Mengelola Lingkup Creep dalam Manajemen Proyek

Manajer proyek telah diganggu oleh creep lingkup sejak awal manajemen proyek . Mengelola scope creep dalam manajemen proyek adalah pekerjaan yang menantang yang perlu didefinisikan secara jelas, didokumentasikan dan dikendalikan spesifikasi.

Scope creep - juga dikenal sebagai fitur creep, fokus merayap, merayap fungsi dan sindrom dapur sink - dapat menyelinap, morph dan menghancurkan proyek.

Lingkup proyek Ditetapkan

Apa "lingkup proyek" mean? Sederhananya, itu adalah parameter proyek. Ruang lingkup proyek harus diidentifikasi dalam penjelasan rinci mengidentifikasi dan menjelaskan semua point utama dan batas-batas proyek.

Ini perlu menyertakan informasi yang cukup untuk tim proyek untuk menghasilkan produk yang diinginkan tepat waktu dan sesuai anggaran. Secara umum, ruang lingkup proyek ditentukan di awal proses manajemen proyek , didokumentasikan dan disepakati oleh semua stakeholder proyek.

Bagaimana Lingkup Creep Terjadi?

Bahkan ketika ada ruang lingkup proyek yang jelas, Anda masih harus berhati-hati scope creep. Fenomena ini umumnya cenderung terjadi ketika fitur baru ditambahkan ke desain produk yang telah disetujui, tanpa memberikan peningkatan setara dalam anggaran, waktu dan / atau sumber daya. Proyek Pintar, yang berbasis di Inggris, menemukan penyebab utama scope creep adalah:

• Miskin Analisis Persyaratan: Pelanggan tidak selalu tahu apa yang mereka inginkan dan hanya dapat memberikan gagasan yang kabur. The "Aku akan tahu saat saya melihatnya" sindrom.
• Tidak Melibatkan Pengguna Awal Cukup: Berpikir Anda tahu apa yang pengguna inginkan atau butuhkan adalah kesalahan serius. Hal ini penting untuk melibatkan mereka dalam kedua analisis persyaratan dan tahap desain.
• Meremehkan Kompleksitas Proyek: Banyak proyek mengalami masalah karena mereka baru di industri dan belum pernah dilakukan sebelumnya. Tak seorang pun tahu apa yang diharapkan, tidak ada pelajaran dan tidak ada yang bertanya.
• Kurangnya Perubahan Kontrol: Anda dapat mengharapkan ada menjadi tingkat scope creep di sebagian besar proyek, oleh karena itu penting untuk merancang proses untuk mengelola perubahan ini. Sebuah proses sederhana dokumen, mempertimbangkan, menyetujui dan sumber daya dapat diimplementasikan.
• Gold Plating: Istilah ini diberikan kepada praktek melebihi lingkup proyek dengan keyakinan bahwa nilai yang ditambahkan. Perubahan ini pasti memakan waktu dan anggaran dan tidak dijamin untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.

 

Alasan lainnya untuk Lingkup Creep

Bukan rahasia bahwa mengelola scope creep dalam manajemen proyek dapat menjadi tantangan yang menakutkan. Karena ruang lingkup proyek sering berubah-ubah, cenderung untuk berubah sebagai kemajuan proyek. Namun, dengan mudah dapat menjadi bencana jika itu diizinkan untuk keluar dari kontrol. Sebagai contoh, Wikipedia daftar penyebab berikut lingkup merayap:

• Pelanggan jujur ​​dengan "nilai untuk bebas" ditentukan kebijakan
• Komunikasi yang buruk antara pihak-pihak
• Kurangnya identifikasi awal yang tepat dari apa yang diperlukan untuk membawa tentang tujuan proyek
• Pengendalian perubahan Miskin
• Weakproject manageror sponsor eksekutif
• Pengembangan perangkat lunak Agile berdasarkan quantifications subjektif

 

Statistik Proyek Mengejutkan

Meskipun ruang lingkup creep bukan satu-satunya musuh proyek dapat memiliki, itu cenderung memiliki jangkauan terjauh. Tanpa didefinisikan dengan benar proyek dan / atau memungkinkan banyak perubahan sepanjang jalan, proyek dapat dengan mudah pergi ke anggaran, melewatkan tenggat waktu dan mendatangkan malapetaka pada keberhasilan proyek. Tidak mengherankan, kurang dari sepertiga dari proyek selesai tepat waktu dan sesuai anggaran. The Standish Group CHAOS Ringkasan 2009 menemukan bahwa:

