2.9 Masalah Proyek Manajemen

Mengidentifikasi dan Menyelesaikan Masalah

Memiliki rencana di tempat untuk menyelesaikan masalah.

Dalam siklus hidup proyek, akan ada hampir selalu menjadi masalah tak terduga dan pertanyaan yang muncul. Ketika masalah ini muncul, Anda harus siap untuk berurusan dengan mereka - atau mereka berpotensi dapat mempengaruhi hasil proyek.

Karena masalah yang paling, secara alami mereka, tak
terduga, bagaimana Anda memastikan Anda akan dapat berurusan dengan mereka dengan cepat dan efektif? Idealnya, Anda membutuhkan proses penyelesaian masalah di tempat sebelum Anda memulai proyek Anda - untuk memastikan bahwa Anda tetap pada jadual, dan memenuhi tujuan Anda.

Manajemen masalah adalah proses mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah. Masalah dengan staf atau pemasok, kegagalan teknis, kekurangan bahan - ini semua mungkin memiliki dampak negatif pada proyek Anda. Jika masalah berjalan belum terselesaikan, Anda berisiko menciptakan konflik yang tidak perlu, penundaan, atau bahkan kegagalan untuk menghasilkan penyampaian Anda.

Isu vs Risiko

Isu dan risiko bukanlah hal yang sama. Namun, sifat yang tepat dari keduanya adalah sebagian besar tidak diketahui sebelum Anda mulai. Dengan risiko, Anda biasanya memiliki gambaran umum di muka bahwa ada penyebab untuk kekhawatiran. Masalah cenderung kurang dapat diprediksi, tetapi dapat timbul tanpa peringatan. Misalnya, tidak mampu menemukan staf yang berkualitas adalah risiko pada identifikasi. Namun akan menjadi masalah, ketika salah satu staf Anda dalam kecelakaan mobil, dan masuk rumah sakit selama tiga minggu, !

Sangat penting untuk mengidentifikasi risiko sebelum proyek dimulai. Sebuah Bagan Probabilitas Risiko / Dampak menyediakan kerangka kerja yang bermanfaat untuk membantu Anda memprioritaskan risiko Anda. Anda kemudian dapat mengembangkan sebuah rencana untuk mengelola risiko tersebut solusi swcara pro-aktif bahwa Anda sudah memikirkan dan sudah diatur sebelumnya. Namun, ketika datang ke masalah, Anda harus berurusan dengan mereka saat mereka terjadi. Manajemen masalah, adalah proses yang direncanakan untuk berurusan dengan masalah tak terduga - apa pun masalah yang mungkin - jika dan ketika seseorang muncul.

Tip:
Bila Anda tidak mengidentifikasi dan mengurangi risiko pada awal proyek, mereka sering bisa menjadi masalah di kemudian hari. Pastikan Anda memahami risiko Anda lebih awal. Belajar dari proyek-proyek sebelumnya, dan manfaat dari pengalaman masa lalu tim. Dengan cara ini, Anda akan memiliki masalah lebih sedikit untuk mengelola saat Anda bergerak maju.

Log Masalah 

Isu - atau dikenal sebagai masalah, kesenjangan, inkonsistensi, atau konflik - harus dicatat ketika mereka terjadi. Bila Anda membuat log masalah, Anda memberikan alat untuk pelaporan dan mengkomunikasikan apa yang terjadi dengan proyek. Hal ini memastikan bahwa isu-isu memang diangkat, dan kemudian diselidiki dan diselesaikan dengan cepat dan efektif. Tanpa proses yang ditetapkan, Anda berisiko mengabaikan masalah, atau tidak mengambil mereka cukup serius - sampai terlalu terlambat untuk menangani mereka berhasil.

Log isu memungkinkan Anda untuk melakukan hal berikut:

• Memiliki metode yang aman dan dapat diandalkan bagi tim untuk mengangkat isu-isu.
• Melacak dan menetapkan tanggung jawab untuk orang-orang tertentu untuk setiap masalah.
• Menganalisis dan memprioritaskan isu-isu lebih mudah.
• Rekam mengeluarkan resolusi untuk referensi masa depan dan belajar proyek.
• Memantau kesehatan dan status proyek secara keseluruhan.

