Mendapatkan Proyek Anda aktif untuk Mulai Baik Charr
Anda dapat menggunakan Project Charter dalam diskusi dengan tim Anda, dan pemangku kepentingan lainnya.
Anda baru saja ditunjuk manajer proyek untuk sebuah proyek baru. Manajer senior telah ditandatangani kasus bisnis proyek, dan Anda merekrut sibuk penuh-waktu tim proyek Anda.
Anda juga mengidentifikasi kelompok yang lebih luas dari
orang-orang dalam organisasi Anda dari siapa Anda harus
mendapatkan dukungan untuk tugas-tugas proyek tertentu. Beberapa dari orang-orang ini telah terlibat dalam pengembangan kasus bisnis, dan beberapa benar-benar baru untuk proyek.
Sebagai manajer proyek, Anda akan sering perlu untuk mengimplementasikan sebuah kasus bisnis yang sudah disetujui. Anda akan memiliki anggota tim yang memiliki berbagai level keterlibatan dalam proyek. Masalahnya adalah bahwa beberapa orang mungkin memiliki pandangan yang berbeda terhadap tujuan proyek, terutama jika proyek tersebut telah direncanakan selama jangka waktu yang panjang.
Jadi, bagaimana Anda bisa mendapatkan tim Anda bekerja dengan cara yang positif dan produktif, dan bagaimana Anda bisa memastikan bahwa setiap orang memahami tujuan dari proyek?
Ini lah Project Charter yang dapat membantu. Pada artikel ini, kita akan meninjau alasan Anda mungkin menggunakan Project Charter, dan melihat hal-hal utama yang Anda harus menyertakan dalam satu.
Mengapa Gunakan Project Charters ?
Proyek Charters merupakan garis tujuan proyek, dan memberikan gambaran tentang bagaimana proyek akan terlihat dan merasa saat Anda bekerja pada mereka. Anda dapat menggunakan Project Charter dalam diskusi dengan anggota tim proyek, kelompok pemerintahan, dan stakeholder lainnya - baik secara individual atau sebagai bagian dari lokakarya - sebagai cara untuk memastikan setiap orang memahami persyaratan proyek.
Menulis Project Charter akan memaksakan Anda untuk berpikir melalui proyek secara keseluruhan. Anda harus memahami semua dokumentasi proyek yang ada, pertimbangkan bagaimana Anda ingin mendekati menerapkan bagian-bagian tertentu dari proyek, dan mengidentifikasi poin-poin penting bahwa setiap orang yang terlibat dalam proyek perlu memahami.
Anda juga dapat menggunakan Dokumen Inisiasi Proyek (PID) bukan Piagam Proyek untuk tujuan ini karena mereka sangat mirip dokumen. Namun, Dokumen Proyek Inisiasi biasanya jauh lebih rinci. Jadi Piagam Proyek lebih cocok untuk proyek-proyek di mana Anda tidak memiliki sumber daya untuk menulis Inisiasi Dokumen Proyek rinci, atau di mana Anda ingin memulai bekerja pada proyek dengan cepat.
Tip:
Para metodologi manajemen proyek yang menggunakan organisasi Anda juga dapat menentukan apakah Anda harus menggunakan Piagam Proyek atau Dokumen Inisiasi Proyek.
Format Proect Charter
Anda dapat memberikan Project Charter Anda sebagai laporan atau presentasi.
- Dalam format laporan - Gunakan ini jika Project Charter harus cukup jelas. Sebagai contoh, Anda mungkin ingin menggunakannya sebagai dokumen referensi tim, untuk memberikan dasar dari apa yang Anda dan stakeholder Anda butuhkan dan harapkan dari proyek. Anda kemudian dapat menyerahkan Project Charter sebagai bagian dari proses persetujuan proyek.
- Dalam format presentasi - Gunakan ini jika Anda akan hadirkan Project Charter sebagai bagian dari diskusi. Sebagai contoh, Anda dapat menggunakan chart untuk memberikan gambaran proyek untuk tim Anda pada pertemuan proyek, atau menggunakannya untuk kelompok pemerintahan dan pemangku kepentingan di pertemuan proyek pertama mereka.
Daftar Piagam Proyek
Daftar Proyek Piagam ini termasuk tips pada pengembangan sebuah piagam yang merupakan dokumen utama pada fase inisiasi proyek. Setelah checklist akan membantu Anda memahami bagaimana membuat gambaran dari proyek Anda, mengatur otoritas proyek dan tonggak, dan memecahkan aspek organisasi proyek.
