Negosiasi merupakan mekanisme penting untuk mengatur kontrak-kontrak konstruksi. Manajer proyek sering menemukan diri mereka sebagai peserta dalam negosiasi, baik sebagai negosiator utama atau sebagai penasehat ahli. Negosiasi ini bisa menjadi kesempatan penting yang kompleks dan sering hadir dan risiko bagi berbagai pihak yang terlibat.
Sebagai contoh, negosiasi kontrak kerja dapat melibatkan isu-isu seperti tanggal penyelesaian, prosedur arbitrase, kompensasi kerja item khusus, tunjangan kontingensi serta harga keseluruhan. Sebagai aturan umum, faktor-faktor eksogen seperti sejarah kontraktor dan iklim ekonomi secara umum dalam industri konstruksi akan menentukan hasil negosiasi.
Namun, keterampilan seorang negosiator dapat mempengaruhi kemungkinan mencapai kesepakatan, profitabilitas proyek, ruang lingkup sengketa akhirnya, dan kemungkinan untuk pekerjaan tambahan di antara para peserta. Jadi, negosiasi merupakan tugas penting bagi banyak manajer proyek. Bahkan setelah kontrak diberikan berdasarkan penawaran yang kompetitif, ada banyak kesempatan di mana negosiasi berikutnya diperlukan sebagai perubahan kondisi dari waktu ke waktu.
Dalam melakukan negosiasi antara dua pihak, masing-masing pihak akan memiliki serangkaian tujuan dan kendala. Tujuan keseluruhan dari masing-masing pihak untuk memperoleh kesepakatan, yang paling menguntungkan diterima. Kedua belah pihak, menggambarka suatu masalah negosiasi pada hal-hal yang fundamental.
Misalkan pengembang bersedia membayar sampai $ 500.000 untuk sebidang tanah tertentu, sedangkan pemilik akan bersedia menjual tanah untuk $ 450.000 atau lebih. Penjualan ini maksimum dan minimum harga mewakili kendala pada setiap kesepakatan akhirnya.
Dalam contoh ini, setiap harga pembelian antara $ 450.000 dan $ 500.000 yang diterima kedua pihak yang terlibat. Rentang ini merupakan ruang yang layak kesepakatan negosiasi yang berhasil akan menyimpulkan dalam harga penjualan dalam kisaran ini.. Partai mana yang menerima $ 50.000 dalam kisaran tengah antara $ 450.000 dan $ 500.000 biasanya akan tergantung pada kemampuan bernegosiasi dan pengetahuan khusus dari pihak yang terlibat.
Sebagai contoh, jika pengembang adalah negosiator yang lebih baik, maka harga penjualan akan cenderung mendekati level $ 450.000 minimal. Dengan kendala yang berbeda, mungkin akan mustahil untuk mencapai kesepakatan. Misalnya, jika pemilik itu hanya bersedia menjual dengan harga $ 550.000, sementara pengembang tetap bersedia membayar hanya $ 500.000, maka tidak akan ada kemungkinan untuk kesepakatan antara kedua belah pihak.
Tentu saja, kedua belah pihak biasanya tidak tahu pada awal negosiasi jika akan mungkin ada kesepakatan. Tetapi sangat penting bagi setiap pihak untuk negosiasi untuk memiliki rasa harga reservasi mereka sendiri, seperti harga jual minimum pemilik atau harga pembelian maksimum pembeli dalam contoh di atas. Harga reservasi ini sama dengan nilai alternatif terbaik untuk kesepakatan dinegosiasikan.
Strategi negosiasi yang buruk diadopsi oleh satu atau pihak lain juga dapat menghalangi kesepakatan bahkan dengan adanya berbagai kesepakatan yang layak. Sebagai contoh, satu pihak mungkin sangat menuntut bahwa pihak lain hanya terdiam negosiasi. Akibatnya, negosiasi bukan merupakan metode solusi berperilaku baik bagi penyelesaian sengketa.
Kemungkinan kegagalan negosiasi dalam contoh penjualan lahan menyoroti pentingnya negosiasi gaya dan strategi sehubungan dengan mengungkapkan informasi. Gaya termasuk sejauh mana perunding bersedia untuk tampak wajar, jenis argumen yang dipilih, forcefulness bahasa yang digunakan, dll.
Jelas, gaya negosiasi yang berbeda dapat lebih atau kurang efektif. Faktor budaya juga sangat penting. Gaya negosiasi Amerika dan Jepang sangat berbeda, misalnya. Mengungkapkan informasi juga merupakan keputusan negosiasi.
Dalam kasus penjualan tanah, beberapa negosiator mudah akan mengungkapkan cadangan mereka atau terhadap kendala harga, sedangkan yang lain akan menyembunyikan informasi sebanyak mungkin (yaitu "bermain kartu mereka dekat dengan rompi") atau memberikan informasi yang menyesatkan.
Dalam keterangan masalah taktis ini, sering bermanfaat bagi semua pihak untuk mengadopsi standar-standar objektif dalam menentukan ketentuan yang sesuai kontrak. Standar ini akan meresepkan perjanjian tertentu atau metode untuk sampai pada nilai yang tepat dalam negosiasi. Standar-standar objektif dapat diperoleh dari berbagai sumber, termasuk nilai-nilai pasar, preseden, standar profesional, apa pengadilan akan memutuskan, dll Dengan menggunakan kriteria objektif semacam ini, kepribadian dan taktik gangguan negosiasi tidak menjadi halangan untuk mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan.
