8.3 Melakukan Healthcheck Proyek

Menemukan Out Cara Proyek Apakah Maju

Memahami bagaimana proyek Anda maju..

Proyek tidak selalu berjalan seperti yang direncanakan. Mungkin salah satu sedang berjuang untuk memberikan manfaat tertentu, atau tenggat waktu telah terlewatkan untuk fase proyek kunci, atau biaya yang meningkat dan mengancam kasus bisnis proyek.
Kadang-kadang Anda dapat mengatasi tantangan ini sebagai bagian dari aktivitas sehari-hari dalam proyek - tapi kadang-kadang Anda tidak bisa.

Sebagai contoh, bayangkan bahwa Anda mengelola sebuah proyek untuk memperkenalkan sebuah sistem TI baru. Anda telah menyelesaikan tahap desain, dan memiliki desain Anda disetujui. Namun, selama tahap pengembangan dan pengujian, Anda menyadari bahwa orang-orang kunci berpikir Anda seharusnya melakukan sesuatu yang berbeda. Anda sudah membahas hal ini dengan beberapa stakeholder bisnis penting, dan situasi yang rumit. Bagaimana Anda mengatasinya?

Melakukan healthcheck proyek memberi Anda gambaran yang lengkap tentang kemajuan proyek, dan membantu Anda mengkonfirmasi bagaimana para pemangku kepentingan yang berbeda melihat keberhasilannya. Anda kemudian dapat menyetujui bagaimana untuk melanjutkan.

Ketika Anda Membutuhkan Healthcheck Proyek

Healthchecks mengambil waktu dan uang biaya, jadi pastikan mereka dibutuhkan. Secara umum, mereka layak berjalan ketika Anda ingin melakukan hal berikut:

Melakukan Cek Proyek Kesehatan

Apakah Anda pernah sampai pada akhir keterlibatan dan telah terkejut bahwa pelanggan tidak terlalu senang dengan Anda dan kinerja tim Anda?

Lebih baik lagi, apakah Anda pernah ditarik dari proyek dan diganti dengan yang lain dan manajer proyek telah benar-benar terkejut bahwa pelanggan tidak senang dengan bagaimana hal-hal yang akan? Aku sudah pertama terjadi - untungnya tidak yang kedua, tapi aku pernah melihat hal itu terjadi kepada orang lain.


Bagaimana cara sampai ke titik itu? Apakah pelanggan hanya tidak seperti Anda? Apa yang Anda lakukan? Mana yang salah?

Jika ini terjadi, dan proyek Anda adalah seperti kebanyakan proyek, biasanya tidak secara khusus masalah dengan Anda sebagai manajer proyek, itu hanya masalah secara keseluruhan. Ini hal kumulatif yang menyebabkan pelanggan menjadi prihatin cukup bahwa mereka memutuskan untuk meminta perubahan. 

Pertimbangkan tim olahraga - kinerja yang buruk biasanya memiliki sedikit hubungannya dengan manajer. Ini adalah usaha tim dan sebagian besar waktu manajer atau pelatih kepala mengambil musim gugur karena dia adalah pemimpin dan seseorang harus mengambil disalahkan. Ganti pelatih kepala dan Anda masih memiliki tim yang sama. Pelanggan benar-benar tahu itu, tapi mereka berharap perubahan akan bangun tim dan mendapatkan hal-hal bergerak dalam arah yang lebih baik.

Tapi itu masih tidak mendapatkan kita untuk bagaimana kita sampai ke titik itu. Apa yang bisa kita lakukan secara berbeda untuk menghindari situasi? Ini keyakinan saya bahwa melakukan pemeriksaan kesehatan berkala proyek dapat membantu menyelamatkan pekerjaan, tim, atau bahkan sebuah proyek dan menghemat uang yang cukup di sepanjang jalan.

Berhenti dan mengambil pulsa

Seperti pelari di sisi jalan, setiap begitu sering selama pertunangan Anda harus berhenti dan mengambil pulsa proyek. Tidak sendiri, tentu saja. Anda bisa, tetapi tidak akan melayani banyak tujuan. Lakukan dengan tim dan melakukannya dengan pelanggan.

Untuk proyek berlangsung enam bulan atau lebih, itu ide yang sangat baik untuk berhenti 

setidaknya dua kali sebagai tim dan membahas kesehatan proyek dari perspektif tim pengiriman. Seringkali, setiap anggota tim memiliki beberapa satu langsung pada satu komunikasi dengan pelanggan. Apakah ada sesuatu yang dikatakan atau disampaikan yang dapat menunjukkan masalah atau kekhawatiran? Apakah pelanggan tampaknya tidak puas dengan cara apapun? Apakah ada komentar negatif kasual dibuat tentang deliverable proyek terbaru yang belum diteruskan ke manajer proyek?