Anda dapat mendownload template ini di VIP Organizer atau Tim VIP To Do List format database.
Pernyataan proyek.
• Masalah bisnis. Langkah pertama Anda untuk merancang sebuah piagam proyek adalah tentang menulis deskripsi masalah bisnis untuk diselesaikan dengan proyek Anda. Anda perlu berkomunikasi dengan sponsor proyek (pemrakarsa proyek) dan mendiskusikan rincian dari masalah bisnis. Deskripsi masalah bisnis digunakan untuk mengatur instruksi lebih lanjut, jadi pastikan yang tertulis di dalam kata-kata sederhana dan ekspresi.
• Deskripsi Proyek. Setelah masalah bisnis diidentifikasi, langkah selanjutnya adalah untuk mengembangkan gambaran umum proyek Anda di mana pendekatan untuk memecahkan masalah akan dinyatakan. Dalam deskripsi proyek Anda, cobalah untuk meringkas jelas bagaimana proyek akan memecahkan masalah bisnis, apa tujuan akan dipenuhi dan bagaimana mengukur kinerja. Deskripsi proyek Anda adalah dasar untuk menyatakan deliverables.
• Tujuan Proyek. Anda perlu membuat deskripsi tujuan & tujuan dari proyek dengan mengacu pada deskripsi masalah bisnis Anda. Tujuan dari proyek Anda akan mengarah ke hasil yang diharapkan. Tujuan akan menentukan bagaimana hasil yang diharapkan akan tercapai. Deskripsi Anda tujuan proyek & tujuan harus ditulis mempertimbangkan anggaran yang tersedia.
• Proyek Persyaratan. Deskripsi persyaratan proyek mengacu pada identifikasi ruang lingkup proyek. Ruang lingkup mengidentifikasi proyek Anda akan membantu Anda memahami bagaimana proyek akan dicapai dan bagaimana persyaratan negara. Ini menetapkan jumlah jam kerja yang dibutuhkan untuk memberikan produk akhir.
• Faktor Kritis Sukses. Pada langkah ini proses, Anda perlu mengidentifikasi seperangkat karakteristik (faktor) penting untuk mencapai keberhasilan proyek Anda. Masing-masing faktor yang diidentifikasi keberhasilan kritis harus dinyatakan dengan jelas dan dimengerti.
• Kendala. Buatlah deskripsi kendala proyek mencoba untuk fokus pada aspek Waktu, Anggaran dan Ruang Lingkup. Kendala proyek akan menjadi dasar untuk mengembangkan isi.
Otoritas proyek.
• Otoritas Keuangan. Dalam rencana Anda, Anda perlu menentukan jumlah sumber daya keuangan yang dibutuhkan untuk memulai dan melaksanakan proyek Anda. Juga, fokus pada penentuan metode manajemen keuangan dan mengidentifikasi sumber-sumber otorisasi.
• Otoritas Kontrol. Menetapkan kebijakan otoritas kontrol yang akan digunakan untuk mengatur hubungan antara peserta proyek dan pencapaian mengkoordinasikan manfaat.
• Tonggak. Buat daftar tonggak (deliverables dan tanggal) yang akan mewakili kemajuan tujuan proyek yang spesifik & tujuan.
Organisasi Proyek.
• Struktur. Garis besar struktur organisasi untuk proyek Anda. Hal ini advisably untuk membangun representasi grafik struktur dalam bentuk garis besar. Juga, membuat daftar semua elemen fungsional dan asosiasi masing-masing elemen dengan peran pelaksana, seperti Project Manager, Anggota Tim, Pengawas, Sponsor, dan Komite.
• Tanggung Jawab. Membangun matriks peran dan tanggung jawab untuk struktur organisasi proyek Anda. Matriks harus mengidentifikasi peran dan tanggung jawab tentang persetujuan dan otorisasi deliverable proyek. Tanggung jawab utama akan ditugaskan untuk mengelola kegiatan proyek penting, seperti kualitas, kinerja komunikasi kolaborasi, dan kontrol perubahan. Peran kunci akan mencakup Manajer Proyek, Sponsor Eksekutif, Manajer Risiko,
Team Leader, Manager QA, dan Change Manager.
• Sumber daya. Mempertimbangkan persyaratan proyek Anda, Anda perlu membuat ringkasan yang akan menggambarkan semua sumber daya yang dibutuhkan untuk melakukan proyek.
0 comments:
Post a Comment