2.5 Inisiasi Proyek Dokumen

Mendapatkan Proyek Anda  untuk Mulai aktif

Pernahkah ada bagian dari proyek Anda yang tidak semua orang memiliki pandangan yang sama di mana proyek sedang berlangsung.? Ketidakjelasan ini dapat berkembang biak menjadi hal yang membingungkan: Orang-orang mulai menarik pada arah yang berbeda, membangun harapan yang tidak realistis, tapi tidak perlu menyembunyikan kekhawatiran dan ketakutan.

Sementara itu normal sebagai bagian dari proyek untuk menempatkan rencana rinci, kontrol dan mekanisme
pelaporan ke tempatnya, bagaimana Anda mendapatkan semua orang pada halaman yang sama untuk memulai nya?

Hal ini dicapai dengan menciptakan Dokumen Inisiasi Proyek (PID) - top-level dokumen perencanaan proyek. Di dalamnya, Anda menyatukan semua informasi yang dibutuhkan untuk mendapatkan proyek Anda mulai, dan mengkomunikasikan informasi kunci untuk stakeholder proyek. Dengan Dokumen Inisiasi Proyek yang baik adalah dengan menempatkannya bersama-sama, sehingga Anda dapat membiarkan semua orang memahami di mana proyek itu pos dari awal.

Anda harus melakukan hal berikut untuk Dokumen Inisiasi Proyek  :

• Mendefinisikan proyek dan ruang lingkup.
• Memberikan alasan proyek Anda.
• Mengamankan pendanaan untuk proyek tersebut, jika perlu.
• Mendefinisikan peran dan tanggung jawab peserta proyek.
• Memberikan informasi organisasi yang mereka butuhkan untuk menjadi benar produktif dan efektif dari awal.

Dengan menciptakan PID, Anda akan menjawab pertanyaan-pertanyaan: Apa? Mengapa? Siapa? Bagaimana? Kapan?

Anda juga dapat menggunakan Bagan Proyek (Project Chart) bukannya Inisiasi Dokumen Proyek untuk tujuan ini karena mereka sangat mirip dokumen. Namun, Bagan Proyek biasanya memiliki kurang detail. Jadi Dokumen Inisiasi Proyek lebih cocok untuk proyek-proyek di mana Anda memiliki sumber daya untuk menulis dokumen yang lebih rinci.

Tip:
Para metodologi manajemen proyek yang menggunakan organisasi Anda juga dapat menentukan apakah Anda harus menggunakan Piagam Proyek atau Dokumen Inisiasi Proyek.

Membangun PID

Meskipun sebagian besar organisasi proyek didorong memiliki template sendiri untuk Dokumen Inisiasi Proyek, informasi yang terkandung dalam dokumen-dokumen sering sangat mirip, meskipun variasi dalam menggunakan istilah.

Di sini, kita bekerja melalui bagian paling umum, dan melihat informasi yang harus tercakup dalam masing-masing.

Bagian 1: Apa?

Bagian ini memberitahu pembaca apa usaha agar proyek dapat tercapai. Di dalamnya, menjelaskan masalah bahwa proyek ini berusaha untuk memecahkan, serta definisi lengkap dari proyek.

Bagian ini biasanya akan mencakup topik berikut:

Latar belakang
Apakah konteks proyek, dan mengapa adalah pekerjaan yang dibutuhkan? Jelaskan secara singkat ide atau masalah, dan membahas mengapa proyek ini relevan dan tepat waktu. Rincian akan datang kemudian, jadi gunakan bagian ini untuk menyoroti secara singkat bagaimana proyek ini datang untuk menjadi.

Definisi Proyek

• Tujuan: Mengapa Anda melakukan pekerjaan ini? Menggambarkan hasil akhir yang diinginkan dari proyek ini.
• Tujuan: Apa hasil tertentu akan dicapai, dan bagaimana Anda akan mengukur hasil ini? Ingatlah untuk membatasi jumlah tujuan untuk proyek Anda - empat atau lima gol biasanya cukup.
• Lingkup: Apa batas-batas untuk proyek ini (misalnya, jenis pekerjaan, jenis klien, jenis masalah, area geografis tertutup)? Daftar daerah-daerah dikecualikan bahwa Anda percaya mungkin menganggap stakeholder termasuk, namun tidak. Semakin spesifik Anda, semakin sedikit kesempatan ada untuk kesalahpahaman di kemudian hari dalam proyek.
• Deliverables: Apa yang akan proyek berikan sebagai output? Dimana Anda bisa, menggambarkan sebagai barang-barang deliverables yang nyata seperti laporan, produk, atau jasa. Ingatlah untuk memasukkan tanggal yang penyampaian setiap diharapkan. Anda akan menggunakan informasi ini untuk memantau milestones.
• Kendala: Apa hal yang harus Anda mempertimbangkan bahwa deliverables akan mempengaruhi Anda dan jadual? Ini adalah variabel eksternal yang tidak dapat Anda kendalikan tapi perlu untuk mengelola.
• Asumsi: Asumsi-asumsi apa yang Anda membuat pada awal proyek? Jika perlu, jadual kerja untuk mengkonfirmasi asumsi ini.