Setelah diskusi periodik informal dengan tim proyek Anda secara keseluruhan seperti ini yang bukan bagian dari pertemuan, tim reguler yang rutin merupakan tempat yang baik untuk melakukan brainstorming dan membicarakan segala masalah yang dirasakan daerah pada proyek dan tindakan korektif potensial yang dapat diimplementasikan.

 

Demikian juga, berhenti setidaknya sekali dengan pelanggan - mungkin sekitar titik tengah dari proyek - adalah ide yang baik sehingga Anda dapat mendapatkan cek proyek kesehatan dan kepuasan membaca dari pelanggan. Pelanggan mungkin sedikit tidak nyaman terlalu dalam dalam pembahasan kepuasan keseluruhan pada pertengahan-aliran proyek, tetapi hanya bertemu dengan mereka dan mengambil catatan dari apa yang dikatakan - serta apa yang tidak dikatakan - dapat memberikan Anda banyak umpan balik yang berguna untuk bertindak atas untuk paruh kedua pertunangan. 

Pemeriksaan kesehatan adalah suatu latihan pembelajaran reflektif, sebuah snapshot dari status suatu proyek atau program dalam rangka untuk mengidentifikasi apa yang berjalan dengan baik dan apa yang area yang membutuhkan perbaikan. Manajer proyek, sponsor dan tim proyek sering begitu terlibat dalam sehari-hari kegiatan yang mereka bisa gagal untuk mengenali status sebenarnya dari proyek.

Tujuan pemeriksaan adalah untuk memperoleh penilaian independen atas seberapa baik proyek atau program adalah melakukan sesuai dengan tujuan dan seberapa baik mematuhi proses organisasi atau standar.

Mengapa Gunakan Cek Kesehatan?                                                   

Hal ini juga diketahui bahwa dalam arena bisnis yang paling, biaya mengoreksi masalah berkali-kali biaya mencegahnya. Menjulang masalah bisa tidak terdeteksi atau diabaikan karena tim proyek memiliki iman bahwa jika mereka hanya mengikuti rencana manfaat akan terwujud. Pada tingkat perusahaan, melakukan pemeriksaan pada sampel proyek memungkinkan masalah umum dan non-kepatuhan untuk ditangkap dan diselesaikan dengan cara yang hemat biaya dan diterapkan untuk proyek-proyek masa depan.

Siapa yang Harus Melakukan Cek Proyek Kesehatan?

Cek yang terbaik dilakukan oleh penilai independen - bebas dari politik internal - yang dapat memberikan pandangan yang seimbang. Rekomendasi dari penilai independen lebih mungkin untuk diterima dan ditindaklanjuti. Hal terakhir yang Anda ingin lakukan dalam pemeriksaan kesehatan adalah untuk berkelana dan hanya mulai mengaduk-aduk secara acak. Sebuah penilai yang baik akan menggunakan struktur seperti PMBOK (Proyek Manajemen Body of Knowledge) dan akan mengambil sifat unik organisasi ke account dan manajemen proyek dan metodologi pengiriman.

Ketika Harus Anda Lakukan Cek Kesehatan?

Ada dua cara yang dapat Anda pendekatan proyek pemeriksaan:

 

• Lakukan ketika proyek sedang dalam kesulitan untuk mengidentifikasi apa yang perlu diperbaiki.
• Sebagai bagian dari proses peninjauan proyek yang direncanakan untuk mengidentifikasi masalah sebelum terjadi. Cek proaktif memastikan proyek dimulai dan berjalan seefisien mungkin, tetapi periksa reaktif dapat mengatur proyek selama-anggaran atau terlambat kembali ke jalur.

Keduanya memiliki tempat mereka, tergantung pada ukuran organisasi dan kompleksitas proyek.

 

Proyek Cek Kesehatan: Apa Apakah Tanda Peringatan?

Berikut adalah lima kategori luas dari tanda-tanda peringatan yang cukup umum untuk organisasi yang berhasil menggunakan cek kesehatan untuk mengidentifikasi masalah:

1. Proyek Pengendalian

Ini adalah tentang biaya diharapkan akan dikeluarkan bulan depan atau tahun depan, 'tingkat membakar' proyek. Dari ini Anda dapat memperkirakan berapa biaya yang akan dan membuat keputusan sumber daya untuk membentuk masa depan dan mengurangi kerugian atau ROI meningkat.