Anda dapat membuat log masalah dengan tangan, membangun spreadsheet Anda sendiri atau database, atau membeli perangkat lunak manajemen masalah dari berbagai vendor. Atau, Anda dapat menggunakan gratis kami Isu Manajemen Log .

Namun, jangan diingat bahwa keberhasilan proses manajemen masalah Anda tidak selalu bergantung pada mekanisme pelacakan yang Anda gunakan, melainkan pada jenis informasi yang Anda lacak.

Anda dapat memasukkan informasi berikut dalam log isu-isu:

• Jenis Masalah - Tentukan kategori isu bahwa Anda mungkin ditemui. Hal ini membantu Anda melacak masalah dan menugaskan orang yang tepat untuk mengatasinya. Anda bisa memiliki deskripsi yang luas seperti ini:
• Teknis - Berkaitan dengan masalah teknologi dalam proyek.
• Proses bisnis - Berkaitan dengan desain proyek.
• Manajemen perubahan - Berkaitan dengan bisnis, pelanggan, atau perubahan lingkungan.
• Sumber Daya - Berkaitan dengan peralatan, bahan, atau masalah orang.
• Pihak ketiga - Berkaitan dengan masalah dengan vendor, pemasok, atau pihak lain di luar.
• Identifier - Rekam yang menemukan masalah ini.
• Timing - Menunjukkan ketika masalah itu diidentifikasi.
• Keterangan - Memberikan rincian tentang apa yang terjadi, dan dampak potensial. Jika masalah tetap belum terselesaikan, mengidentifikasi bagian mana dari proyek akan terpengaruh.
• Prioritas - Menetapkan prioritas untuk penilaian masalah ini. Berikut contoh:
• Prioritas atas - Sebuah isu kritis yang akan memiliki dampak yang atas pada keberhasilan proyek, dan memiliki potensi untuk menghentikan proyek sepenuhnya.
• Prioritas menengah - Sebuah isu yang akan memiliki dampak yang nyata, tetapi tidak akan menghentikan proyek dari melanjutkan.
• Prioritas rendah - Sebuah isu yang tidak mempengaruhi kegiatan pada jalur kritis, dan mungkin tidak akan berdampak banyak jika diselesaikan di beberapa titik.
• Tugas / pemilik - Tentukan siapa yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan masalah ini. Orang ini mungkin atau mungkin tidak benar-benar menerapkan solusi. Namun, ia bertanggung jawab untuk melacak itu, dan memastikan bahwa itu ditangani sesuai dengan prioritas.
• Sasaran resolusi tanggal - Tentukan batas waktu untuk menyelesaikan masalah ini.

Tip:
Jika tanggal perubahan resolusi, menjaga kedua tanggal lama dan tanggal baru terlihat. Hal ini membantu Anda melihat masalah yang telah di log untuk waktu yang lama. Kemudian Anda dapat memberi mereka perhatian ekstra, atau mengambil mereka dari daftar jika mereka tidak lagi penting.

• Status - Melacak kemajuan resolusi dengan label yang jelas mengidentifikasi status keseluruhan masalah itu. Berikut contoh:
• Buka - Masalah telah diidentifikasi, tapi tidak ada tindakan belum diambil.
• Investigasi - Masalah dan solusi yang mungkin, sedang diselidiki.
• Pelaksana - Resolusi masalah adalah dalam proses.
• Meningkat - Isu ini telah diangkat ke manajemen atau proyek sponsor / panitia, dan arah atau persetujuan dari solusi adalah tertunda.
• Diselesaikan - Resolusi telah dilaksanakan, dan masalah ini ditutup.

Tip:
Gunakan 'lampu lalu lintas' ketika melaporkan masalah. Hal ini memberikan indikasi yang mudah-untuk-melihat apakah masalah berada di bawah kontrol. Lampu lalu lintas dapat digunakan sebagai berikut:

• Merah - tidak dapat melanjutkan sebelum masalah terselesaikan.
• Kuning - Resolusi dalam proses, dan Anda akan dapat melanjutkan segera.
• Hijau - Resolusi diimplementasikan, dan masalah tidak ada lagi.