• 32% dari semua proyek yang berhasil, berarti disampaikan tepat waktu, sesuai anggaran, dengan fitur dan fungsi yang dibutuhkan
• 44% ditantang, proyek-proyek ini terlambat, melebihi anggaran, dan / atau dengan kurang dari fitur yang diperlukan dan fungsi
• 24% gagal yang dilambangkan dengan proyek-proyek yang dibatalkan sebelum selesai atau disampaikan dan tidak pernah digunakan

"Angka-angka ini mewakili downtick di tingkat keberhasilan dari penelitian sebelumnya, serta peningkatan yang signifikan dalam jumlah kegagalan," kata Jim Crear, Standish Group CIO. "Mereka adalah titik terendah dalam lima periode penelitian terakhir. Hasil tahun ini merupakan tingkat kegagalan tertinggi dalam lebih dari satu dekade." 

Cara Kontrol Lingkup Creep

Mengelola scope creep dalam manajemen proyek dapat dicapai. Sebuah artikel baru pada Tek Republik, sebuah situs CBS Interactive, memberikan panduan berikut untuk mengatur diri untuk berhasil mengontrol ruang lingkup proyek Anda:

1. Pastikan Anda benar-benar memahami visi proyek. Bertemu dengan driver proyek dan memberikan gambaran proyek secara keseluruhan untuk ulasan dan komentar mereka.
2. Memahami prioritas Anda dan prioritas driver proyek. Membuat daftar dengan nomor yang dapat Anda lihat sepanjang durasi proyek. Produk harus mencakup anggaran, tenggat waktu, pengiriman fitur, kepuasan pelanggan dan kepuasan karyawan. Anda akan menggunakan daftar ini untuk membenarkan keputusan penjadwalan Anda setelah proyek telah dimulai.
3. Tentukan kiriman Anda dan telah mereka disetujui oleh driver proyek. Kiriman harus deskripsi umum fungsionalitas akan diuraikan selama proyek.
4. Break kiriman disetujui menjadi persyaratan kerja yang sebenarnya. Persyaratan harus sedetail diperlukan dan dapat diselesaikan dengan menggunakan spreadsheet sederhana. Semakin besar proyek Anda, lebih detail Anda harus menyertakan. Jika proyek Anda mencakup lebih dari satu atau dua bulan, jangan lupa untuk memasukkan waktu untuk upgrade software selama pengembangan dan selalu menyediakan waktu untuk dokumentasi yang cukup.
5. Memecah proyek ke dalam tonggak besar dan kecil dan menyelesaikan jadwal proyek dermawan untuk disetujui oleh driver proyek. Tonggak kecil seharusnya tidak span lebih dari satu bulan. Apapun metode Anda untuk menentukan durasi tugas, meninggalkan ruang untuk kesalahan. Ketika bekerja dengan staf yang tidak diketahui, saya biasanya menjadwalkan 140% sampai 160% dari durasi yang diharapkan akan diserahkan. Jika jadwal ketat, mengevaluasi kembali kiriman Anda. Datang di bawah anggaran dan lebih cepat dari jadwal menyisakan ruang untuk perangkat tambahan.
6. Setelah jadwal yang telah dibuat, menetapkan sumber daya dan menentukan jalur kritis menggunakan evaluasi proyek dan review teknik (PERT) diagram atau struktur rincian kerja. Jalur kritis Anda akan berubah selama proyek Anda, jadi penting untuk mengevaluasi sebelum pembangunan dimulai. Ikuti peta ini untuk menentukan kiriman harus diselesaikan tepat waktu. Dalam proyek-proyek yang sangat besar, cobalah untuk tidak mendefinisikan spesifik fase terlalu dini, tapi bahkan rencana umum akan memberikan tulang punggung Anda butuhkan untuk pengiriman sukses.
7. Mengharapkan bahwa akan ada scope creep. Melaksanakan mengubah formulir pemesanan awal dan mendidik driver proyek pada proses Anda. Suatu bentuk perubahan order akan memungkinkan Anda untuk melakukan analisis biaya-manfaat sebelum perubahan penjadwalan diminta oleh driver proyek.

Jika Anda dapat melakukan semua langkah ini segera, Anda akan lebih baik diposisikan untuk keberhasilan proyek. Namun, langkah-langkah Anda dapat menerapkan akan membawa Anda lebih dekat untuk menghindari dan mengendalikan scope creep. Dengan cara itu, Anda berada dalam posisi yang lebih baik untuk mengontrol proyek Anda, bukan proyek Anda mengendalikan Anda.