2. Pemenuhan

Kepatuhan adalah tentang mengadopsi pendekatan yang konsisten untuk berlatih manajemen proyek di seluruh organisasi. Ini tentang memastikan metodologi organisasi yang diadopsi untuk mewujudkan praktek terbaik, meningkatkan efektivitas dan merampingkan komunikasi.

3. Memvalidasi Kasus Bisnis

Proyek dilakukan karena berbagai alasan, termasuk meningkatkan kepuasan pelanggan, meningkatkan efisiensi atau mengembangkan produk baru. Memeriksa mendalami tujuan sepanjang siklus hidup proyek memastikan bahwa proyek tersebut masih memiliki fokus pada gambaran besar.

4. Risiko dan Isu Tinjauan

Ini tidak biasa bagi manajer untuk melakukan 'kewajiban' manajemen risiko dan meninggalkan rencana di rak sampai proyek selesai. Memeriksa memeriksa rencana manajemen risiko, mengidentifikasi sepuluh risiko dan apakah mereka telah tepat ditangani dan jika tidak, masalah rekomendasi untuk tindakan.

5. Para "Manusia" Faktor

Manajemen proyek adalah olahraga tim. Dengan demikian, manajer proyek perlu khawatir tentang hubungan antara berbagai stakeholder proyek, yang baik dapat meningkatkan atau mengancam kesuksesan. Perlu memelihara hubungan konstan. Proyek pemeriksaan kesehatan melihat kerja tim, komitmen sponsor, kepuasan klien dan setiap faktor manusia lain yang dapat berdampak negatif terhadap proyek tersebut.

 

Menggunakan Tanda Peringatan untuk Rescue Proyek Bermasalah

Setelah eksekutif dan manajer telah mengidentifikasi apa tanda-tanda masalah untuk mencari, langkah selanjutnya adalah melakukan cek dan untuk memulai mengubah proyek sekitar. Bidang yang menjadi perhatian di bawah ini dikelompokkan ke daerah logis dari investigasi dan tindakan. Pemeriksaan kesehatan meliputi penilaian dari:

 

• Lingkup: definisi awal, variasi, penyesuaian rencana.
• Biaya: pelacakan proses, rekonsiliasi, proyeksi dan variasi.
• Waktu: kesesuaian jadwal, mata uang, refleksi dari ruang lingkup, penggunaan tonggak, pelacakan, rencana aksi.
• Kualitas: adanya rencana mutu, kualitas tindakan review, pengujian, sumber daya.
• Sumber: kecukupan, kesesuaian, alokasi waktu, co-operasi, manajemen tim, efisiensi, moral tim.
• Komunikasi: adanya rencana komunikasi, dan keterlibatan pemangku kepentingan identifikasi, masalah timbul, harapan manajemen dan pemantauan.
• Pengadaan: penggunaan sumber daya eksternal, negosiasi kontrak dan manajemen.
• Resiko: adanya rencana risiko, keterlibatan stakeholder, efektifitas strategi mitigasi, proses peninjauan, masalah login, resolusi, proses eskalasi.
• Perencanaan Kontingensi: adanya contingency plan, pengujian kontingensi, kekokohan kontinjensi.
• Manfaat: Ulasan manfaat diproyeksikan, perubahan dalam relevansi, pengukuran manfaat, kepemilikan pengiriman.
• Proses Bisnis: dampak pada proses bisnis, perencanaan, pelaksanaan dan pengujian.
• Pelatihan: adanya rencana pelatihan, waktu untuk menghasilkan bahan, ketersediaan pelatih, ketersediaan staf, pilot dan meninjau.
• Pelaksanaan: Adanya rencana implementasi, dukungan peluncuran, otorisasi, kriteria pengiriman, pengujian.
• Pemerintahan: Keberadaan pos pemeriksaan tinjauan manajemen, standar pertemuan, kemajuan melalui 'gerbang', alat-alat, keterampilan dan kecukupan proses, pemantauan kepatuhan, metodologi perusahaan.
• Peran dan Tanggung Jawab: definisi, akurasi, dukungan tim, dukungan eksekutif, tanggung jawab tidak tercakup dalam definisi.
• Dokumentasi: ketersediaan, organisasi, lokasi yang mudah, kontrol versi, konstruksi, agenda pertemuan dan menit, tanda tangan, glosarium, keputusan mendaftar.
• Persyaratan: dokumentasi, pelacakan perubahan, dokumentasi perubahan dan persetujuan.

Dengan meluangkan waktu untuk memiliki proyek independen 'kesehatan dicek' organisasi tidak hanya dapat menghindari potensi risiko, tetapi juga dapat memastikan bahwa manajer proyek mereka di atas semua elemen kunci memastikan keberhasilan proyek '.

Bab Sebelumnya| Daftar Isi | Bab Selanjutnya