Ketika
datang ke manajemen proyek, ada banyak tantangan untuk menjaga setiap
proyek di trek dan sesuai anggaran. Ada beberapa faktor yang harus
dipertimbangkan, serta unsur-unsur internal dan eksternal yang dapat
menyebabkan sebuah proyek untuk menggagalkan. Namun, dengan mengambil beberapa
tindakan pencegahan dan memiliki rencana yang sangat baik di tempat, Anda dapat
memimpin proyek Anda untuk sukses. Berikut adalah 10 tips dan trik manajemen
proyek untuk membantu memastikan proyek Anda akan bergerak dengan lancar:
Sebelum Anda pernah memulai proyek, pastikan bahwa hal itu didasarkan pada dasar yang kuat dan bahwa Anda memiliki buy-in dari semua stakeholder kunci. Memahami kepentingan dan harapan mereka dan menyadari bagaimana mereka akan menentukan apakah atau tidak proyek ini berhasil. Anda juga perlu memastikan bahwa lingkup proyek jelas diidentifikasi, termasuk peran dan tanggung jawab dari berbagai anggota tim proyek.
Mengembangkan rencana proyek dan memverifikasi bahwa tujuan
dari elemen kunci jelas dan selaras erat. Anda juga harus menetapkan kriteria
keberhasilan terukur dan dapat dilacak, termasuk menyelesaikan tugas sesuai
jadwal, mencapai target anggaran, membenarkan fungsi produk memuaskan kepada
pelanggan, dan memastikan pemerintah dan / atau peraturan industri terpenuhi.
Mengurus semua rincian untuk meletakkan dasar bagi keberhasilan proyek Anda.
Tip 2: Identifikasi Proyek dan Tim Persyaratan
Setelah
Anda memiliki rencana yang kuat di tempat, Anda dapat mulai
mengimplementasikannya dengan merakit tim proyek yang efektif. Seperti
tercantum dalam sebuah artikel yang dirilis oleh ITToolkit.com, "Tim
proyek adalah unit kerja masing-masing bagian, berbagi tujuan bersama, dicapai
melalui penerapan terstruktur keterampilan gabungan." Artikel tersebut
juga menyatakan bahwa, "Langkah pertama untuk tim kesuksesan dimulai
dengan organisasi awal. untuk merakit dan mengatur sumber daya yang tersedia
yang mampu bekerja sama secara keseluruhan melalui integrasi individu keterampilan,
bakat dan kepribadian "Sebagai manajer proyek, Anda
harus menyelaraskan keterampilan, bakat dan kepribadian dengan kebutuhan proyek
yang tepat. Pastikan bahwa setiap individu yang bekerja pada proyek ini adalah
jelas tentang tugas mereka dan apa yang mereka menyediakan setelah selesai.
Tip 3: Jadilah Pemimpin Proyek
Peran
utama dalam manajemen proyek adalah pemimpin proyek. Dalam posisi ini, Anda
akan perlu untuk menumbuhkan dinamika tim yang baik dan positif dan bertindak
sebagai pelatih dan / atau mentor untuk semua anggota tim. Anda juga akan
menjadi pemimpin ketika datang untuk mendapatkan masukan dari tim proyek dan
stakeholder utama, serta mendapatkan mereka buy-in. Sebagai pemimpin proyek,
Anda pada dasarnya kapten kapal. Itu berarti Anda akan perlu untuk memastikan
perairan kasar yang mungkin depan. Selain itu, Anda akan perlu untuk
menginspirasi tim Anda untuk mengikuti Anda melalui masa penuh gejolak, serta
waktu tenang. Jika Anda tidak memiliki keterampilan kepemimpinan yang efektif,
Anda mungkin tidak dapat menang atas tantangan yang dihadapi proyek Anda.
Mengambil helm dan memimpin tim Anda untuk sukses.
Tip 4: Tentukan Milestones Proyek Kritis
Mengidentifikasi
momen sepanjang proyek. Anda dapat memberikan siklus hidup proyek dengan
memasukkan empat fase utama: inisiasi, perencanaan, pelaksanaan dan penutupan.
Lakukan evaluasi nyata pada akhir setiap tahap. Pastikan untuk memeriksa setiap
deliverable. Dari bagian dari produk ke dokumen teknis dengan rencana proyek,
Anda akan memerlukan semua elemen yang terlibat untuk memastikan produk
memenuhi spesifikasi proyek. Produk harus selaras dengan kualitas pelanggan
Anda harapkan. Ini tonggak tidak hanya akan membantu Anda untuk menghilangkan
risiko proyek dan memonitor perubahan proyek, tetapi juga akan mengingatkan
Anda untuk setiap permasalahan yang berlanjut dan memastikan bahwa setiap
bagian selesai dengan benar.
Tip 5: Menjaga Komunikasi Garis Terbuka
Salah
satu langkah yang paling penting dalam manajemen proyek
proses adalah untuk memastikan bahwa jalur komunikasi terbuka. Sebagai manajer
proyek, Anda akan perlu untuk menjadi operator sistem komunikasi ini. Jauhkan
rencana komunikasi dan mematuhinya. Sepanjang seluruh proyek, komunikasi harus
konsisten, terbuka, jujur dan jelas. Pastikan Anda tetap berhubungan dengan
semua pemangku kepentingan kunci dan anggota tim selama proses proyek. Pastikan
bahwa setiap orang memiliki informasi yang diperlukan untuk membuat keputusan
dan melanjutkan dengan proyek. Anda juga dapat membuat semua orang pada halaman
yang sama dengan menciptakan laporan status berdasarkan informasi proyek dan
update.
