Selama pelaksanaan proyek, prosedur untuk pengendalian proyek dan pencatatan menjadi alat yang sangat diperlukan untuk manajer dan peserta lain dalam proses konstruksi.
Alat-alat ini melayani tujuan ganda dari rekaman transaksi keuangan yang terjadi serta memberikan manajer indikasi kemajuan dan masalah yang terkait dengan proyek.
Masalah pengendalian proyek secara tepat diringkas dalam definisi lama proyek sebagai "setiap koleksi samar-samar kegiatan terkait yang sembilan puluh persen selesai, lebih dari anggaran dan akhir."
Tugas dari sistem proyek pengendalian adalah untuk memberikan yang adil indikasi keberadaan dan luasnya masalah tersebut.
Dalam bab ini, kita mempertimbangkan masalah yang terkait dengan pemanfaatan sumber daya, akuntansi, pemantauan dan kontrol selama proyek. Dalam diskusi ini, kami menekankan proyek manajemen menggunakan informasi akuntansi. Interpretasi rekening proyek umumnya tidak langsung sampai proyek selesai, dan kemudian terlambat untuk mempengaruhi manajemen proyek. Bahkan setelah penyelesaian proyek, hasil akuntansi dapat membingungkan. Oleh karena itu, manajer perlu tahu bagaimana menginterpretasikan informasi akuntansi untuk tujuan manajemen proyek.
Dalam proses mempertimbangkan masalah manajemen, bagaimanapun, kita akan membahas beberapa dari sistem akuntansi umum dan konvensi, meskipun tujuan kita bukanlah untuk memberikan survei komprehensif prosedur akuntansi.
Tujuan pengendalian proyek terbatas pada penekanan yag layak. Prosedur pengendalian proyek terutama ditujukan untuk mengidentifikasi penyimpangan dari rencana proyek dan bukan untuk menunjukkan daerah yang mungkin untuk penghematan biaya.
Karakteristik ini mencerminkan stadium lanjut di mana pengendalian proyek menjadi penting. Waktu di mana penghematan biaya besar dapat dicapai adalah selama perencanaan dan desain untuk proyek tersebut. Selama aktual konstruksi, perubahan cenderung untuk menunda proyek dan mengakibatkan kenaikan biaya banyak sekali. Akibatnya, fokus pengendalian proyek adalah pada pemenuhan rencana desain asli atau yang menunjukkan penyimpangan dari rencana ini, bukan pada mencari perbaikan yang signifikan dan penghematan biaya. Hanya ketika sebuah operasi penyelamatan diperlukan bahwa perubahan besar biasanya akan terjadi dalam rencana pembangunan.
Akhirnya, isu yang terkait dengan integrasi informasi akan memerlukan beberapa diskusi.
Kegiatan pengelolaan proyek dan masalah fungsional yang erat, namun teknik yang digunakan dalam banyak kasus tidak memfasilitasi pertimbangan komprehensif atau terpadu dari kegiatan proyek. Misalnya, jadwal informasi dan akun biaya biasanya disimpan secara terpisah. Akibatnya, manajer proyek sendiri harus mensintesis pandangan yang komprehensif dari laporan yang berbeda pada proyek ditambah pengamatan lapangan mereka sendiri.
Secara khusus, manajer sering dipaksa untuk menyimpulkan dampak biaya dari perubahan jadwal, bukannya diberikan dengan alat bantu untuk proses ini. Komunikasi atau integrasi berbagai jenis informasi dapat melayani beberapa tujuan yang berguna, meskipun tidak memerlukan perhatian khusus dalam pembentukan prosedur pengendalian proyek.
