4. Lingkup Manajemen

4.1 Persyaratan Analisis Bisnis
Jelas Setuju Apa yang Akan Anda Serahkan

 

Meneliti kebutuhan cukup rinci.

Setiap aktivitas baru, setiap produk baru, setiap proyek baru di tempat kerja dibuat sebagai respon terhadap kebutuhan bisnis. Namun kita sering menemukan diri kita dalam situasi di mana, meskipun menghabiskan waktu yang luar biasa dan sumber daya, ada ketidakcocokan antara apa yang telah dirancang dan apa yang sebenarnya dibutuhkan.

Apakah klien pernah mengeluh bahwa apa yang Anda sampaikan bukan apa yang diperintahkan? Apakah seseorang berubah pikiran sama sekali tentang penyampaian, ketika Anda sudah setengah jalan melalui suatu proyek? Apakah Anda memiliki persyaratan yang bertentangan dari beberapa klien? Dan apakah Anda pernah menerima persyaratan baru hanya setelah Anda pikir Anda akan selesai membuat produk?

Sebuah bisnis fokus dan detail analisis persyaratan dapat membantu Anda menghindari masalah seperti ini. Ini adalah proses menemukan, menganalisis, mendefinisikan, dan mendokumentasikan persyaratan yang terkait dengan tujuan bisnis yang spesifik. Dan itu proses yang jelas dan tepat menentukan ruang lingkup proyek, sehingga Anda dapat menilai skala waktu dan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya.

Ingat: untuk mendapatkan apa yang Anda inginkan, Anda perlu untuk secara akurat menentukan itu - dan bisnis analisis persyaratan baik membantu Anda mencapai tujuan ini. Ini membawa Anda untuk lebih memahami kebutuhan bisnis, dan membantu Anda istirahat mereka ke dalam rinci, persyaratan spesifik yang semua orang setuju pada. Terlebih lagi, itu biasanya jauh lebih cepat dan lebih murah untuk memperbaiki masalah atau kesalahpahaman pada tahap analisis daripada ketika "produk jadi" disampaikan.

Tip:
Banyak organisasi telah memiliki penetapan prosedur dan metodologi untuk melakukan analisis kebutuhan bisnis, yang mungkin telah dioptimalkan secara khusus untuk organisasi atau industri. Jika ada, gunakan mereka! Namun, pastikan Anda juga mempertimbangkan poin di bawah ini.

Cara Menggunakan Alat

Berikut adalah panduan lima-langkah untuk melakukan bisnis Anda sendiri meng-analisa kebutuhan.

Langkah 1: Identifikasi Stakeholder Kunci

Mengidentifikasi orang kunci yang akan mempengaruhi proyek. Mulailah dengan menjelaskan persis siapa sponsor proyek. Ini mungkin merupakan klien internal atau eksternal. Either way, adalah penting bahwa Anda tahu siapa yang memiliki kata akhir tentang apa yang akan dimasukkan dalam ruang lingkup proyek, dan apa yang tidak.

Kemudian, mengidentifikasi siapa yang akan menggunakan solusi, produk, atau layanan. Ini adalah pengguna-akhir Anda. Proyek Anda dimaksudkan untuk memenuhi kebutuhan mereka, sehingga Anda harus mempertimbangkan masukan mereka.

Tip:
Pastikan bahwa daftar lengkap: ingat, pengguna akhir untuk produk atau layanan semua mungkin dalam satu divisi atau departemen, atau mereka mungkin tersebar di berbagai departemen atau level organisasi Anda. Artikel kami di Analisis Stakeholder akan membantu Anda mengidentifikasi para pemangku kepentingan.

Langkah 2: Ambil Persyaratan Pemangku Kepentingan

Mintalah masing-masing stakeholder kunci, atau kelompok stakeholder, untuk kebutuhan mereka dari produk atau jasa baru. Apa yang mereka inginkan dan harapkan dari proyek ini?

