibandingkan Pengeluaran untuk Aktivitas suatu