Tip 6: Mencapai Dokumentasi penting yang diperlukan
Dari
inisiasi proyek ke tonggak di sepanjang jalan, Anda harus memiliki dokumentasi
yang ditandatangani oleh para pemangku kepentingan. Sebuah artikel baru-baru
ini ConnectITNews.com, dianjurkan untuk "Pastikan semua dokumentasi
sejalan dengan metodologi manajemen proyek pilihan Anda untuk memastikan tim
proyek Anda ditutupi dalam hal penyerahan, dan harapan." Bahkan dengan
proses manajemen proyek di tempat , tidak sering bahwa proyek selesai tepat
waktu dan sesuai anggaran, sehingga Anda akan perlu memiliki dokumentasi yang
sesuai siap untuk pemangku kepentingan dan rencana untuk setiap kejadian tak
terduga. Namun, Anda tidak ingin memperumit proses manajemen proyek dengan
terlalu banyak dokumentasi yang tidak menambah nilai proyek.
Tip 7: Mengelola Risiko Proyek
Ada
dapat risiko setiap saat selama proyek. Pengalaman manajemen proyek Anda dengan
proyek serupa dapat membantu membimbing Anda sehingga Anda mungkin dapat
meramalkan resiko ketika sudah dekat dan ketika tindakan korektif harus
diambil. Dengan memiliki komunikasi yang terbuka, Anda harus dapat memahami apa,
jika ada, risiko mendekati dan mengelola mereka sebelum mereka keluar dari
tangan. Anda akan perlu untuk mengidentifikasi dan mengendalikan risiko proyek
sebelum mereka mengendalikan Anda. Karena risiko hanya masalah potensial, Anda
ingin mengurusnya sebelum menjadi masalah yang sebenarnya. Sebagai salah satu
praktik terbaik yang paling penting dalam proses manajemen proyek, manajemen
risiko sangat penting untuk keberhasilan proyek.
Tip 8: Hindari Lingkup Creep
Mengelola scope creep
dalam manajemen proyek adalah elemen penting lain untuk keberhasilan proyek.
Meskipun beberapa perubahan tidak bisa dihindari dalam setiap situasi proyek,
Anda akan ingin menyimpan proyek Anda dari merayap ke dalam kekacauan. Secara
umum, scope creep terjadi ketika unsur-unsur baru yang ditambahkan ke proyek
yang sudah disetujui, tetapi tidak ada pertimbangan diberikan untuk
meningkatkan anggaran, menambahkan lebih banyak waktu dengan jadwal dan / atau
menambahkan lebih banyak sumber daya untuk mengimbangi proyek direvisi. Jika
lingkup proyek tidak perlu ditinjau kembali, Anda dapat berpartisipasi dalam
proses rescoping. Pastikan untuk memiliki dokumentasi yang tepat dan memiliki
semua stakeholder menandatangani perubahan ini sebelum melanjutkan.
Tip 9: Uji Deliverables
Kiriman
harus diuji pada setiap tonggak penting dan produk akhir harus memenuhi
persyaratan proyek. Sebelum pindah ke tahap berikutnya dari proyek ini, Anda
perlu memastikan bahwa produk tersebut akan datang bersama seperti yang
direncanakan. Sebuah artikel ITToolkit.com menyatakan bahwa, "Sebagai
proyek berkembang, berbagai jenis kiriman diproduksi untuk mendukung kelanjutan
proyek, untuk mengukur kemajuan, dan untuk memvalidasi rencana dan asumsi ...
Hasil yang diharapkan dan harus disampaikan pada setiap tahap siklus proyek .
"Pada akhir proyek, penyampaian harus memenuhi atau melebihi harapan
pelanggan untuk dianggap sukses. Tahap akhir dari proyek ini adalah penutupan.
Pertunjukan terakhir ini adalah tanda keberhasilan untuk Anda sebagai manajer
proyek, serta seluruh tim dan para stakeholder. Setelah proyek selesai dan
pelanggan senang, misi Anda selesai.
Tip 10: Evaluasi Proyek
Pelajaran
apa yang telah Anda pelajari di sepanjang proses manajemen proyek Anda? Setiap
proyek dapat menjadi alat pembelajaran yang berharga. Anda akan ingin untuk
meninjau proyek secara keseluruhan, serta menganalisis berbagai komponen
proyek. Apa kemenangan proyek? Dimana ada kekecewaan proyek? Membuat kesimpulan
informasi tentang kualitas proyek dan kinerja produk. Bandingkan direncanakan
return on investment (ROI) untuk ROI yang sebenarnya sebagai salah satu cara
untuk memahami tingkat keberhasilan Anda. Anda dapat menggunakan pelajaran dari
setiap proyek untuk meminimalkan kegagalan masa depan dan memaksimalkan
kesuksesan di masa depan.
Bagaimana Cara Memiliki Manajemen Karir Proyek Sukses?
Mendapatkan
pengetahuan penting untuk memimpin proyek sukses dengan Villanova University secara online programsertifikat Manajemen Proyek .
Peringkat # 1 universitas oleh US News & World Report dalam kategori Master
/ wilayah Utara selama 20 tahun, Villanova University memberdayakan profesional dengan keterampilan dan
pengetahuan esensial yang mendalam melalui nyaman, video berbasis e-learning.
Apakah Anda ingin menjadi seorang ahli manajemen proyek atau ingin
mempersiapkan untuk industri-sertifikasi yang diakui, 100% Villanova University
secara online sertifikat manajemen proyek program yang ideal untuk Anda.
Cari
tahu bagaimana Anda bisa mendapatkan keterampilan manajemen proyek kritis dan
pengetahuan online dari blok ini