Tips 1:
Ingat, setiap orang menganggap proyek dari perspektif individu nya. Anda harus memahami perspektif yang berbeda dan mengumpulkan persyaratan yang berbeda untuk membangun sebuah gambaran yang lengkap tentang apa proyek tersebut harus dicapai.

Tips 2:
Ketika wawancara stakeholder, menjadi jelas tentang apa yang ruang lingkup dasar dari proyek ini, dan menjaga Anda dalam diskusi ini. Jika tidak, pengguna akhir mungkin tergoda untuk menjelaskan segala macam fungsi bahwa proyek Anda tidak pernah dirancang untuk menyediakan. Jika pengguna telah diartikulasikan keinginan-keinginan ini secara rinci, mereka mungkin akan kecewa ketika mereka tidak termasuk dalam spesifikasi akhir.

Anda dapat menggunakan beberapa metode untuk memahami dan menangkap persyaratan ini. Di sini, kami memberikan Anda empat teknik:

• Teknik 1: Menggunakan wawancara dengan stakeholder
  Bicara dengan masing-masing stakeholder atau pengguna akhir individual. Hal ini memungkinkan Anda untuk memahami pandangan spesifik setiap orang dan kebutuhan.
• Teknik 2: Menggunakan wawancara kelompok fokus bersama atau
  Menyelenggarakan lokakarya kelompok. Hal ini membantu Anda memahami bagaimana informasi mengalir antara divisi yang berbeda atau departemen, dan memastikan bahwa tangan-overs akan dikelola lancar.

Tip:
Bila menggunakan dua metode ini, itu ide yang baik untuk terus bertanya "Mengapa?" untuk kebutuhan masing-masing. Hal ini dapat membantu Anda menghilangkan persyaratan yang tidak diinginkan atau tidak perlu, sehingga Anda dapat mengembangkan daftar masalah yang paling kritis.

• Teknik 3: Menggunakan "kasus penggunaan"
  Teknik berbasis skenario memungkinkan Anda berjalan melalui seluruh sistem atau proses, langkah demi langkah, sebagai pengguna. Ini membantu Anda memahami bagaimana sistem atau layanan akan bekerja. Ini adalah teknik yang sangat baik untuk mengumpulkan persyaratan fungsional, tetapi Anda mungkin perlu beberapa "kasus penggunaan" untuk memahami fungsi dari keseluruhan sistem.

Tip:
Anda mungkin ingin menemukan kasus menggunakan yang ada untuk jenis yang sama sistem atau jasa. Anda dapat menggunakan ini sebagai titik awal untuk mengembangkan kasus Anda gunakan sendiri. 

• Teknik 4: Prototip Bangunan

Membangun mock-up atau model dari sistem atau produk untuk memberikan pengguna ide tentang produk akhir akan terlihat seperti apa. Menggunakan ini, pengguna dapat mengatasi masalah kelayakan, dan mereka dapat membantu mengidentifikasi inkonsistensi dan masalah.

Anda dapat menggunakan salah satu atau lebih teknik di atas untuk mengumpulkan semua persyaratan. Sebagai contoh, ketika Anda memiliki daftar lengkap persyaratan setelah wawancara Anda, Anda kemudian dapat membangun sebuah prototipe dari sistem atau produk.

Langkah 3: Kategorisasi Persyaratan

Untuk membuat analisis lebih mudah, pertimbangkan pengelompokan persyaratan ke dalam empat kategori:

• Persyaratan Fungsional - ini menentukan bagaimana produk / jasa / solusi harus berfungsi dari perspektif pengguna akhir. Mereka menjelaskan fitur dan fungsi yang akhir-pengguna akan berinterKegiatan langsung.
• Persyaratan Operasional - ini mendefinisikan operasi yang harus dilakukan di latar belakang untuk menjaga produk atau proses berfungsi selama periode waktu.
• Persyaratan Teknis - Ini menentukan masalah teknis yang harus dipertimbangkan untuk berhasil melaksanakan proses atau membuat produk.
• Persyaratan Transisi - Ini adalah langkah yang diperlukan untuk mengimplementasikan produk baru atau proses lancar.