• Aksi / description resolusi - Jelaskan status dari masalah ini, dan apa yang telah dilakukan untuk menemukan dan menerapkan resolusi. Mencantumkan tanggal setiap tindakan. Berikut contoh:
• 5 Januari-Ditugaskan masalah pada Samantha.
• 7 Januari - Pengujian mulai untuk mengidentifikasi asal-usul masalah.
• 8 Januari - Solusi yang disarankan, dan dikirim ke panitia pengarah untuk persetujuan.
• 10 Januari - Persetujuan diterima. Ditugaskan implementasi untuk Gregory.
• 14 Januari - Solusi sukses. Masalah diselesaikan.
• Resolusi akhir - Sertakan deskripsi singkat tentang apa yang telah dilakukan untuk mengatasi masalah ini.

Masalah Manajemen Kerangka

Tambahan masalah Anda log dengan kerangka, atau proses, untuk menangani isu-isu tersebut. Kerangka ini membantu tim proyek memahami apa yang harus dilakukan dengan isu-isu begitu mereka telah diidentifikasi dan dicatat. Mengembangkan kerangka jawaban pertanyaan seperti ini:

• Bagaimana Anda akan menetapkan tanggung jawab untuk mengatasi masalah ini? Misalnya, apakah ada satu orang yang menangani semua masalah teknis? Siapa yang akan menangani masalah vendor?
• Bagaimana Anda tahu kapan harus meningkatkan masalah ke manajemen atau komite pengarah? Anda mungkin ingin membuat sebuah matriks dampak bisnis potensial dibandingkan kompleksitas masalah untuk membantu Anda memutuskan masalah yang harus diambil untuk level manajemen yang lebih atas.
• Kriteria mana yang akan menentukan status prioritas masalah itu?
• Siapa yang akan menetapkan tanggal resolusi sasaran?
• Bagaimana masalah dikomunikasikan dalam tim? Apakah Anda akan menggunakan pertemuan rutin, cek log, email update status, dan sebagainya?
• Bagaimana Anda akan mengidentifikasi beberapa isu yang berbeda jika terjadi selama satu proyek? Hal ini berguna untuk nomor mereka sehingga Anda dapat mengidentifikasi masalah dengan mudah bila mereka dalam pertemuan membahas kemajuan.
• Jika perintah perubahan yang diperlukan, bagaimana mereka ditangani?
• Ketika resolusi mempengaruhi anggaran atau jadual, apa yang akan proses update akan, dan siapa yang akan bertanggung jawab?

Salah satu tantangan utama manajemen masalah adalah untuk menyelesaikan masalah dengan cepat dan kemudian pindah, dengan dampak sesedikit mungkin ke proyek . Kerangka kerja ini menyediakan struktur untuk membuat keputusan ketika masalah muncul. Ingatlah untuk mempertimbangkan kebutuhan tim Anda sebagai Anda mengembangkan kerangka.

Ini juga penting untuk memastikan Anda mencakup semua masalah di Anda Pasca-Implementasi Tinjauan . Ini adalah di mana Anda menangkap pelajaran untuk proyek-proyek masa depan. Semakin Anda belajar tentang masalah Anda, yang lebih siap Anda akan untuk proyek berikutnya. 

Beberapa masalah mungkin terjadi lagi, sehingga dengan merekam apa yang Anda pelajari dari proyek-proyek sebelumnya, maka akan mudah bagi tim proyek berikutnya untuk mengidentifikasi masalah, dan menyelesaikannya dengan sukses. Isu-isu lain yang mungkin menjadi bagian dari pola risiko yang Anda dapat secara proaktif mengidentifikasi dan mengelola dengan penilaian risiko dini.

Poin Kunci 

Sebuah proses manajemen isu memberi Anda cara yang kuat untuk mengidentifikasi dan mendokumentasikan isu-isu dan masalah yang terjadi selama proyek. Proses ini juga membuat lebih mudah untuk mengevaluasi masalah ini, menilai dampaknya, dan memutuskan rencana untuk resolusi. Log isu membantu Anda menangkap rincian setiap masalah, sehingga tim proyek dapat dengan cepat melihat status, dan siapa yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan itu. Bila Anda menambahkan kerangka isu-isu manajemen, Anda memiliki rencana komprehensif untuk menangani isu-isu dengan cepat dan efektif. Ini pendekatan yang terorganisasi untuk masalah mengelola memberikan wawasan berharga yang dapat digunakan untuk memperbaiki dan meningkatkan hasil proyek masa depan.

Bab Sebelumnya| Daftar Isi | Bab Selanjutnya