Dengan isu-isu tambahan, negosiasi menjadi lebih kompleks, baik dalam prosedur dan hasilnya. Sehubungan dengan prosedur, urutan di mana masalah didefinisikan atau dianggap dapat menjadi sangat penting. Sebagai contoh, negosiasi dapat dilanjutkan atas dasar isu-by-masalah, dan hasilnya dapat tergantung pada urutan yang tepat isu dipertimbangkan. Atau, para pihak dapat melanjutkan dengan mengajukan paket perjanjian yang lengkap dan kemudian lanjutkan untuk membandingkan paket. Sehubungan dengan hasil, kemungkinan pihak yang memiliki penilaian yang berbeda atau beban pada isu-isu tertentu muncul. Dalam hal ini, adalah mungkin untuk trade-off hasil pada isu-isu yang berbeda untuk kepentingan kedua belah pihak.
Dengan menghasilkan pada masalah nilai rendah untuk dirinya sendiri tetapi nilai tinggi untuk pihak lain, konsesi pada isu-isu lainnya dapat diperoleh. Gagasan Pareto dalam perjanjian optimal dapat diperkenalkan untuk mengidentifikasi kesepakatan yang dinegosiasikan di mana tidak ada perubahan dalam kesepakatan secara bersamaan dapat membuat kedua pihak lebih baik.
Gambar 8-1 menggambarkan perjanjian optimal dari Pareto yang dapat membantu dalam menilai hasil negosiasi beberapa masalah. Dalam gambar ini, sumbu mewakili kepuasan atau keinginan perjanjian untuk para pihak, dilambangkan I dan II. Representasi ini mengasumsikan bahwa seseorang dapat menempatkan dolar atau nilai utilitas pada berbagai kesepakatan dicapai dalam negosiasi beberapa isu antara dua pihak. Poin dalam grafik mewakili perjanjian khusus pada isu-isu yang berbeda dalam pertimbangan. Sebuah titik tertentu dapat diperoleh oleh lebih dari satu kesepakatan kontrak. Garis melengkung membungkus himpunan semua perjanjian layak; setiap titik di daerah ini merupakan kesepakatan yang dapat diterima.
Setiap pihak memiliki tingkat kepuasan minimum yang dapat diterima dalam grafik ini. Poin pada interior daerah ini layak mewakili kesepakatan lebih rendah karena beberapa kesepakatan lain yang mungkin bahwa manfaat kedua belah pihak. Misalnya, titik B merupakan kesepakatan lebih diinginkan daripada titik A. Dalam contoh sebelumnya, titik B mungkin mewakili harga pembelian $ 490.000 dan pembelian langsung, sedangkan titik A dapat mewakili harga jual $ 475.000 dan penundaan enam bulan. Poin layak yang tidak kalah merupakan seperangkat kesepakatan Pareto optimal atau efisien; titik-titik ini terletak pada kuadran timur laut dari daerah layak sebagaimana ditandai pada gambar.
Gambar 8-1 Ilustrasi Set Pareto Optimal Perjanjian
Definisi perjanjian optimal Pareto memungkinkan seseorang untuk menilai setidaknya satu aspek dari hasil yang dinegosiasikan. Jika kedua pihak mencapai kesepakatan rendah (seperti titik A pada Gambar 8-1), maka perjanjian tersebut dapat ditingkatkan untuk kepentingan kedua belah pihak. Sebaliknya, berbeda optimal Pareto perjanjian (seperti poin B dan C pada Gambar 8 -1) dapat mewakili hasil secara luas yang berbeda untuk masing-masing pihak tetapi tidak memiliki kemungkinan untuk perbaikan bersama.
Tentu saja, pengetahuan tentang konsep perjanjian optimal Pareto tidak secara otomatis memberikan petunjuk tentang apa yang mungkin merupakan kesepakatan terbaik. Sebagian besar keterampilan dalam negosiasi kontrak berasal dari kemampuan untuk menciptakan pilihan baru yang mewakili keuntungan bersama. Misalnya, merancang kontrak insentif untuk penyelesaian cepat dari proyek dapat menghasilkan manfaat baik untuk kontraktor dan pemilik.
Contoh 8-7: Pengaruh persepsi nilai yang berbeda.
Misalkan tanggal penutupan penjualan tanah dalam kasus sebelumnya juga harus diputuskan dalam negosiasi. Pemilik saat ingin menunda penjualan selama enam bulan, yang akan mewakili penghematan sewa $ 10.000. Namun, pengembang memperkirakan bahwa biaya penundaan enam bulan akan menjadi $ 20.000. Setelah negosiasi, anggaplah bahwa harga pembelian $ 475.000 dan penundaan enam bulan pembelian disepakati.
Perjanjian ini diterima tetapi tidak optimal bagi kedua belah pihak. Secara khusus, kedua belah pihak akan lebih baik jika harga beli meningkat sebesar $ 15.000 dan langsung menutup dilembagakan. Pemilik saat ini akan menerima pembayaran tambahan sebesar $ 15.000, dikenakan biaya $ 10.000, dan memiliki keuntungan bersih sebesar $ 5.000. Demikian pula, pengembang akan membayar $ 15.000 lebih untuk lahan tetapi menyimpan $ 20.000 dalam biaya keterlambatan. Sementara hasil ini mungkin tampak jelas lebih unggul dan mudah dicapai, mengenali kesempatan seperti selama negosiasi menjadi semakin sulit karena jumlah dan kompleksitas masalah meningkat.