Langkah 4: Rekam Menginterpretasikan dan Persyaratan

Setelah anda mengumpulkan dan dikategorikan semua persyaratan, menentukan persyaratan dapat dicapai, dan bagaimana sistem atau produk dapat memberikan mereka.

Untuk menafsirkan persyaratan, lakukan hal berikut:

• Menetapkan persyaratan tepatnya - Pastikan bahwa persyaratan:
• Tidak ambigu atau samar.
• Jelas worded.
• Cukup rinci sehingga segala sesuatu yang diketahui. (Proyek over-berjalan dan masalah biasanya datang dari tidak diketahui yang tidak teridentifikasi, atau cukup baik dianalisis.)
• Terkait dengan kebutuhan bisnis.
• Tercantum dalam rincian yang memadai untuk menciptakan sebuah sistem bekerja atau desain produk.
• Prioritaskan persyaratan - persyaratan Meskipun banyak yang penting, beberapa lebih penting dari yang lain, dan anggaran biasanya terbatas. Oleh karena itu, mengidentifikasi persyaratan yang paling penting, dan yang "bagus-untuk-kaya".
• Menganalisis dampak perubahan - melaksanakan Analisis Dampak untuk memastikan bahwa Anda memahami sepenuhnya konsekuensi proyek Anda akan memiliki untuk proses yang ada, produk dan orang.
• Menyelesaikan masalah yang saling bertentangan - Duduklah dengan stakeholder kunci dan menyelesaikan masalah persyaratan yang bertentangan. Anda mungkin menemukan Analisis Skenario membantu dalam melakukan ini, karena akan memungkinkan semua pihak yang terlibat untuk menjelajahi bagaimana proyek yang diusulkan akan bekerja di berbagai kemungkinan "masa depan".
• Menganalisis kelayakan - Tentukan bagaimana diandalkan dan mudah digunakan produk baru atau sistem akan. Suatu analisis rinci dapat membantu mengidentifikasi masalah utama.

Setelah semuanya dianalisis, menyajikan hasil kunci dan laporan rinci dari kebutuhan bisnis. Ini harus menjadi dokumen tertulis.

Edarkan dokumen ini antara stakeholder kunci, pengguna akhir, dan tim pengembangan, dengan tenggat waktu yang realistis untuk umpan balik. Hal ini dapat membantu menyelesaikan segala konflik pemangku kepentingan yang tersisa, dan dapat membentuk bagian dari "kontrak" atau perjanjian antara Anda dan para pemangku kepentingan.

Langkah 5: Sign Off

Akhirnya, pastikan Anda mendapatkan kesepakatan yang ditandatangani para pemangku kepentingan utama, atau perwakilan dari kelompok stakeholder utama, mengatakan bahwa persyaratan seperti disajikan tepat mencerminkan kebutuhan mereka. Komitmen formal akan memainkan bagian penting dalam memastikan bahwa proyek tidak menderita dari " lingkup merayap "kemudian salah.

Kunci Poin

Kunci untuk analisis kebutuhan bisnis yang sukses adalah mengidentifikasi apa sistem baru atau produk yang akan lakukan untuk semua end-users/stakeholders yang tepat - dan untuk memahami apa yang mereka INGIN sistem baru atau produk untuk melakukan.

Anda dapat menggunakan berbagai teknik untuk mengumpulkan persyaratan, tapi pastikan persyaratan tersebut jelas, ringkas, dan terkait dengan bisnis. Proses ini juga membantu Anda mengenali dan mengatasi masalah yang bertentangan persyaratan awal. 

Setelah Anda menyelesaikan analisis Anda, merekam dalam dokumen tertulis. Hal ini menjadi "kontrak" untuk menciptakan produk atau sistem yang alamat semua kebutuhan bisnis Anda atau klien Anda.

Bab Sebelumnya| Daftar Isi | Bab Selanjutnya