Bagian 2: Mengapa?

Membangun kasus bisnis untuk menunjukkan mengapa proyek Anda di ke depan kan. Jelaskan efek proyek akan memiliki pada bisnis, dan dukungan ini dengan account rinci tentang risiko yang harus dipertimbangkan.

Kasus Bisnis

• Manfaat: Mengapa Anda melakukan proyek ini, dan apa manfaat yang Anda harapkan untuk memberikan? Sertakan informasi tentang bagaimana manfaat ini akan diukur. Untuk lebih lanjut manfaat manajemen , klik di sini .
• Pilihan: Apa program lain tindakan yang dianggap sebagai proyek ini dirancang dan dikembangkan?
• Biaya dan skala waktu: Menyediakan rincian biaya proyek dan pembiayaan yang terkait.
• Biaya / Manfaat Analisis: Bagaimana biaya proyek seimbang terhadap pengembalian yang diharapkan? Untuk rincian tentang bagaimana untuk membangun sebuah analisis biaya / manfaat , klik di sini .

Analisis Risiko

• Identifikasi Risiko: Identifikasi risiko dalam proyek, dan bahwa Anda akan baik perlu untuk mengelola atau menerima.
• Pencegahan Risiko: Jelaskan apa yang akan Anda lakukan untuk mengurangi atau mengelola risiko.
• Manajemen Risiko: Di mana Anda tidak bisa mencegah risiko, apa kontingensi rencana Anda untuk berurusan dengan mereka? Apa tindakan akan Anda ambil harus risiko terwujud?
• Pemantauan Risiko: Apa proses yang Anda miliki di tempat untuk rutin menilai risiko yang terkait dengan proyek Anda?

Untuk lebih lanjut tentang cara mengidentifikasi dan mengelola risiko , klik di sini

Bagian 3: Siapa?

Jelaskan bagaimana proyek akan diatur dan dikelola. Mengidentifikasi garis pelaporan, dan garis besar peran spesifik yang akan diisi. Anda harus jelas tentang peran staf sehingga Anda tidak menduplikasi tanggung jawab, dan sehingga setiap orang jelas tentang apa yang diharapkan dari mereka. Jika ini adalah proyek jangka panjang, Anda bahkan mungkin mempertimbangkan untuk mengembangkan uraian pekerjaan untuk anggota tim.

Peran dan Tanggung Jawab

• Organisasi Proyek Struktur Bagan /: Buat diagram yang menunjukkan jalur kewenangan dan pelaporan untuk setiap anggota tim proyek.
• Sponsor proyek: Siapa yang memiliki otoritas teratas dan kontrol atas proyek dan pelaksanaannya?
• Manajer Proyek: Siapa Manajer Proyek, dan apa nya tanggung jawab?
• Tim Proyek: Siapakah anggota-anggota kunci tim proyek? Apa peran mereka dan deskripsi pekerjaan? Apa nomor telepon mereka dan alamat email? Apa departemen asli mereka atau organisasi? Dan kepada siapa mereka melaporkan kepada setiap hari?

Bagian 4: Bagaimana dan Kapan?

Memberikan informasi yang luas tentang bagaimana proyek akan diimplementasikan. Garis bagaimana proyek akan roll oleh mendefinisikan jadual, sumber daya, dan tahap manajemen. Ini adalah gambaran level atas yang akan, sebagai hasil proyek, didukung oleh lebih dokumen perencanaan proyek rinci.

Rencana Proyek Awal

• Tugas: Apa tugas utama (dengan tonggak) akan selesai selama proyek ini?
• Jadual: Menyediakan laporan dari perkiraan waktu yang terlibat untuk proyek tersebut. Anda mungkin sudah menyiapkan Gantt chart level atas atau jadual yang sama, sehingga PID hanya merangkum jadual diantisipasi.
• Sumber Daya Manusia: Berapa hari kegiatan akan diperlukan untuk menyelesaikan proyek? Berapa banyak staf pendukung akan dibutuhkan? Apakah Anda perlu untuk membawa orang lebih ke tim proyek?
• Proyek Pengendalian: Bagaimana kemajuan dipantau dan dikomunikasikan?
• Quality Control: Bagaimana kualitas deliverables dievaluasi dan dipantau?

Poin Kunci

Sebuah Dokumen Proyek Inisiasi adalah panduan untuk proyek, jelas meletakkan pembenaran untuk sebuah proyek, apa tujuannya akan, dan bagaimana proyek akan diatur. Ini membantu memastikan bahwa semua orang tahu apa yang terjadi di sebelah kanan dari awal.

 
Jumlah detail yang disertakan harus cukup bagi pembaca untuk memahami tujuan dasar dari proyek dan untuk menentukan, pada prinsipnya, kelayakan keseluruhan dari tujuan proyek dan rencana. 

Bab Sebelumnya| Daftar Isi | Bab Selanjutnya